BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİVCİLİĞİN TÜRKİYEDEKİ YERİ

BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİVCİLİĞİN TÜRKİYEDEKİ YERİ

Document Management And Place In Turkey Archival Studies

   OSMAN SOLAK

ÖZ

Belge yönetimi gerek devletin kamu veya tüzel içinde barındırdığı belge ve bilginin akışını, hayat da kalma sürecince; depolanması, arşivlenmesi ,veya maddi anlamda kurumun giderini azaltarak verimliği artırmaya yaran sistemin adıdır. Bu çalışmamızda belgenin geçmişte ve gelecekteki konumu hakkında incelemeler yapılıp belge yönetimi ve arşivcilik kavramları Türkiye’de standartları üstüne çıkması gerektiği ve Türkiye’nin ulusal bir BYS geliştirmesi şarttır.

Anahtar Kelimeler: Belge yönetimi, Belge yönetim sistemleri(BYS), Elektronik belge, Arşiv

AGİRİŞ

M.Ö 2.yüzyıllarda hayatımıza giren kağıt ve yazının bulunmasıyla kullanılmaya başlana belge.19.yüzyılarda sanayi devrimini getirdiği kurumsal kimlik ve bilgisayar teknolojilerinin kurumsal iş yerlerinde yoğun kullanılmaya başlanması belgede üretim artmıştır. Ortaya çıkan bu belge yığını kontrol altına almak, gereksiz ne kadar belge  ve yer kaplamasından kurtulmak için insanoğlunu nitelikli belge üretmeye ve arşivleme işlemlerinde gereksinimlere yeterli derecede cevap vermede zorlanmıştır. Bunun sonucunda belge yönetimi kavramı ve arşivleme büyük önem kazanmıştır.

Literatür İncelemesi

Belge yönetimi alanında yapılan aramalar sonucu 61.900 sonuç Google  Akademide yök tez merkezinde 50 sonuç  bulunurken kütüphanelerde belge yönetimini içerisine kattığın zaman Google akademide 10.000sonuça düşüyor ama alanında en iyi çalışmalar Fahrettin Özdemirci ve Hüseyin Odabaşı yazılarında kütüphanelerde belge yönetimin türkiyedeki durumıu hakkında bilgilerden yararlanabilir.

Belge Yönetimi Nedir.

Belge yönetimi verileri güncel olsun olmasın düzgün bir çerçevede  üretmek, kullanıcıya  hızlı bir şekilde hizmet verebilmek arşivlemek için kullanılan idari bir araç. Diğer başka bir kavrama göre “belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü” (Anameriç, 2009, s. 130)  tanımı yapılmıştır. Yani Neyin nasıl yapılmış olduğunu bilmek, başarı ve başarısızlıklardan ders çıkarmak, mevcut bilgilerden yararlanmak belge yönetiminin temel hedeflerindendir. Dolayısıyla kurum ve kuruluşların ürünleri olan belgelerin yönetimi için bir sistem oluşturmak zorunluluğu da kendiliğinden ortaya çıkmaktadır.

 Belge yönetimi şu maddelerle açıklayabiliriz

• Belge ve belge grubunu koruma ve düzenlenmesinden belgenin işleminin bitimine kadar  olan süreci yönetimi.
• Yargı ve özel durumlar için kanıt durum gereği tam teşekkülü bir şekilde belgenin saklanması
• Hem kurumun hem de belgenin korunması ve kullanıcının isteğinde ulaştırılması

Peki belge yönetimin tarihine bakacak olursak? 1900’lü yılların başlarında bir kavram olarak bahsedilmeyen belge yönetimi 1990 başında uluslar arası bir statü kazamaya ve akademik bir disiplin olarak araştırmaya bunun yanında kurum ve kuruluşlarda zamandan tasarruf ve verimin artırılmasına yönelik gelişmeler göstermiştir.

1990’lı yılların başında önemi büyük anlamda anlaşılmasını sağlayan etkenlerden olan 2.Dünya savaşı sırasında belirli ülkelerin arşivleme ve belgeleme eğilimin artması bunun yanda komünizmin yerle bir olması devletlerin bu süreçte izledikleri politika sonucunda belge yönetimin önemi bir hayli artmıştır.

