Özel Arşiv Nedir

 Özel Arşiv Nedir
Özel Arşiv

Özel Arşiv Nedir

  • Özel Arşiv Nedir Sorusuna: Arşiv belgesi muhtevasında olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerden meydana gelen arşivdir. Aile, şahıs, banka vb. arşivler özel arşivlerdir.

Arşiv Nedir

  • Kurumların gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerlerdir.
  •  

Özel Arşiv Türleri:

  • Basın Yayın Kuruluşu Arşivleri
  • Sivil Toplum Örgütleri Arşivleri
  • Kent Arşivler
  • Siyasi Parti Arşivleri
  • Noterlik Arşivleri
  • Kisi/Aile Arşivler

Basın Yayın Kuruluşu Arşivleri:

  • Ülkemizde basın-yayın faaliyetleri ile uğraşan kuruluşlar, haber ajansları, gazeteler, dergiler, televizyonlar ve radyolardır. Bu kuruluşlar yaptıkları haberler ile ilgili basılı ve görsel-işitsel materyalden oluşan arşivlere de sahiptir.

Sivil Toplum Örgütleri Arşivleri:

  • Sivil Toplum Örgütleri; “toplumdaki çeşitli sorunları bağımsız olarak ele alıp kamuoyunu bilgilendirme ve aydınlatma görevi yapan, öneriler sunan her türlü birlik olarak tanımlanmaktadır. Bu kuruluşlar; sendika, baro, oda, dernek-cemiyet gibi is (meslek) örgütleri ve vakıflardan meydana gelmektedir ve bu kuruluşların tümünün kendine ait kanunları vardır.

      Kent Arşivleri:

  • Kent arşivleri genellikle belediyeler veya diğer yerel yönetim birimleri tarafından oluşturulan arşivler olarak tanımlanmaktadır.

Siyasi Parti Arşivleri:

  • Siyasi partilerin faaliyetleri neticesinde ortaya çıkan belgeler ülkelerin büyük bir çoğunluğunda kamu belgesi olarak kabul edilmektedir.

 

Noterlik Arşivleri:

  • Noterlik Kanununun 1. maddesine göre hukuki güvenliği sağlamak ve anlaşmazlıkları önlemek için işlemleri belgelendirmek ve bu bağlamda kanunlarla verilen başka görevleri yerine getirmekle yükümlü kılınan noterler, özellikle hukuki değere sahip olan arşiv kaynağı açısından önemli bir özel arşiv türüdür.

Kisi/Aile Arşivler:

  • Özel arşivler konusunda arşivcilerin ilgilendikleri ilk belge grubu, kişi arşivleri olmuştur. Aile arşivleri bir veya daha fazla kişi ya da aileye ait, onların belleği niteliğindeki belgelerin bir araya getirilmesiyle oluşan arşiv şeklinde tanımlanabilir.

Özel Arşiv Özellikleri

Özel arşiv koleksiyonlarının en göze çarpan özelliği, hemen her zaman dağınık ve düzensiz oluşlarıdır. Koleksiyonu oluşturan/bağışlayan kişi ya da kuruluşlar kadar bunları devralıp isleyen kurum ve kuruluşlarda da arşivcilik teknikleri genellikle bilinmediği için, bu tür malzemenin devlet arşivlerine kıyasla yeterli düzene sahip olmadıkları görülür

