Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

İçindekiler

• Belge
• Belge türleri
• Belge yönetimi ve unsurları
• Belge yönetim disiplini ve özellikleri
• Belge yönetim sistemi
• Belge yönetim programı
• Belgenin yaşam döngüsü
• Belge üretimi
• Belge kullanılması, depolanması ve erişimi
• Belge değerlendirme
• Belge devri
• Arşivlerde belge düzenleme
• Belge envanter çalışması ve saklama planları
• Belgelerin muhafaza edilmesi

 

Belge Nedir?

Belge bulunduğu ortama ve türüne bakılmaksızın kurum içindeki her türlü iletişim ağıyla akan bilgidir. Belge kavramı bilgi teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak kavram ve yapı olarak doğal bir değişime ulaşmıştır.

Bilgiyi yazıya döken birincil araçlar taş tabletler iken, belgeler taşlardan oluşuyordu. Kağıt ve mürekkebin icadıyla, kağıt ortaya çıktı. Günümüzde ise elektronik iletişim araçlarının icadı ve bilgi teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak belgeler elektronik ortamda yeni bir boyut kazandılar

Belge Yönetimi

Belge, organizasyonların sahip oldukları kurumsal bilginin kaynağıdır ve kurumların nelere sahip olduklarının farkında olmalarını sağlar.

Neyin nasıl yapılmış olduğunu bilmek, başarı ve başarısızlıklardan ders çıkarmak, mevcut bilgilerden yararlanmak belge yönetiminin temel hedeflerindendir. Dolayısıyla kurum ve kuruluşların ürünleri olan belgelerin yönetimi için bir sistem oluşturmak zorunluluğu da kendiliğinden ortaya çıkmaktadır.

Belge yönetimi, 1934 yılından beri bir disiplin olarak varlığından söz edilmeye; 1990’larda ise uluslararası nitelik kazanmaya ya da uluslararası düzeyde tartışılmaya başlanan, kurum ve kuruluşlarda verimliliği artırmaya, kurumsal bilgileri yönetmeye yönelik bir yaklaşım olarak gelişmeler göstermektedir.

Özellikle 1990’dan itibaren devletlerin yönettiği ekonominin ve komünizmin çöküşü; demokrasi ve serbest girişimin zaferi, özgürlükçü kamu yönetiminin doğası gereği fikirlerde ve enformasyonda açıklığın artması, kurumların kendine özgü bilgileri barındıran belgelerini iyi yönetmesini gerektiriyordu. Bunlar belge yönetiminin gelişmesinde en önemli belirleyiciler oldu.

1990’larda işletmelerde güçlü ve hızlı büyüme, Avrupa’da serbest ticaret antlaşmaları ile gerçekleşen büyük ekonomik entegrasyonlar ve küreselleşme, enformasyon teknolojileri ile ilişkili olarak internetteki patlamalar uluslararası belge yönetiminin gelişmesinde ikinci anahtar oldu.

Hiç kuşkusuz ki, belge yönetiminde önemli gelişmelere neden olan başka gelişmeler de vardı. Bu nedenlerin başında intranet, internet ve elektronik ortamlar geliyordu.

Kurumsal bilgi kaynağı olarak belge ile intranetin ve internetin (elektronik imzanın yasallaşması önemli bir etkendir) bir araya gelmesiyle belge yönetim kavramının şimdi olduğundan daha fazla bir değer olduğu fark edildi. İntranet ve internete dayalı belge sistemlerini tanımlamak için “elektronik belge yönetimi” kavramının kullanılmaya başlanması “belge yönetimi” yaklaşımına yeni bir boyut kazandırdı.

Belge Yönetiminin Tarihsel Gelişimi

20. Yüzyıl’ın ikinci yarısından itibaren bilgi teknolojilerinde meydana gelen hızlı ilerleme ve gelişme her meslek sahasında olduğu gibi belge yönetimi alanında da ciddi bir değişime ve dönüşüme neden olmuştur. İlerlemenin gereği olarak bu değişime ayak uydurmak mesleki gelecek açısından çok önemlidir.

