Arşiv Tasnif Sistemleri

Arşiv Tasnif Sistemleri

Arşiv Tasnif Sistemleri ; Kurumlarda teşekkül eden arşiv malzemesi ve bu malzemenin her türlü zarardan korunarak bulundukları düzen içinde tasnif edilerek saklanmaları gerekir. Tasnifleme çalışması yapılırken kuruluşta geçerliliği kabul edilmiş sisteme göre bu sürecin yürütülmesi hayati bir önem arz eder. Arşive intikal eden malzeme geldiği birimlerde almış olduğu düzeni koruyorsa, bu düzen olduğu gibi korunarak arşive yerleştirilmesi gerekir.

Arşivistin bir evrak grubunu yada koleksiyonunu tasnif ederken onu oluşturan parçalarla çalışmaya başlamadan önce o koleksiyonun gerçek değerini ve onu oluşturan unsurların yapısıyla ilgili genel bir bilgi elde etmesi gerektiğine işaret edilmektedir. Tasnif, özetle, grubun yada koleksiyonun bütüncül bir bakışla değerlendirilmesi ve onu oluşturan parçalara ayırma yoluna gidilmemesidir.

Arşiv malzemesinin korunmasıyla ilgili görevleri iki ana başlık altında toplayabiliriz. Birincisi arşive gelecek olan arşivlik malzemenin toplanması, düzenlenmesi ve gerektiği gibi korunmasının gerektirdiği önlemleri almak, ikincisi arşive transferi yapılan malzemeden, talep edileni bulmak suretiyle gerek yönetimin gerekse araştırmacıların ihtiyaçlarını ve isteklerine cevap vermektir. Arşive kabul edilecek malzemenin toplanması, önceden belirlenmesi kanun ve yönetmeliklere istinaden yapılacağından bu safha fazlaca zorluk içermemektedir.

Arşiv malzemesi düzgün değilse, o zaman bu malzemelerin düzenli hale getirilmesi gerekir. Dağınık bir yapı sergileyen, içeriği tam olarak bilinmeyen arşiv malzemesinden faydalanmak neredeyse imkânsızdır. Bu yüzden tasnif uygulaması arşiv çalışmalarının esasını oluşturur. Çeşitli nedenlerle dağınık olarak arşive gelmiş evrakların düzenlenmesi ve kullanımı arşivlerin öncelikli bir görevi olarak tasnif işini ortaya çıkarmıştır.

Tasnif sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlardan biri de fonların açık ve kapalı olmalarıdır. Kapalı fonların tasnifi açık fonlara göre daha kolaydır. Kapalı fonların tasnifinde arşiv belgelerini gönderen kurumun tarihi, idari yapısı çok iyi bilinmeli ve arşive daha önce intikal etmiş eski tarihli envanterlerden faydalanma yoluna gidilmelidir. Arşiv fonları, kuruluşların yada bireylerin çalışmaları neticesinde oluşan dokümanlar olarak belirtilmektedir. Açık fonların tasnifinde şu yöntemler kullanılabilir;

Açık Seri Yöntemi

Kağıt raflar üzerinde, tasnif yöntemine uygun şekilde hareket ettirilirler. Böylece sonra gelenlere yer tahsis edilmiş olur. Bu uygulama özellikle araştırmalarda basitlik ve kolaylık sağlar.

Devamlı Seri Yöntemi

Bu yöntemin özelliği depo yerleştirmesindeki fonların birbirinden ayrılması olarak belirtilmektedir. Bir bütün olarak gelen evrak depoda birbirinin arkasına gelecek şekilde raflara yerleştirilir. Tasnif işleminin de düzenlenmiş envanterlere dayandırıldığı ve envanterler üzerinde yapıldığı ifade edilmektedir.

Kronolojik Dilim Yöntemi

Bu yöntemde, arşiv belgesini gönderen kurumun tarihindeki önemli olan bir olay tarih olarak kabul edildikten sonraki zaman diliminde arşiv belgeleri fon dışında bırakılarak fon kapalı fon özelliğine kavuşur.

Organizasyonlarda yapılan tasnif çalışmalarını üç başlık altında değerlendirebiliriz.

Planlama ve Ön Araştırma Aşaması

Arşiv malzemeleri yada arşivlik malzeme arşive dağınık olarak gelir. Bu malzemelerin tasniflerinin yapılabilmesi için bir plana gereksinim vardır. Bu amaçla kurulması Arşiv Planlama Kurulu, tasnif edilecek dokümanter malzemeyi tespit eder.

Bahse konu malzemeyi tespit etmede arşiv depolarındaki malzemenin büyüklüğü, bulunduğu durumu, ne tür iş kademelerinden geçirilerek tasnif edileceği, ihtiyaç duyulan personel sayısı ve malzeme gereksinimi belirlenir. Farklı yerlerde olan dokümanter malzeme ise bir araya getirilir. Arşiv malzemesinin transferi esnasında karışıklığın oluşmaması için arşiv malzemesini ayırmak için bir ekip kurulur ve böylece ayırma işlemi yapılmış olur.

Tasnif Safhası

Birinci aşama sonrasında kısmen tasnifi yapılan her tür doküman tam olarak tasnifi yapılmak üzere, bu amaçla teşekkül ettirilen Tasnif Grubu‟na gönderilir. Bu safhada dokümanlar öncelikle malzeme yönünden (belge ve defter ayırımına) bir işleme tutulurlar.596 Bu malzeme içinde Fihrist Defterleri varsa orijinal tasnifleri bozulmadan kaydedilir. Dokümanlar fihristteki sıraya göre düzenlenip numaralandırma işlemine tabi tutulurlar.

Kataloglama Aşaması

Arşivleme işlemine tutulacak dosya ve diğer dokümanlar arşiv defterine kaydedildikleri numaralara yada evrakın konusuna göre kodlanır. Bu kodlar, arşiv klasörlerine veya kutularının üzerinde bulunan etiketlere işlenir. Kodlar aracılığıyla, arşiv defterinden arşiv kutularındaki evraklara ulaşmak hızlı ve basit olur.

Kaynakça

Şen, T. (2010). Türkiye’ Kamu Kuruluşlarında Blgi ve Belge Yönetimi. Marmara Üniversitesi, TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜ, İstanbul. Mayıs 18, 2020 tarihinde https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/TezGoster?key=veR1mHu9yoWjwcVUjCEoPLZfMSilLpuoK7biBo28SyWbJVf-m0JlkWscX0x94MCa adresinden alındı