Dosyalama Araçları

Dosyalama Araçları

Dosyalama araçları ; Dosyalama ve arşivlemede kullanılan donanım ve yardımcı araçlar; büro çalışanlarına kolaylık sağlayan, görevli kişinin işini verimli ve sağlıklı bir şeklide yapabileceği malzemelerdir.

Bir evrak, çeşitli işlemlerden geçtikten sonra,ilgili dosyaya takılır.
Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir.

Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır.
Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama yapmaya yarayan araçları, bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.

Geleneksel Dosyalama Araçları

Dosya:

Dosya, mektupların raporların ve benzer yazıların konulduğu, ikiye katlanmış karton veya plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır.

Düz dosya, dosya gömleği olarak da anılır. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere yazılır.

Telli dosya,

Evrakın delgi makinesiyle delinerek, evrakların tele takıldığı dosyadır.
Evrak telli dosyada takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmında, dosyayı mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur.

Dosyanın içine konulan evrakla ilgili bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır.

Evrakın dosyalarda daha iyi korunması isteniyorsa, bu
durumda evraklar plastik dosya gömlekleri içine konduktan
sonra telli dosyalara veya klasörlere konulur.

Yarım ve tam kapaklı dosyaların yanında, dosyalamada askılı dosyalar da kullanılır.
Askılı dosyalar taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun demonte ve monte edilebilen dosya havuzları içinde saklanır

Klasör

Klasör, dosyaların konulmasına yarayan, kalın kartondan, mukavvadan ya da benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır.
İçine dosya konulacak büyüklüktedir. Evrak önce dosyaya, daha sonra da
dosyalar klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de
konulabilir. Bu durumda dosya gömleklerinin kullanılması evrakın daha iyi korunmasını sağlar.

Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi çeşitleri vardır.
Mekanizmalı klasör, içinde delgi makinesiyle delinmiş evrakın veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasör türüdür.
Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafında kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür.

Dosya dolapları

Dosyalar, dosyalama sistemi olarakdolaplara yerleştirilir ve saklanır.
Dolaplar, çekmeceli veya raflı olurlar. Bunların kullanış amacına göre değişik ölçüde olanları vardır. Mektuplar, haritalar, projeler, filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır.

Raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden azami faydalanma imkanı sağlar.

Kasalar

Dosyalama ve arşivlemede çok değerli belgelerin korunmasını sağlar.
Kasanın gözleri özel hazırlandığından, manyetik bant, disket, mikrofilm ve benzer önemli belgeleri olumsuz dış etkilerden korur.

Hırsızlara karşı da alarm, şifreler ve değişken anahtar sistemi ile donatılmıştır.

Sanal Dosyalama Araçları

Elektronik belge yönetimi için gerekli olan bazı donanımlar vardır. Donanımların yanında bazı yazılımların bulunması gerekir.
Sanal evrak yönetim sistemleri, her tür rapor ve diğer yazıların kağıda dökülmek yerine, elektronik ortamda tutularak arandığında kolay ulaşımını mümkün kılar.

Kayıt edilebilir diskler: CD-ROM, DVD-ROM, Harici Hard Diskler, Flash Bellekler ve Hafıza Kartları vb araç gereçler sanal ortam evrak yönetiminin en üst düzeyde yürütülmesini sağlarlar.

Dosyalama Hakkındaki Yazımızı Okumak İçin Tıklayın

Kaynak