Belge yöneticileri; işlerini daha etkili ve yeterli yapabilmelerine olanak sağlayan bilgi teknolojilerini iyi anlama ve gereklilikleri açısından kendilerini yetiştirmek durumundadır. Bilgi teknolojileri, kağıt belge dışında yönetilmesi gereken belge türlerinin oluşmasına yol açmıştır.

Kağıt belge etrafında şekillenen geleneksel belge yönetimi bu yeni durumla birlikte, yeni yaklaşımlar ve çözümler ortaya koymak durumunda kalmıştır. Yeni belge türü olarak elektronik belgelerin yönetilmesinde, kağıt belgelerin yönetiminde uygulanan yöntemlerde aynı şekilde uygulanabilmektedir.

Ancak özellikle saklama ve yaşam süreçleri konusunda elektronik belgeler farklılık göstermektedir. Bu bağlamda bir elektronik belge aynı anda farklı yaşam süreçlerinde bulunabilmektedir. Yani elektronik bir belge aynı anda aktif ve yarı aktif olabilmektedir. Elektronik belgeler yönetilirken bu durum göz önünde bulundurulmalıdır.

Çünkü önemli bir belge yanlış bir yaşam sürecinin tercihi sebebiyle ulaşılmaz hatta değersiz bir belge haline gelebilmektedir. Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerin beraberinde getirdiği bu ve benzeri sorunlar mesleki değişimi kaçınılmaz hale getirmiştir

Belge Yönetimi Unsurları

• Elektronik belge yönetim programı için gerekli olan unsurları belirlemek.
• Elektronik belge kayıt sistemi içerisinde bütün belgeleri kayıt altına alan belge envanteri oluşturmak. Yararlılığını en üst düzeye çıkaracak şekilde elektronik dosyaları düzenlemek.
• Elektronik bilgi muhafazası konusunda gerekli güvenlik önlemlerini oluşturmak ve uygulamak.
• Devlet belleğinin (kurumsal belgelerinin) standart ve güvenli bir biçimde muhafaza edilmesi için ulusal arşivle sürekli olarak birlikte çalışmak ve işbirliği içinde bulunmak.
•  
• Gerekli girişimleri tamamlayarak kuruluşun belge saklama planını oluşturmak.
• Süresi dolan elektronik belgelerin imha edilmesi konusunda saklama planında belirlenen ilkeleri uygulamak ve elektronik kaynakların daha verimli olarak kullanılmasını sağlamak.

 

Belgenin Karakteristik Yapısına Göre Tür Tespiti

Belgeler hangi sahada türlere ayrılırsa ayrılsın, bunun en önemli gerekçesi, bilgi kullanıcılarının aradıkları belgeye kısa zamanda erişmelerini mümkün kılacak konu, yer ve şahıs adı başlıkları dışında farklı kapılar açabilmektir. Bundan dolayı tür tespit edilirken hem araştırmacı hem de arşivci için kullanışlı erişim kanalları oluşturacak başlıkların belirlenmesi amaçlanmalıdır.

Sunum formatı bağlamında 3 temel gruba ayrılır. Bunlar;

• Yazılı belgeler
• Basılı belgeler
• Manyetik ve optik belgeler

 

           1-Yazılı belgeler

El ya da daktilo yazıcı gibi yazım araçları tarafından yazılan belgelerdir. Kuruluşlarda üretilen yazışmalar, raporlar veya formlar bu tip belge türüne örnek olarak gösterilir.

 

           2- Basılı belgeler

Yazılı belgelerin fotokopi, mikrografi veya matbaa gibi çoğaltım araçları tarafından çoğaltılması ile oluşturulan belgelerdir. Resimler, dergiler, fotoğraflar, broşürler veya basılı raporlar bu tür belge türlerindendir.