  • Özel arşivlerin ikinci temel özelliği, yukarıda önemlerine binaen söylendiği üzere devlet arşivlerinin devamı ve tamamlayıcısı olmalarıdır. Özel arşivler olmaksızın gerçekliğin tam bir portresini elde etmek mümkün değildir.
  • Özel arşivlerin bir başka özelliği, devlet arşivlerine kıyasla orijinalliğinin tespitinin daha güç olmasıdır. Bu tür koleksiyonlar içinde sahte/taklit belgelerin var olabileceği hiçbir zaman göz ardı edilmemelidir.
  • Özel arşiv koleksiyonlarına erişim izinleri de değişkendir ve bağışçının (veya mirasçılarının) gönüllü iznine bağlıdır. Burada, devlet arşivlerinde olduğu gibi standart süre ve prosedürlere rastlanmaz.
  • Özel arşiv koleksiyonların düzenlenme standartları da çok değişkendir. Resmi arşivlerde olduğu gibi merkezi bir standart belirleme imkanı olmadığı için, gerek koleksiyonu oluşturanların, gerekse devraldıktan sonra isleyenlerin farklı farklı standart ve üsluplar izledikleri görülür. Bu standart yoksunluğu, yukarıda açıklandığı üzere bu tür malzemenin daha düzensiz ve dağınık oluşuna yol açar.
  • Bu tür malzemeyi elinde bulunduranların maddi imkanları devlet arşivlerine kıyasla daha kısıtlı olduğundan, malzemenin depolanma koşulları da daha sağlıksızdır. Kontrollü iklim koşullarına (klima cihazları, vb.) genellikle pek rastlanmaz.

    Özel Arşiv Nedir

ÖZEL ARŞİV NASIL SATIN ALINIR ?

  • Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğün tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir şeklinde tanımlanmaktadır.

ÖZEL ARŞİV MEVZUATI

  • Türkiye’de özel arşivlerin düzenli olarak toplanması ve islenmesiyle yükümlü, yasayla belirlenmiş bir arşiv kurumu yoktur. Ayni şekilde, Fransa ve eski Doğu Bloku ülkeleri ve buna benzerinde olduğu gibi, özel arşiv malzemesinin herhangi bir yere kaydettirilme veya teslim edilme zorunluluğu da yoktur. Bunun tek istisnası, 2863 sayılı “Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu” kapsamına giren malzemedir.
  • Söz konusu Kanun, “tarih öncesi ve tarihi devirlere ait bilim, kültür, din ve sanatlarla ilgili bulunan” taşınır kültür varlıkları ile ilgili koruma (muhafaza, bakim, onarım ve restorasyon) ve kayıt ettirme yükümlülükleri ile yurt dışına çıkarma sınırlamaları getirmektedir.
  • Burada sözü edilen “Korunması gerekli taşınır kültür varlıkları,” Kanunun 23. maddesinde[2] söyle tanımlanmıştır:
  1. Jeolojik, tarih öncesi ve tarihi devirlere ait, jeoloji, antropoloji, prehistorya, arkeoloji ve sanat tarihi açılarından belge değeri taşıyan ve ait oldukları dönemin sosyal, kültürel, teknik ve ilmi özellikleri ile seviyesini yansıtan her türlü kültür varlıkları.

Deri, bez, papirüs, parşömen, veya maden üzerine yazılı veya tasvirli belgeler damgalı veya yazılı levhalar, yazma veya tezhipli kitaplar ve benzeri taşınır eşyalar ve bunların parçaları vb.

  1. Milli tarihimizdeki önemleri sebebiyle, Milli Mücadele ve Türkiye Cumhuriyetinin kuruluşuna ait tarihi değer taşıyan belge ve eşyalar, Mustafa Kemal ATATÜRK’e ait zati eşya, evrak, kitap, yazı ve benzeri taşınırlar.

ÖZEL ARŞİV BİLEŞİMİ

  • Özel arşiv malzemesinin bilesimi çok çeşitli olabilir. Bunları şahıslar ve örgütlenmeler olarak iki grupta toplarsak, şahıslardan sağlanan malzeme içinde:

Şahsi Belgeler:

  • Pasaport, ehliyet, vb.
  • Müsveddeler, raporlar, vb.
  • Ders notları
  • Çizimler, haritalar, planlar
  • El yazmaları, kitap taslakları, basili eser kopyaları, vb. (bu tür malzemelerin kütüphanelere devredilmesi daha uygundur)
  • Madalya, mühür, vb.
  • Fotoğraf, film, hava fotoğrafı, vb.
  • Mali kayıtlar, muhasebe evrağı, hisse senetleri, vb.
  • Tapu kayıtları, vb.
  • Ses bantları, video bantları, vb.
  • Gri yayınlar, ve şair malzemesi vb.

