KOHA Otomasyon Sistemi Nedir ve Nasıl Kullanılır Personel Arayüzü

Merhaba bu yazımızda genellikle halk kütüphanelerinin kullandığı KOHA otomasyon sistemi hakkında bilgi vereceğiz. Yazımızda KOHA otomasyon sisteminin personel arayüzü hakkında bilgi verilmektedir.

Otomasyon Sistemi Nedir

Otomasyon, bir işin insan ile makine arasında paylaşılmasıdır. . Toplam işin paylaşım yüzdesi otomasyonun düzeyini belirler. İnsan gücünün yoğun olduğu otomasyon sitemleri yarı otomasyon, makinenin yoğun olduğu sitemler de tam otomasyon olarak adlandırılırlar.

Kütüphane Otomasyon Sistemi Nedir

Bilgi kaynaklarının izlenmesi, kayıt altına alınması ve özgün bilgi üretimi için gerekli tüketim ortamının alt yapısını yaratma işlevlerine sahip olan kütüphaneler,sadece dijital ve yazılı verilerin saklandığı mekanlar değil aynı zamanda bilgi alışverişinin gerçekleştiği sosyal kurumlardır.

Kütüphane otomasyon sistemleri sadece kütüphane ortamlarında bilgisayar kullanımlarını değil tüm bu işlemlerin internet ortamında ve senkron bir şekilde gerçekleştirilmesi aşamasına geçmiştir. Mobil teknolojileri de içine alan yeni nesil kütüphane otomasyon sistemleri ile ‘dijital kütüphaneler’ çağına geçmiş bulunuyoruz.

KOHA Otomasyon Sistemi Nedir

Koha, Dünya’nın dört bir yanındaki kütüphane, okul ve akademik kurum tarafından kullanılan, özgür yazılım ürünü bir kütüphane otomasyon yazılımıdır. Maori dilinde “armağan” anlamına gelen Koha adı ilk olarak 2000 yılında kullanılmaya başlanmıştır

KOHA Kütüphane Otomasyon Sitemi açık kaynak kodlu bir sistemdir. Herhangi bir satın alma ya da yıllık yenileme lisans bedeli ödenmemekte, isteyen her kurum bu programı internetten indirip kurabilmektedir.

Program kurulduktan sonra var olan haliyle kullanılabileceği gibi, özel ihtiyaçlara göre yazılımsal eklemeler veya değişiklikler de yapılabilmektedir. Fakat programın kurulumu, yazılımsal ekleme ve değişiklik ile sunucu yönetimi için bu alanlarda yetkin personelin olması veya dışarıdan hizmet alımı yapılması gerekmektedir.

KOHA Entegre Kütüphane Sistemi

KOHA, tam özellikli bir Entegre Kütüphane Sistemidir . Yeni Zelanda’da HORIPHENUA LIBRARY TRUST ve KATIPO COMMUNICATIONS tarafından geliştirilen dünyanın ilk açık kaynaklı kütüphane yönetim sistemidir.

Türkiye’de Kültür Bakanlığı bünyesi altında olan 1136 kütüphanede KOHA kütüphane otomasyonu kullanılmaktadır. Kültür Bakanlığı KOHA kütüphane yönetim sistemi dünyanın en büyük KOHA sistemidir. Türkiye Büyük Millet Meclisi KOHA kütüphane otomasyon sistemi kullanmaktadır. Özel ve devlet üniversiteleri arasında KOHA kullanımı oldukça yaygınlaşmaktadır. Bu sistemin yönetim, destek ve bakım hizmetleri PARANTEZ TEKNOLOJİ tarafından verilmektedir.

KOHA’nın Temel Özellikleri

• Platform bağımsız bir programdır. Hem Linux hem de Windows üzerinde çalışabilmektedir.
• RDBMS ve Apache Web server destekli MySQL kullanmaktadır.
• Çeşitli Web 2.0 özellikleri mevcuttur. (etiketleme, yorum, sosyal paylaşım, rating, RSS vb.).
• Intranet (kütüphaneci) ve OPAC (üye) arayüzleri mevcuttur.
• MARC21 (Machine-Readable Cataloging) desteklemektedir.
• Diğer otomasyon sistemlerinden otomatik veri aktarımı sağlayan Z39.50 ve SRU (Search/Retriewe via URL) protokollerini kullanmaktadır.
• MARC Import/Export özelliği var