 

        3- Manyetik ve optik belgeler

Manyetik ve optik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan, yine bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve saklanan belgelerdir. Mikroformların bütün türleri, bilgisayar üzerinde kayıtlı veriler, harici diskler, CD, DVD gibi optik teknolojiler üzerinde bulunan belge türleri bu türe örnek olarak gösterilebilir.

 

Belge Türleri

Nitelikleri bakımından belge türleri dört gruba ayrılır.

Bunlar;

• Resmi belgeler
• Mali, belgeler
• Gizli belgeler
• Kıymetli belgeler

 

1. Resmi belgeler

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından üretilen ve/veya özel ve tüzel kişiler tarafından yapılan bir faaliyetin belgeleri olarak kamu kuruluşlarına gönderilen, üretim ve kullanım koşulları kamu idaresi tarafından belirlenmiş resmi yazılardır.

 

2. Mali Belgeler

Kurumların mali yükümlülüklerini yerine getirmek için ürettiği belgelerdir. Bu tür belgeler alım satım, ödeme, maaş işlemleri gibi finansal aktiviteler sonucunda üretilirler. Makbuz, fatura, irsaliye gibi ilerde yapılacak olan denetlemeler için yasal dayanak olabilecek bu belgeler kurumların sahip olduğu önemli belge türlerinden biridir.

3. Gizli belgeler

Yapılan faaliyeti hassasiyeti nedeniyle belgeyi üreten ve alan birey, birim ya da kurum temelinde sınırlı erişim ve kullanım özelliğine sahip olan belgelerdir. Genellikle bu tür belgelerin erişim ve yararlanma kuralları bağlamında gizlilik ölçütü kurum tarafından ortaya konur.

      4.Kıymetli belgeler

Önemli faaliyetler sonucunda üretilen ve kurum için önemli bilgiler içeren belge türüdür. Bu tür belgeler zaman zaman ilk üç belge türünün özelliklerine de sahip olabilmektedir. Teminat mektupları, ticari anlaşmalar, ihale belgeleri gibi normal belgelerde bulunmayan önemli özelliklere sahip olan belgeler, bu türe örnek olarak gösterilebilir.

 

Taşıdıkları Değer Açısından Belgeler

Bunlar;

• İdari değer
• Mali değer
• Yasal değer
• Araştırma değeri
• Arşivsel değer
•  

1. İdari değer:

Kurumların, günlük işlemleri sırasında gereksinim duydukları belgelerdir. Kurumsal işlemlerin sürdürülmesi sırasında sürekli olarak yararlanılan bu belgeler, üretim amaçlarını tamamlamadıkları ya da işlevlerini sürdürdükleri sürece yönetsel değere sahip olmaya devam edeceklerdir. Gelecekte tekrar ele alınabilecek ve kullanılabilecek bilgiler içermeleri nedeniyle, söz konusu belgeler kurumsal faaliyetler için oldukça gerekli kaynaklardır.

2. Mali değer:

Kurumların mali yükümlülüklerini yerine getirmek için ürettiği belgelerdir. Bu tür belgeler alım-satım, ödeme, maaş işlemleri gibi finansal aktiviteler sonucunda üretilirler. Makbuz, fatura, irsaliye gibi ileride yapılacak olan denetlemeler için yasal dayanak olabilecek bu belgeler, kurumların sahip olduğu önemli belge türlerinden biridir.

2. Yasal değer:

Kurumlarda yürütülmekte olan bazı faaliyetler ve hizmetler, ayrıntılı bir yasal bir düzenleme çerçevesi içinde sürdürülür. Bu tür belgeler, söz konusu düzenlemelerin öngördüğü ilkelerle yönetilir ve saklanırlar. Üretim, kullanım, dağıtım ve koruma işlemleri yasal düzenlemelerle ortaya konan bu tür belgeler, aynı zamanda yasal bir değere de sahiptir.

