Dosyalama Nedir

Dosyalama 

Dosyalama Nedir

Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyaldir.

Dosya: Aynı konuyu içeren yazılar grubudur.

Dosya yönergesi: Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

Dosya planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

Dosyalamanın Amacı

Kuruluşlar, yaptıkları işlerle ilgili olarak, gelen yazıların çoğunu, gönderdikleri yazıların birer örneğini kanunen saklamak zorundadır. Dosyalamanın amaçları;

• Bilginin yapısına uygun ortamlarda bulundurmak,
• Evrakın aslına uygun zarar görmemesi,
• Emniyetli bir şekilde,
• Evrak karmaşasını önlemek

Arşivleme için temel oluşturmak. Dosyalar “Kuruluşun her an hatırlanmaya hazır Hafızaları”dır. Dosyalama, kuruluşlarda verimliliğe ve etkinliğe büyük katkı sağlar. Evraklara istenilen anda ulaşmak, sistemli bir dosyalama ile mümkündür.

Dosyalamanın Özellikleri

Basitlik 

İyi bir dosyalama sistem, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgeler erişilmesi açısından kişileri tereddüde düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır.

 Akla uygunluk 

İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Örneğin alfabetik sisteme göre yapılan dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir.

 Tutarlılık 

İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır. Farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.

 Kullanışlılık 

İyi bir dosyalama sistemi örgütün gereksinimlerini karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin yurdun dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dosyalama sisteminin ana grupları bölgesel yapıya göre olabilir, ancak alt grupları mutlaka yer adına göre değil, müşteri isimlerine göre de olabilir.

Dolaşım kolaylığı 

İyi bir dosyalama sistemi bu sistemden yararlanmayı kolaylaştırmalıdır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi, geri verebilmesi, bir başkasına devredebilmesi ya da süre saklanması gereken dosyaları arşive gönderebilmesi kolay olmalıdır.

Ekonomiklik 

İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan tasarruf sağlayacak yapıda olmalıdır. Etkin olmayan bir büro sisteminin oluşturduğu olumsuzlukların başında para ve zaman kaybına neden olması gelir. Az yer, az personel, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir sistemdir.

Dosyalamanın Sekreter Açısından Önemi

Bazı büyük kuruluşlarda dosyalama işleri belli bir merkezde toplanır. Burada bütün gün çalışan dosyalama memurları vardır. Bu tip kuruluşlarda çalışan sekreterler, amirlerine gerekli olan evrakı ilgililerden istemek veya bizzat kendisi bulmak durumundadır. Bazı kuruluşlarda dosyalama, kuruluşun bölümlerinde yapılır. Her bölüm yılsonunda belgeler arşive gönderilir. Bu bölümlerde ki dosyalama ile sekreter ilgilenir.

Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi

• İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.
• Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır.
• Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır.
• Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkânını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.
• İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevk etmeyecektir.

Dosyalama Yöntemleri

Alfabetik Dosya Düzenleme Yöntemi

Alfabetik dosya tasnif sistemi, dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabetik harf sırasına göre sıralanmasıdır.

Nümerik Dosya Düzenleme Yöntemi

Rakam esasına dayanan numaralı dosyalama sistemi, serial ve desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.

Serial Dosyalama

Bu sistem dosyaların 1’den başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar numaralanması ve tasnifin de rakam sırasına göre yapılmasıdır. Bu sisteme göre yapılan bir dosyalama aşağıdaki gibi olabilir.

Desimal Dosyalama

Desimal dosyalama sistemi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır.

Konusal Dosya Düzenleme Yöntemi

           Bu yöntem dosyaların içeriklerine, kurumsal işlev ve fonksiyonlarına göre düzenlendiği yöntemdir. Genellikle belgeler konusuna, başlığına, üretildiği birimine veya verdiği hizmete göre kategorilere ayrılmakta ve dosyalar da bu kategorilere göre sınıflanmaktadır. Aynı konu ile ilgili belge ve dosyaların aynı yerde bulunması nedeniyle, özellikle alfabetik yönteme göre konusal düzenleme yönteminin kullanımı daha elverişlidir.

Coğrafik Dosya Düzenleme Yöntemi

Bu sistemde kurum çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur. Kurumun dosyaları kıtalarla, ülkelerle, illerle, ilçelerle, köy ve /veya mahallelerle ilgili olabilir. Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, il, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bazı kuruluşların işleri kıtalarla, dış ülkelerle, ilçe, köy ve mahallelerle ilgili olmayabilir. Bu durumda bölgesel bölünme ya da illere göre bölünme yeterli olur. Bu tasnif sisteminde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır.

Kronolojik Dosya Düzenleme Yöntemi

Bu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kuruluşun dosyalarının tarihlerinin ne kadar geriye doğru gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yıllara, aylara ve gerekli ise günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir.

Karma Dosya Düzenleme Yöntemi

Bir kuruluş için çoğunlukla bir tek dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç dosyalama sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve hatta zorunlu görülebilir. Örneğin; bir örgütte dosyalama için kronolojik sistem esas alınır ve dosyalar tarihsel dilimler içerisinde alfabetik ya da coğrafik esasa göre sıralanabilir. Diğer bir uygulama olarak da şöyle bir düzen düşünülebilir.

 Esas dosyalama modeli Bölgesel Sistemdir. Bunun alt dosyalama bölümü Kronolojik Sistem, bunun da kendi içinde alt tasnif düzeni Numaralı Dosyalama Sistemi olabilir.

Sanal Dosyalama Sistemi

Bilgisayarlar, tüm diğer büro işlerinde olduğu gibi, dosyalama işlerinde de köklü değişmelere yol açıyor. Bugün çağdaş ofislerde dosyaların yerini, bilgisayar ekranları alıyor. Buna rağmen bilgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan birçok belgenin dosyalarda saklanmasına devam ediliyor. Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar, burada vazgeçilmez araçtır. Kişisel doküman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemi konusunda Nashuatec Paper Master program paketi, kâğıtsız bir çalışma ortamında olanak sağlıyor. Bugün kullanılan bir çok yazılım türü, bilgisayar içinde sınırsız sayıda dolap, çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Eskiden kâğıt olarak saklanan tüm dokümanlar, bilgisayar ortamında basit ve kolay bir şekilde dosyalanabilmektedir.