Örgütlenmelerden sağlanan malzeme içinde:

    • Tutanaklar
    • Yazışmalar
    • Konu dosyaları
    • Yıllık raporlar
    • Muhasebe kayıtları
    • Personel dosyaları
    • Örgütlenme içi yönetim evrağı
    • Elektronik evrak, ve benzerleri bulunabilir.

Arşiv

ÖZEL ARŞİVİ TOPLAMA POLİTİKASI

  • Özel arşiv koleksiyonları toplamak üzere yola çıkan her kuruluşun bir toplama politikası olmalıdır.
  • Belirli bir toplama politikası olmadan yola çıkan her kuruluş, bulduğu her şeyi toplamaya başlayacak, bir süre sonra da yer, ekipman ve eleman sıkıntısı çekmeye başlayacaktır. Bunun sonucunda, araştırmacıya yeterli hizmet veremeyecek, ayrıca elindeki koleksiyonlar arasında bir uyum bulunmayacaktır.
  • Muhtemel toplama kıstasları üç grup altında toplanabilir.
  • Bunların birincisi, toplum hayatında öne çıkmış (veya sıradan) insanların evraklarını toplama doğrultusunda olabilir. Bu türden bir politika güden kuruluşlara örnek olarak Kadın Eserleri Kütüphanesi verilebilir. Burada izlenen politika toplum içinde öne çıkan kadınların evraklarını toplamak doğrultusundadır.
  • İkinci bir muhtemel kıstas, bölge bazında bir toplama politikası izlemektir. Bu türden bir örnek Turing Otomobil Kurumu’nun İstanbul Kitaplığı’nda görülmektedir. Kitaplık, İstanbul’un günlük hayatıyla ilgili fotoğrafları toplamaktadır.
  • Son muhtemel kıstas ise konu bazında bir politika gütmektir. Bu türden bir politikaya örnek olarak ise İstanbul Üniversitesi Cerrahpaşa Tıp Fakültesi’nin Tıp Tarihi ve Deontoloji Kürsüsü gösterilebilir. Burada, tip tarihindeki önemli katkılarla ilgili belgeler toplanmaktadır.

ÖZEL ARŞİV KAYNAKLARI

  • Özel arşiv malzemesi sağlanabilecek veya potansiyel kaynaklar hakkında bilgi temin edilebilecek yerlerin başında bürolar gelir. Gerek malzeme bağışlayabilecek kişiler için gerekse arşivlerini devredebilecek örgütlenmeler için, söz konusu kişinin çalıştığı ya da söz konusu örgütlenmenin arşiviyle ilgilenen birim ilk hedef olarak seçilebilir.

ÖZEL ARŞİV SAĞLAMA

  • Malzeme sağlamada bir numaralı, araç tatlı ve kıvrak bir dildir.

Arşiv kurumu adına görüşmeye giden kişinin dil becerileri malzemeyi bağışlayacak kişileri ikna etmede en önemli unsurdur.