Bu süreçten sonra devletler bu alanda teknolojinin hızlı gelişimi ve bilgi çağının gerekliliği ile ilgili ortaya çıkan elektronik belge yönetimi kavramı belge yönetimi kavramını olduğundan daha hızlı bir şekilde olması gereken konuma ulaştırdı. Bu süreçte uluslararası uygulamaların ortaya çıkmıştır bu uygulamalar

•  ISO 9000 kalite standartları serisi 
•  AS- 4390 belge yönetimi için Avustralya milli standardı
•  Elektronik belge yönetimi uygulamaları için DoD standardı
•  ISO 15489 uluslararası belge yönetim standardı (ÖZDEMİRCİ, 2004, s. 7).

Bu uygulamalar ve çalışmalar sayesinde belge yönetimi farklı bir alana evrildi. Elektronik belge yönetimin ortaya çıkması bazı sorunlarda beraberinde getirdi bunlar.

1. Belgelerin korunması
2. Belge düzeni
3. Belgelerin değerlendirilmesi v.b

gibi belli başlı sorunlar oraya çıkmıştır. Bu sorunlar ortaya çıkmasıyla dezavantajları beraberinde getirdi bunlar yeni iş alan, yeni teknoloji ve yeni araştırma alanları ortaya çıktı. Bu gelişmelerin sonucu belge kavramı yeni bir hal aldı. Örneğin;” bir ülkede belge yönetiminin belirlemede; o ülkenin ekonomik sistemin türü, yönetim ve yasal sistemi, yönetim uygulamalarının yapısı, idari sistem, ülkenin gelenekleri, ulusal belge yönetim alt yapısı ve ülkede belge yönetim etkinliklerinin gelişmişlik seviyesi gibi çeşitli değişkenlerin rol oynadığını bahsedilebilir.” (ÖZDEMİRCİ, 2004, s. 6’da aktarıldığı gibi).Ortaya çıkan bu çalışmalar sayesinde belge yönetimin önemin anlaşılması gerektiğini söylemeliyiz.

BELGE YÖNETİMİNİN AMAÇI VE B.Y.S

Bir kurumun Bilgi Yönetim Sistemlerinin oluşturulmasından tutun belge belge yönetiminde başarılı sonuçlar alınması için gerek sistemin gerek belge yönetimin amacının bilinmesi gerekmektedir. Bu amaçları şu şekilde sıralayabilir

• Depolama
• Dosyalama
• Arşivleme
• Kullanımı bittikten sonra muhafaza etmeme
• Kullanıcının istediği zaman, mekan fark etmez ulaşmasını sağlama

Kurumlarda çağın getirdiği yeniliklerin ve teknolojini olan hızla yayılması sonucu belge yönetimi globalleşen dünya üzerindeki etkisi de gözle görül seviyede değişime uğramıştır. Bu sebeple bir çok ülke kendi Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini kurmuştur. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin faydalarını sıralayacak olursak.

1. Kağıt ortamında belgelerin saklanması ve dolaşımından kaynaklanan zaman, yer ve para kaybını önler.
2. Çeşitli iş süreçlerinde yanıt süresinin belge ve içeriğine ulaşamama nedenleriyle uzaması önler.
3. Yanlış dosyalama işlemleri ve belgelerin kaybolması önler.
4. Verimsiz çalışma zamanları ortadan kaldır.
5. Kurumsal bilgi bütünlüğünün sağlanamaması engeller
6. Gizli belgelerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi riski azaltır. (BARANSEL & TABAK, 2006, s. 93)

Genel manada bakarsak belge yönetimi var olan bilgi veya bilgi parçacıklarının bilginin bulunduğu elektronik ortamda sistemli bir şekilde yönetilmesi denenebilir. Belge Yönetim Sistemleri bu devrede yüksek hacimli kurum veya kuruluşlar için önemli bir yer teşkil etmektedir. Bu  manada bakacak olursak kurumların belge yönetimindeki hızlığı denetiminden tutunun depolanmasına kadar düzenli ve eksisksiz kullanması ile sağlanabilir.

