BELGE YÖNETİMİ

Belge Yönetimi

Belge yönetimi, belgenin oluşma ve takip eden aşamalardaki işlemlerin kontrol altına alınması, belli bir sistemi içerisinde sağlıklı bir şekilde işlemesini sağlamanın yoludur.

Belge

İş etkinlikleri sırasında kurum tarafından üretilen ya da sağlanan doküman araçlarıdır.
Ya da örgütsel işlemler için gerekli olan ve tekrar üretilebilen enformasyon aracıdır.

4 Farklı Belge Türünden Bahsedilebilir:

Yazışmalar

Yazışmalarda yazının hazırlanması, dağıtımı ve kullanımı, kaydı, dosya ve arşivleme ile ilgili işlemler ve bütün bir sürecin zaman-maliyet-emek verimliliğini sağlamak amaçlanır.
Bu amaçla kullanılacak tekniği belirlemek ve gerekiyorsa geliştirmek de yazışmalarla ilgili belge yönetiminin başarısını artıracaktır.

Formlar

Önceden hazırlanmış ve içerisinde bazı sorular ve cevaplandırılması için boşluklar bırakılan yöntemde çoğu zaman karar verme ve işlemi tamamlamaya yarayan belgelerdir. Form yönetiminde en önemli husus standardizasyonun sağlanmasıdır.

Talimatlar

Örgüt içi ilişkilerde emir konuta zincirindekullanılan talimatlar, yazılı belgelerdir. Yöneticiler bazı durumlarda astlarına iletmek isterikleri emirleri talimatlarla iletirler.

Sözlü iletildiğinde yapılan işlerde yaşanacak olumsuzluklarda sorumlu veya sorumluların belirlenmesi mümkün olmayacağından genellikle yazılı talep edilmelidir.

Raporlar

Genellikle örgüt yönetiminin çeşitli kademelerinde alınacak kararlar için gereklidir.
Raporlar herhangi bir konu ile ilgili hazırlanmış, karar vermeye yetecek detaylı bilgiler içerir. Raporların yönetime zamanında ve iyi hazırlanmış bir şekilde ulaşması örgüt için önemli bazı kararların alınabilmesini olanaklı kılar.

Belgenin Yaşam Döngüsü

Belge yönetimi disiplini, belgelerin bir canlı gibi değişik evreleri olan bir yaşam döngüsüne sahip olduğunu kabul etmektedir. Belgelerin üretimiyle başlayan ve uzun bir müddet arşivlenmek amacıyla yeniden düzenlenmesiyle nihayetlenen bu sürece, “belgenin yaşam evresi” ya da “belgenin yaşam döngüsü” denir

Belge Yönetimi

Belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır.

Kurumlarda Belge Yönetimi

Kurumlarda belge yönetimi, kurumsal hiyerarşi ve bu hiyerarşi içerisindeki yönetim birimleri ile yakın bir ilişki içerisindedir.
Belge yönetimi organizasyonun tamamı tarafından kullanılan bir programdır.
Belge yönetimi sırasında kurumlardaki tüm birimler birbirleriyle iletişim halindedir ve birbirlerinden bağımsız hareket etmemektedirler.

Kurumlarda Belge Yönetimi

Belge Yönetiminin Yararları

• Karar verme için veri ve bilgi sağlama,
• Yasal destek ve yasal belge sağlama,
• Kırtasiyeciliği önleme ve maliyeti azaltma,
• Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama,
• Kurumsal verimliliği arttırma,Değerli dosyaları koruma
• Gereksiz belgelerin üretimini önleme,
• Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
• Tarihsel araştırmalara kaynak olma,
• Kurumun tarihini koruma, örgüsel hafıza oluşturma,
• Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma.

Belge Yönetiminin Amacı

• Ne zaman ve nerede gereksinim duyulursa duyulsun bilgiye tam ve doğru bir biçimde ulaşmak,
• Bilgiyi en düşük maliyetle sağlamak
• Depolanacağı yer ve kaydedileceği donanımı da içerecek şekilde belgelerin üretilmesi saklanması erişimi, arşivlere devri ve düzenlenmesi işlemlerine ilişkin en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak
• Belgelerin denetimi için etkili ilkeler tasarlamak ve bu ilkeleri uygulamaya
  koymak
• Belge yönetimini oluşturan her evrenin gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesin için etkili yöntemler belirlemek
• Çalışanları en etkili tekniklerle belge kullanımı ve denetim konusunda eğitmek

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ

Belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, işlenmesi, depolanması ve erişimi anlamına gelmektedir. Elektronik Belge Yönetimi EBYS Hakkında Detaylı Bilgi İçin Tıklayınız.

Kaynak