  • Bu unsur, hedef kişinin ölümünden sonra görüşmeye gidiliyorsa daha da büyük bir önem kazanır. Çünkü bu tür durumlarda söz konusu kişinin ailesi çok daha hassas olacaktır.
  • Kişi hayattaysa, yapılacak görüşmenin bir cins sosyal hizmet niteliği taşıyacağı ve insanların gönlünü alma gereği unutulmamalıdır.
  • Keza, insanlara baskı yapılmamalı, gerekiyorsa bir kaç ziyarette bulunulmalıdır.
  • Görüşmeye gidilirken, hazırda kullanılabilecek bir taşıt aracının varlığı önemli bir fayda sağlayabilir. Zira, insanların görüşme sırasında ikna oldukları halde sonradan başkalarının etkisiyle fikirlerini değiştirdikleri görülebilmektedir. Bu tür durumlarla karşılaşmamak için, bağışçının olurunu alır almaz malzemeyi nakletmeye çalışmak faydalı olabilecektir.
  • Malzeme sağlanırken, bağışçı kişinin özel/şahsi yazışmaları da alınmalıdır. Bu tür evraklar içinde değerli bilgilerin bulunabilirliği yüksek bir olasılıktır.
  • Arşiv kurumun toplama politikasının önceden belirlenmiş olması bu aşamada da büyük kolaylık sağlar. Görüşmeye gidilen kişinin evrakları arasında nelerin arandığı, ne tür bilgilerin pesinde olunduğu baştan bilinmelidir. Bilinmiyorsa, malzeme içinden ise yaramayanları ayıklama/imha veya başka bir arşiv kurumuna devir izni alınmalıdır.
  • Görüşmeden döner dönmez (görüşme bilgileri unutulmadan) notlar alınmalı ve yazışmalar hazırlanmalıdır.
  • Malzeme teslim alındıktan sonra yapılması  gereken işleri ise şöyle sıralanabilir:

  • Bağışçıya bir teşekkür mektubu yazılarak bilim ve araştırma dünyasına yaptığı katkı vurgulanmak suretiyle bir kez daha gönlü alınmalıdır. Bu teşekkür mektubu, asla unutulmaması gereken bir nezaket gereğidir.
  • Malzemenin fiziki durumu incelenmeli, gerekiyorsa ilaçlama ve benzeri koruma önlemleri alınmalıdır.
  • Sağlama kayıtları hazırlanmalıdır.
  • Malzemenin arşivci tarafından düzenleme ve nitelemesi yapılmadan hiç kimsenin malzemeyi karıştırmasına, üzerinde araştırma yapmasına izin verilmemelidir. Buna kurum içi personel (özellikle) dahildir.
  • Onarımı veya mikrofilme çekilmesi gereken malzeme varsa bunlarla ilgili restorasyon/mikrofilm işlemleri, düzenleme ve nitelemeden sonra ama araştırmaya açılmazdan önce yerine getirilmelidir. 
  • Sağlama kayıtlarında yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:

  • Sağlama tarihi.
  • Kısa niteleme.
  • Hacim/miktar.
  • Sağlama şekli: Bağış, satın alma veya emaneten hangisi olduğu.
  • Yazışma dosyasının referansı.
  • Yaratıcısından farklıysa, malzemenin sağlandığı yer. Bu, malzemenin orijinalliğinin tespiti için şarttır. (Benzer bir uygulama müzelerce sağlanan tablo ve mobilyalar için de yapılmaktadır.)
  • Erişim sınırlamaları ve telif hakları.
  • Fiziki durum ve yapılması gerekenler (ilaçlama, restorasyon, vs.)
  • Yerleşim numarası,