Şekil 1.Belge yönetim sistemleri (Odabaş, 2005, s. 46’da aktarıldığı gibi.)

Belge kavaramı içine alan her türlü yasa yada kural yukarıdaki hiyeraşinin  sistematik bir şekilde işletildiği bir kavram haritası olmakla beraber kurum veya kuruluşlarda belgenin üretiminden tutun bakım-onarım, saklama , sınıflama ve düzenlemesi bu sistemin bir parçasıdır.

Bu sistemler sayesinde kurum içinde verimlik artış, çalışanlar arasında uyum düzenli bir ilişki ve maliyet anlamında da önemli bir tasarruf sağlanmış olur.

BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİVİLEMENİN TÜRKİYEDEKİ  KONUMU.

1990 lı yılların başında gerçekleşen teknoloji hamlesi tüm dünyada etkisini gösterdiği gibi Türkiye’de de özellikle kamu kurum ve kuruluşlarda önemini büyük miktar artırdı. Türkiye ulusal çerçevede kısa sürede ortaya çıkan uygulamalar ve çalışmalar neticesinde bir adım niteliğinde yasal çıkarmıştır. Bu kapsamda bakıldığında Türkiye’de kamuya olan eğilimin artırmak ve vatandaşı istekleri doğrultusunda bir anlayış sergilediği gözlemlenmektedir.  Kamuda yapılan bu yönetmelikler ve çalışmalar konuyu destekler niteliktedir.

• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (Yayım tarihi: 09.10.2003) „
• Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik (Yayım tarihi: 27.04.2004) „
• Elektronik imza Kanunu (Yayım tarihi: 23.01.2004) „ (Odabaş, 2005, s. 51)

Bu uygulamalar sayesinde belge yönetiminde yeni bir döneme girilmekle  gerek kamuda gerek meslek kuruluşlarında eşit şartla, tarafsızlık ve açıklık ilkelerini savunmakla beraber vatandaşın her hangi bir yerden kolayca online ortamda elektronik imza sayesinde işlemlerini kolayca yapabilmesini sağlamaktır. Elektronik imza kanunu başka bir amacı ise tüm kurum ve kuruluşlarda elektronik imzanın kullanımını geliştirmek ve maddi anlamda kar elde etmektir. Türkiye’de bu konu hakkında hala şüphelerin olduğu bilinmektedir. Bunun nedeni kurum ve kuruluşlarda, elektronik belgelerin özellikleri, üretim formatları, saklanma koşullar, arşivlere devredilme ve arşivlerde işleme konmaları konularında yeterli bilgi ve deneyimin olmadığı  bir gerçektir. (Odabaş, 2005)

Türkiye’de belge yönetimi ve bilgi hizmetleri açısından 10-15 yılık süreçte yapılan çalışmalara bakılacak olursa farklı bir ana dal olup incelenmesi gerektiği aşikardır.

Çünkü Belge yönetimi gerek geçmiş gerek bugünü kapsayan belgeleri bir arada tutmayı hedefleyen sistemdir. Türkiye’de bu konu hakkında bu kapsamın hepsini içerisinde barındırmamaktadır. Arşiv ve belgeleme tanımına bakacak olursak bulunulan ortama bakılmaksızın her türlü iletişim ağı ile birbirine aktarıla bilen bilgi. Bu yönden bakıldığında belge yönetimi açısından ortaya atılan kanunlar evrak adın altında kalmaktadır. Bu sorunsalı gidermek için yurt dışı arşiv ve belge kanunların incelemek ve bu kapsamda bize uygun olanı kendi uzmanlarınızın da ön görüşleriyle bütünleştirip ortaya mükemmel ve devamlık arz eden  sonuçlar çıkarabiliriz.

Bu alanda ortaya atılan ISO 15489 belge yönetimi alanında ortaya çıkarılmış en önemli adımlardan sayılmaktadır. 