KOHA MODÜLLERİ

• Kataloglama
• Otorite Kayıtları Yönetimi
• Süreli Yayınlar
• Kullanıcı Yönetimi
• Sağlama
• Dolaşım
• ILL
• OPAC
• Geniş Raporlama ve İstatistik
• Parametrik Yönetim
• Z39.50, Edicat vb Uluslararası Protokoller

Koha’nın Türkiye’deki Kullanımı

Koha, tüm Dünya’da her büyüklükte kütüphanede kullanılmakta ve her yıl farklı sistemlerden ciddi bir göç almaktadır. Türkiye’de ve Kuzey Kıbrıs’ta da uzun yıllardır kullanılmaktadır.

Koha 2014 yılından itibaren Halk Kütüphaneleri’nde de kullanılmaya başlanmış ve 2017 yılından itibaren Koha—Devinim sürümü ile Türkiye’deki 1.136 kütüphanede, 15.000.000 üzeri kitap ve 1.800.000 kullanıcı ile Dünya’nın en çok şubeli ve kullanıcılı kütüphane otomasyon sistemi olmuştur.

KOHA Personel Kullanım Arayüzü

Alttaki fotoğraftaki gibi sisteme giriş yapmanız gerekmektedir. Sisteme giriş yapmak için http://koha.ekutuphane.gov.tr:8080/ ilgili adrese gitmeniz gerekmektedir.

Giriş yaptıktan sonra görselde ki bir arayüzle karşılacaksınız.

Dolaşım modülünü inceleyelim. Dolaşım modülü aracılıyla kitap ödünç verebilir, kitap iade alabilir ve görselde gördüğünüz işlemleri yapabilirsiniz. Şimdi materyal ödünç verelim.

KOHA Dolaşım Modülü

Ödünç Verme

Kullanıcıya kitap ödünç vermek için, görselde bulunan arama yerine kullanıcının kart numarasını ya ada adını soyadını girerek arama yapınız.

1-Alttaki görselde ki gibi bir alan açılacaktır. Bu alanda belirtilen yere materyalin barkodu girilerek materyali kullanıcıya ödünç verebilirsiniz. (Mavi alanlarda kimlik bilgileri gizlenmiştir.)

Materyali İade Alma

Materyali iade almak için alttaki görselde ki gibi dolaşım modülü içinden iade al kısmına gitmeniz gerekmektedir.

Daha sonra iade almak istediğiniz materyalinin barkodunu alttaki görselde ki gibi ilgili alana girmeniz gerekmektedir. İade alırken kullanıcı kartına ihtiyaç yoktur.

Materyal Süresi Uzatma

Dolaşım modülünden süresini uzat bağlantısına tıklayarak süre uzatma sayfasını açabilirsiniz.

Alttaki görselde bulunan alana materyalin barkodunu girerek süresini uzatabilirsiniz

İade alınan başka kütüphaneye ait materyallerimi ve başka kütüphaneden iade aldığım materyalleri yine dolaşım modülü üzerinden görebilirsiniz. Bu özellikleri sayesinde materyallerinizi kontrol edebilirsiniz.

Çevrimdışı Dolaşım

İnternet erişiminin sağlanamadığı zamanlarda, hizmetin aksamaması ve dolaşım işlemlerinde (ödünç verme ve iade işlemi) devamlılığı sağlamak amacıyla hazırlanan bir uygulamadır. 

KYGM tarafından gönderilen “Çevrimdışı dolaşım” yazılımı masaüstüne kaydedilir şekildedir.

Kullanıcılar Modülü

Kullanıcılar modülü sayesinde bilgi merkezinize kayıtlı olan kullanıcılarınızı görebilir ve belli başlı erişim uçları ile arama yapabilirsiniz.

Materyal Arama Modülü

Bu modül ile kütüphanenizde bulunan materyalleri belli başlıklar altında arayabilirsiniz.

Aradığınız materyaller alttaki görselde ki gibi sıralanır ve istediğiniz materyali bu kısımdan düzenleyebilirsiniz.

Materyal Ekleme

Öncelikle, kaydedilmek istenen eserin, sistemde bulunup bulunmadığı tespit edilir. Bunun için;

Ana sayfada bulunan hızlı arama çubuğundan “Kataloglarda Ara” etiketi tıklanarak yada “Gelişmiş Katalog Araması” modülü kullanarak ISBN-Eser adı -Yazar soyadı adı seçeneklerinden biri ile arama yapılır.