3. Araştırma değeri:

Sosyo-ekonomik, kültürel, tarihi ya da herhangi bir nedende çeşitli araştırmalara konu olabilecek belgeler, araştırma değeri olan belgelerdir. Güncelliğini yitiren ve arşivlere devredilen belgelerin büyük bir çoğunluğu mali, hukuki ve yönetsel değerleri azalırken, araştırma değerleri artar.

4. Arşivsel değer:

Arşivsel değer yukarıda ifade edilmeye çalışılan değer yargılarının bütününü kapsayan daha geniş bir ölçüttür. Genel olarak belgeler yönetsel, yasal, kültürel, sosyo-ekonomik, politik ve tarihi değerlerden biri ya da birkaçına birden sahip olabilmektedir.

Bu değerlerin biri ya da birkaçına sahip olan belgeler aynı zamanda arşivsel değere de sahip olur. Bununla birlikte bu değer ölçütü aynı zamanda güncelliğini kaybettikten sonra çeşitli nedenlerle arşivlerde saklanması gereken belgelerin sahip olduğu değeri ifade etmek için de kullanılmaktadır.

Belge Yönetimi Disiplini

Belge yönetimi, 1934 yılından beri bir disiplin olarak varlığından söz edilmeye; 1990’larda ise uluslararası nitelik kazanmaya ya da uluslararası düzeyde tartışılmaya başlanan, kurum ve kuruluşlarda verimliliği artırmaya, kurumsal bilgileri yönetmeye yönelik bir yaklaşım olarak gelişmeler göstermektedir.

 

Belge Yönetim Disiplininin Özellikleri

1. Kurum ve kuruluşların düzenli, etkili ve güvenli bir iletişim platformu üzerinde haberleşmesini sağlamak
2. Kurumsal hizmetlerin resmi düzenlemeler uygun bir biçimde sunulmasını sağlamak
3. Kurumsal politikaları, kararları ve faaliyetleri belgelemek
4. Kurum ve kuruluşların düzenli, etkili ve güvenli bir iletişim platformu üzerinde haberleşmesini sağlamak
5. Kurumsal hizmetlerin resmi düzenlemeler uygun bir biçimde sunulmasını sağlamak
6. Kurumsal politikaları, kararları ve faaliyetleri belgelemek

 

Belge Yönetimi Disiplininin Kurumlara Sağladığı Katkılar

• İçeriden veya dışarıdan, zamanlı, doğru ve tam bilgi/belgeyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamak, gerekli yerlere dengeli ve adil biçimde dağıtmak-iletmek ve kurumsal faaliyetlerin etkin bir biçimde işlemesine katkıda bulunmak,
• Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dahilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konması sağlamak.
• Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetini azaltmak,
• Gerek özel, gerekse kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin daha düzenli, ekonomik ve etkili bir biçimde sürdürülmesini sağlayarak, müşterilerin ya da vatandaşların daha nitelikli hizmet almasını sağlamaktır.

Belge Yönetim Sistemi

 

Belge yönetimi yaklaşımına doğrudan ya da dolaylı olarak konu olan her türlü ilke ve uygulamanın uyumlu ve dengeli bir biçimde işletildiği geniş bir mimaridir.

 

Kurumlarda belgelerin üretimi, üretim öncesi tasarım, dağıtım, dosyalama, kullanım, kopyalama, çoğaltım, geleneksel veya elektronik araçlar aracılığıyla postalama, saklama, koruma, bakım, değerlendirme, ayıklama, imha, transfer, sınıflama ve düzenleme gibi pek çok konu belge yönetimi sisteminin içeriğini oluşturmaktadır.

 

Aynı zamanda söz konusu sistemde belge yönetimi program ve ilkeleri ile belgesel işlem metodolojileri, personel, çalışma ve depolama yerleri, bilgisayar-iletişim sistem ve teknolojileri, bütçe, yasal düzenlemeler, standartlar gibi her türlü işletme unsuru da yer almaktadır.