Milli Arşiv (DAGM), TSE tarafından ‘2003-2004 Dönemi Standart Hazırlama İş Programı’na alınan belge yönetiminin tüm aşamalarında  iyi uygulamaları desteklemeyi amaçlayan ISO 15489’un Türkçe’ye kazandırılması konusunda etkin rol oynamalı, mesleki kavram ve terimlerin standartta doğru kullanımını sağlamalı ve TSE de bu konularda Bilgi ve Belge yönetimi alanında uzman kişilerden destek alınmalıdır. (ÖZDEMİRCİ, 2003, s.244)

 Bu kapsamda ISO 15489 önemli rol üstlenmektedir. Bu standartın Türkçe’ye kazandırılması ile birlikte ülkenin tüm kamu kurum ve özel sektörde bu uygulamayı yayma planı devreye girmelidir. ISO 15489 Belge yönetimi açısından ülkemiz açısından önemli bir atılım sağlayacaktır.

SONUÇ VE ÖNERİLER

Çağın getirmiş olduğu hızlı değişimle beraber gerek kurumlarda gerekse günlük iş akışın büyük bir kısmında belgenin üretimi söz konusudur. Belge yönetimin bu çerçevede mesleki bir alan olarak ele alınması gaye edinilmelidir. Bu alanda devreye giren bilgi ve belge yönetimi bölümün bitirmiş öğrencilerin bilgi uzmanı veya kütüphaneci unvanıyla etkin bir şekilde rol almaları gerekmektedir bunların yanı sıra Belge yönetim sistemi ve elektronik belge kavramın gelişmesi sonucu ülkemiz belge yönetimi ve bilgi yönetimi konusunda ulusal bir statü elde etme yolunda önemli adımlar atarak belge yönetiminin gücünü ve farkını ortaya koyacaktır.

Belge yönetimin ülkemiz açısından gereksinimi göz önüne alırsak sistemin bir bütün halinde olduğunu ve bu sistemi oluşturan kısımların birbiri ile iç içe geçmiş sarmal düzende olduğu düşünecek olursak, Türkiye bu bağlamda yeni yeni adımlar atmaya başlasa da disiplinli bir belge yönetimi çalışması yürütmesi ulusal açıdan istenilen seviyeye ulaşamadığı malumdur. Yakın zamanda belge yönetimine olan ihtiyacında artacağı şimdiden kestir mümkündür. Bu alanda üniversiteler aracılıyla gerek yurtiçi gerek yurt dışı desteklenmeli ve bilgi toplumu açısından fikir alışverişi sağlanmalı ve belge yönetimi sistemleri bir an önce faaliyete geçilmelidir.

KAYNAKÇA                                                                                                                            

(tarih yok). 

Anameriç, H. (2009). Arşivcilik Terimle ri Sözlüğü. F. RUKANCI içinde, Arşivcilik Terimleri Sözlüğü (s. 140). ANKARA: ANKARA ÜNİVERSİTESİ DİL VE TARİH COĞRAFYA FAKÜLTESİ BİLGİ VE BELGE  YÖNETİMİ.

BARANSEL, A. E., & TABAK, İ. (2006). E-Dönüşüme Giden Yolda Belge Yönetim ve İş Akış Sistemleri. Türk Kütüphaneciliği, 89-100.

KÜLCÜ, Ö., & KÜLCÜ, H. (2009). Belge Yönetiminde Program Geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistem. BİLGİ DÜNYASI, 10(2), 261-285.

Odabaş, H. (2005, 6 1). Belge Yönetimi ve Türkiye’de Belge Yönetimi Gereksinimi. Bilgi Dünyas, s. 36-57.

ÖZDEMİR, F. (2004). Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi :Records Management As a Disciplin. Kütüphaneciliğin Destanı Uluslar arası Sempozyumu (s. 191-210). Ankara: A.Ü. DTCF Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü,.

ÖZDEMİRCİ, F. (2003, 3 17). İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı: Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirm. Türk Kütüphaneciliği, 225-246.

ÖZDEMİRCİ, F. (2004). Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi :Records Management As a Disciplin. Kütüphaneciliğin Destanı Uluslar arası Sempozyumu (s. 191-210). Ankara: A.Ü. DTCF Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü,.