ÖZEL ARŞİVİN AYIKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ

  • Malzemenin araştırmaya açılmasında uygulanacak sınırlamaların belirlenmesi: Yürürlükteki mevzuata göre resmi nitelikteki evrak 50 sene süreyle araştırmaya kapalı tutulmaktadır. Diğerleri için 10 senelik bir süre genellikle yeterli olmaktadır. 
  • Malzeme içinde kişinin özel hayatıyla ilgili hassas malzeme varsa bunlar için ayrıca ve özel bir süre belirlenebilir. Bu tür malzeme için malzemeyi bağışlayacak kişiye söz konusu sınırlamalarla ilgili (bu tür evrakların araştırmaya açılmayacağına dair) garanti verilmelidir.
  • Mülkiyet: Bağışlanan malzemenin bütün mülkiyet ve kullanım haklarının arşiv kurumuna devredilmesi, kurum açısından ileride meydana gelebilecek anlaşmazlıkları önlemede kolaylık sağlayacaktır. Bağışçı tam mülkiyete sahip değilse, diğer hak sahipleri (çocuklar, diğer mirasçılar, vb.) araştırılmalıdır. Bu noktada, bağışçının/bağışçılarının maddi bir karşılık bekliyor olabileceği unutulmamalıdır.
  • Kurumun bütçesi herhangi bir karşılık ödemeye müsait değilse, bu durum açık ve net olarak belirtilmeli; müsaitse malzemenin ederini belirlemek üzere bir uzmanın yardımına başvurularak değer biçtirilmelidir. Bu, her iki tarafın çıkarları açısından da faydalı olacaktır.

ÖZEL ARŞİV’İN TELİF HAKLARI

  • Bağışlanan malzeme üzerindeki telif hakları, 4110 sayılı kanunla değişik 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’yla belirlenmiştir. Buna göre:
    Madde 8.—
  • Bir eserin sahibi onu meydana getirendir.
  • Aralarındaki özel sözleşmeden veya isin mahiyetinden aksi anlaşılmadıkça, memur, hizmetli ve işçilerin işlerini görürken meydana getirdikleri eserlerin mali hak sahipleri bunları çalıştıran veya tayin edenlerdir. Tüzel kişilerin uzuvları hakkında da bu kural uygulanır.

 

  • Madde 27:

Koruma eser sahibinin yaşadığı müddetçe ve ölümünden itibaren 70 yıldır.

  • Madde 29:
    El isleri, küçük sanat eserleri, fotoğraf ve sinema eserleri için koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yıldır.
  • Madde 38:
    Bütün fikir ve sanat eserlerinin, yayımlanma veya kar amacı güdülmeksizin şahsen kullanmaya mahsus çoğaltılması mümkündür. Ancak, bu çoğaltma hak sahibinin meşru menfaatlerine haklı bir sebep olmadan zarar veremez ya da eserden normal yararlanmaya aykırı olamaz.

ÖZEL ARŞİV’İN DÜZENLENMESİ

  • Özel arşiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenecek yöntem, diğer arşiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenen yöntemden farklı değildir.
  • Malzemenin asli düzenine uyulur. Malzeme karışık ve dağınık bir şekilde teslim alınmışsa, öncelikle orijinal düzenin ne olduğu bulunmaya çalışılır. Bu sistem tespit edildikten sonra evraklar yeniden düzenlenebilir. Ancak, hiç bir koşulda arşivcinin kendi uygun göreceği bir düzen empoze edilmeye çalışılmamalıdır. Asli düzene kesinlikle uyulmalıdır.
  • Örgütlenmelerden devralınan malzemenin asli düzenini saptamak için teşkilat şemalarına ihtiyaç duyulacaktır. Bu semalar bazen koleksiyonun içinden çıkabilir. (Teşkilat şeması bulunamadığı durumlarda, bulunabiliyorsa örgütlenmenin dahili telefon rehberlerinden faydalanılabilir.  Bunlar da genellikle birimlere göre düzenlenir.
  • Birimlerin ad ve fonksiyonlarındaki değişimler dikkatli takip edilmelidir. Makro düzey nitelemeleri hazırlamak için, varsa kurulusun resmi tarihçeleri ise yarayabilir. Ancak, bunlar temkinli kullanılmalıdır; her zaman gerçekliği tam olarak yansıtmayabilir. Yıllık raporlar, örgütlenmenin faaliyetlerini öğrenmek için iyi bir kaynak olabilir.
  • Şahıslardan devralınan malzeme de ayni ilkeler doğrultusunda işlenir. Ancak, burada “birim” kavramı olmadığından, kişinin hayatındaki önemli dönemler ve yürüttüğü farklı işler/fonksiyonlar takip edilir.
  • Orijinal düzenin olmadığından kesin olunarak emin olunamıyorsa, malzeme teslim alındığı düzen içinde korunmalı ve yukarıda anlatılan sistematik, kağıt üzerinde (araştırma araçlarının hazırlanışında) izlenmelidir.

