Dosyalarda Sınıflama Sistemi

Dosyalarda Sınıflama Sistemi

Evrakın dosyalanmasındaki gaye, aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için, belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıraya sokulması, bir düzene konulması ve korunmasıdır.

Evrakların dosyalanmasında, kurum ve kuruluşların hizmetlerinin şekline ve malzemenin türüne göre bir tasnif sistemi benimsenir.

Dosyalama Hakkındaki Yazımızı Okumak İçin Tıklayınız.

Sınıflama 

Varlıkları benzer özelliklerine göre birbirinden ayırmak ve sistematik bir şekilde hazırlanmış,düzenlenmiş ve nitelikleri belirlenmiş gruplara(kümelere) atama,dahil etme işlemidir.Aynı grupta yer alan varlıklar benzer özelliklere sahiptir.Sınıflama her bir varlık için sistemli ve düzenli bir atama işlemi gerektirir.Önce oluşturulacak sınıfın özellikleri belirlenir sonra içine o grubun niteliklerini taşıyan varlıklar atanır. Atama işlemi grubun niteliklerine ve grubun oluşturulma amacına bağlıdır.Bu nedenle sınıflamanın ne amaçla yapıldığı büyük önem taşır.

Sııflamada amaç;

• Aranan ve ihtiyaç duyulan nesnelerin yerlerini kolayca saptamak
• Nesnelere kısa sürede zaman kaybetmeden ulaşmak
• Düzensizlik ve kargaşayı önlemek
• Bir konuda daha kapsamlı bakış açısına sahip olmak
• Anlamayı ve kavramayı kolaylaştırmak

Dosyalama ve Tasnif Sistemlerinde En Çok Uygulananlar

1-Alfabetik Tasnif Sistemi

Bu tasnif sistemi kolay güvenli ve basit sistemdir. Ancak sistemin uygulanacağı dosyaların isimlerle ilgili olması gerekmektedir. Dosyalardaki isimler alfabetik sıraya göre yerleştirilir. Genellikle personel ya da iş sahibi dosyaları bu sisteme göre tasnif eder.

2-Kronolojik Tasnif Sistemi

Bir tarih esasına göre kullanma özelliği bulunan dosyalar bu sisteme göre yerleştirilir. Kullanma  ihtiyacına göre yıl, ay ve günler esas alınır. Banka ve işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde belli günlerde yoklama, çağrı ve sevk mecburiyeti, vb işlerde kullanılır.

3-Bölgesel Esasa Göre Tasnif Sistemi

Bu sistemde kurumun çalışma, iş ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas alınılır. Buna göre kurumun dosyaları kıta, ülke il, ilçe köy veya mahallerde ilgili olabilir. Bölgesel esasa göre tasnif sisteminde de coğrafya bölgeler olarak sıralanır.

Nüfus idareleri, askerlik şubeleri, tapu-sicil, polis ve jandarma teşkilatları, bunlara örnektir.

4-Nümerik Tasnif Sistemi

Nümerik sınıflama sistemi, serial ve desimal olmak üzere iki gruba ayrılır.

               -Serial Nümerik Tasnif Sistemi

Bu sistemin uygulanacağı dosyaların sayı ile aranılacak nitelikte olması gerektirir. Özlük ve emekli dosyaları gibi.

               -Desimal (Ondalık) Tasnif Sistemi

Desimal ya da ondalık sistem de denilen  bu dosyalama biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılmasıdır. Onlu gruplar, alt ondalık gruplara ayrılır. Ancak he yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenmesi gerekir. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır.

5-Konu Esasına Göre (Tek Konu- Tek Dosya) Tasnif Sistemi

Bu dosya tasnif sistemi desimal sisteme benzer ancak gerek ana konular ve gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir.

Sistem ihtiyaca göre dikey ve yatay olarak bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme daima üç kademelidir.

Evrak ve Dosyalama Hizmetlerinin Arşivcilikteki Önemi

Evrak kayıt ve dosyalama hizmetleri ile arşiv hizmetleri arasında çok yakın bir münasebet olduğu şüphesizdir. Adeta bunlar bir bütünün parçalarıdır.

Üzerinde işlemi biten evrak dosyalarından çoğu, belli bir süre sonunda arşive kaldırılacağından arşiv çalışmalarının başarılı olması büyük ölçüde evrak ve dosyalama işlemlerinin belli sistemlere göre düzenli bir şeklide yürütülmesine bağlıdır.

Evrak ve dosyalama hizmetlerinin ilerde arşiv malzemesi olarak kolaylıkla tasnifine imkan verecek şeklide düzenlenmesinde bu bakımda kaçılmaz bir mecburiyet vardır.

Kaynak

(T.C Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kurumlararası Arşivcilik Ve Dokümantasyon Semineri , 1989)(Ankara, 2-27 Ekim 1989)