 Katalog Arama sonuçlarında, esere ait birden fazla künyenin gelmesi halinde, ekleme yapılmak üzere seçilen (Elinizdeki eser ile birebir aynı olan) kaydın, bibliyografik bilgilerinin alt satırında bulunan “materyal ekle/düzenle” tıklanır .

 Katalog Arama sonuçlarında, esere ait tek bir künye bulunması halinde ekrana direkt “kayıt detayları” yani bibliyografik künye bilgileri gelecektir. Üst bölümde yer alan “Yeni ekle” penceresi açılarak seçeneklerden “Yeni materyal ekle” tıklanır.

Materyal ekle ile ilgili bilgiler kılavuzun 4. sayfasının sonundan başlamaktadır.

Materyal Ekleme Sayfası Özellikleri

 “Materyal ekleme tarihi” (o günün tarihinin otomatik gelmesini sağlamak üzere) boş
olarak tıklanıp geçilir.
 “Materyal türü” kataloglama yapılırken işaretlenmiş olduğundan otomatik gelecektir.
 “Materyal statüsü” varsayılan olarak “eser koleksiyonda” gelecektir. dokunmadan
geçilir. (düşüm, devir vb işlemler yapılırken açılarak kullanılır)
 Eserin “Nereden sağlandığı” ve “Materyalin yeri” ilgili listelerden seçilir.
 “KBS sicil numarası ” (örn: 255.7.2/13/1426135) örneğindeki gibi bütün olarak yazılır.
 Eserin fiyatı, sadece sayısal bir değer olarak kaydedilir.
 Barkod numarası sistem tarafından otomatik verileceğinden bu alanın üzeri tıklanarak
geçilir.
 “Yer numarası” sistem tarafından oluşturulacaktır dokunmadan geçilir.
 Eserin ödünç verilip verilemeyeceği seçeneklerden işaretlenir.
 “Son ödünç verme tarihi”, ödünç verme durumuna göre otomatik yansıyacaktır.
 “Raf kontrol notu” Kütüphanelere özel bir alan olup, farklı raf uygulamaları için
kullanılabilir.
 “Kütüphaneci notu” Kütüphanelere özel bir alan olup, materyale dair özel notlar
yazılabilir.
 “Bağışlayan” Materyal bağış ise, bağışlayan “kişi adı” ya da “kurum adı” yazılacak.
 “Materyal Ekle” tıklanarak kayıt tamamlanır.
***Yeni eklenen materyale ait bilgiler, yukarıda satır halinde görülecektir.

Eğer aynı kitabı ekleyecekseniz künye ilişkilendirme yapmanız gerekmektedir.

Kullanıcı Ekleme

Yeni bir kullanıcı eklemek için kullanıcının sistemde bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Yapılan tarama sonucunda, kullanıcı sistemde mevcut değilse; ekrana “Yeni kullanıcı” butonu gelecektir.

Kullanıcı sorgulaması sırasında, TC kimlik numarası [MERNİS (Merkezî Nüfus İdare Sistemi) ile entegre çalıştığından] doğrulaması yapılmakta olup, yanlış kimlik numarası kullanılması halinde uyarı gelmekte ve yeni kullanıcı kaydına izin verilmemektedir..  Sistemde bulunmayan ve kimlik doğrulamasından geçen kullanıcılar için açılan “Yeni Kullanıcı” linki tıklanır ve kullanıcı kategorisi seçilir.  Açılan kullanıcı sayfasında, [MERNİS (Merkezî Nüfus İdare Sistemi) ile entegre çalıştığından] kullanıcı kimlik ve adres bilgileri hazır olarak gelecektir.

KOHA KÜTÜPHANE OTOMASYON PROGRAMI 3.20 SÜRÜMÜ KULLANIM KILAVUZU

KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü Tarafından Hazırlanan

KOHA KÜTÜPHANE OTOMASYON PROGRAMI 3.20 SÜRÜMÜ KULLANIM KILAVUZU İncelemek ve İndirmek İçin

Yardıma ihtiyaç duyduğunuz yerlerde yorum yapabilir ya da [email protected] adresinden iletişime geçebilirsiniz.

Kaynakça

• https://tr.wikipedia.org/wiki/Otomasyon
• https://tr.wikipedia.org/wiki/Koha
• http://app.parantezteknoloji.com.tr/Home/AnnouncementDetail/64