ÖZEL ARŞİV’İN NİTELEMESİ

  • Araştırma araçları hazırlanırken, öncelikle bir plan yapılmalı ve hangi düzeylerde niteleme yapılacağına karar verilmelidir. Niteleme düzeylerinin sayısı ve ayrıntı düzeyi, eldeki malzemenin miktarına ve karmaşıklık derecesine göre değişecektir; ancak, söz konusu koleksiyonda tek bir evrak olsa dahi biri makro biri mikro düzeyde olmak üzere iki düzeyin altına inemez.
  • Mikro düzeydeki temel araştırma araçları için muhtemel başında analitik envanter (kronolojik sırada ayrıntılı özet) gelir. Ancak bu tür bir aracın hazırlanması aşırı derecede zaman alıcı olduğu için pek tavsiye edilmez.
  • İkinci bir alternatif olarak katalog (parça bazında kısa nitelemelerden oluşan liste) hazırlanması düşünülebilir. Ancak, bu da oldukça zaman alıcı bir yöntemdir.
  • Üçüncü alternatif ise kutu/dosya düzeyinde nitelemelerden oluşan bir araştırma aracı hazırlamaktır. Bu tür bir yöntemde, referans numarası, niteleme, tarih ve yerleşim numarasından oluşan bir liste yeterli olabilir. Ancak referans numaralamasında kullanılan sistemin basit ve esnek olması gerektiği unutulmamalıdır.
  • Arşiv kurumunun imkanları elverdiği ölçüde, ikincil araştırma araçlarının hazırlanması da düşünülebilir. Bunların başında arşiv kurumu bazında hızlı referans sağlayacak bir kaba envanter yer alır. Önerilebilecek bir başka araştırma aracı ise, bir kişi adları dizinidir (indeks). Ancak, burada da kutu/dosya bazında bir dizinlemeyle yetinilmesi tavsiye edilir.
  • Hazırlanan araştırma aracı hangi tür ve düzeyde olursa olsun, arşiv kurumunun tüm araçları içinde tutarlı bir üslup izlenmelidir. Bu, araştırmacılar açısından büyük kolaylık sağlayacaktır.
  • Listeleme sırasında, benzer fiziki özellikler taşıyan malzemenin (günlükler, yazışmalar, vb.) gruplanarak bir arada ele alınması da pratik bir yöntem olarak önerilebilir.

Nasıl Arşivci Olunur

Arşivci olmak için üniversitelerin bilgi ve belge yönetimi bölümünde mezun olmak gerekmektedir.

Hangi üniversitede bilgi ve belge yönetimi bölümü olduğunu öğrenmek için tıklayın.

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü hakkında detaylı bilgi için tıklayın.

 

 

Konu Başlıkları

arşiv nedir, özel arşiv nedir, özel arşiv türleri, arşiv türleri, özel arşiv önemi, arşiv önemi, özel arşivin özellikleri, arşivin özellikleri, özel arşiv nasıl satın alınır, özel arşiv mevzuatı, özel arşiv bileşimi, arşiv bileşimi, özel arşivi toplama politikası, özel arşiv kaynakları, özel arşiv sağlama, arşiv sağlama, özel arşivin ayıklanması ve imha edilmesi, özel arşivin telif hakları, özel arşivin düzenlenmesi, özel arşivin nitelemesi, noterlik arşivleri, siyasi parti arşivleri, sivil toplum örgütleri arşivleri, kisi/aile arşivler, basın yayın kuruluşu arşivleri, kent arşivler, özel arşiv, arşiv













Editör Seçimi