 

Ulusal Belge Yönetim Sistemleri

Ülkenin belge yönetim politikasını belirleyen kurumlar tarafından oluşturulur. Bu kurumlar, genellikle ulusal arşivler ya da belgesel işlemlere yönelik politikalar oluşturan kuruluşlardır. Ulusal belge yönetimi sistemleri, belgesel işlemleri standartlaştırmak, veri paylaşımını düzenlemek, bürokrasiyi azaltmak ve kurumsal hizmetleri basitleştirerek verimliliği artırmak gibi pek çok avantaj sağlarlar. Ulusal bir belge yönetimi sisteminin rol ve sorumluluklarını şu şekilde sıralamak mümkündür.

 

• Ulusal arşiv tarafından belirlenen belge yönetimi programına uygun olarak merkezi bir kontrol ve yönlendirme ortamı sağlama.
• Her türlü kurumsal bilginin üretimi, elde edilmesi, kullanımı, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi ve arşivlerde düzenlenmesi işlemini sistematik bir biçimde kontrol etmek için kuruluşlara ve talepte bulunan her türlü kuruma danışma ve destek hiizmeti kurmak

 

• Kuruluşların bilgi ve belge kaynaklarını ulusal belge yönetimi programına uygun olarak yönetip yönetmediğini denetleyecek bir denetim mekanizmasına sahip olmak,
• Belge yönetimi ilke ve uygulamaları konusunda yeni düzenlemelere, stratejilere ve politikalara sistem içinde yer vermek,
• Bilgi yönetimi, resimleme ve mikrografi sistemleri, envanter tabloları, saklama planları gibi belgesel işlemler konusunda ele alınması gereken bütün unsurları içermek,

 

• Üretimlerinden arşivlerde depolanmasına kadar geçen her evrede belgelerin kullanıma sunulması, depolanması, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi veya devredilmesine yönelik her türlü işleme rehberlik etmek, söz konusu işlemlerin mümkün olan en düşük maliyet ve en yüksek performansla gerçekleşmesini sağlamak.

 

Belge Sistemlerinde Yaşanabilecek Sorunlar ve Belirtileri

1. Yönetim Sorunları:

• Belgelerin yönetimi için gerekli olan her bir unsuru içerecek açık bir planın olamaması
• Belgelerin alıkonması veya imha edilmesi ile ilgili bir planın olmaması
• Çalışanları denetlemek ve değerlendirmek için standartların olmaması

 

2. İnsan Sorunları:

Belgelerin önemi konusunda bilinç eksikliği

Belgelerin biriktirilmesi-işlerin ertelenmesi

       Belge depolaması, erişimi ve aynı zamanda dosya düzenleme yöntemi konularında çalışanların bili eksikliği

3. Dosyalama İşlemlerinde Verimsizlik:

.Etiketlenen çekmece ve klasörlerin fazla doldurulması ya da boş bırakılması

Belgelerin güvenliği- korunması için alınması gereken önlem eksikliği

Yanlış dosyalama ve yavaş erişim

Belgelerin dosyalarından yetkisiz bir biçimde çıkarılması ve yerleştirilmesi

 4-Kötü Araç Gereçlerin Tercih Edilmesi ve Donanımın Verimsiz Kullanılması

• Araç-gereç standartlarının olmaması
• Yangına dayanıklı malzemelerin kullanılmaması
• Önerilmeyen belge depolama gereçlerinin tercih edilmesi
• Otomasyon sistemlerinin yokluğu ya da yanlış sistemlerin tercih edilmesi

5-  Depolama Yerinin Verimsiz Kullanılması

• Kalabalık çalışma koşulları
• Depolama alanının kötü planlanmış olması
• Belgelerin mikro ortamlara aktarılmaması ya da yetersiz kullanılması
• Manyetik gereçlerin kullanılması ya da hatalı kullanılması

6-  Yüksek Belge Maliyeti

• Sorunlar nedeniyle oluşan maliyet

BELGE YÖNETİMİ PROGRAMI

Belge yönetimi programı, belge yönetimi disiplininin öngördüğü kurallar doğrultusunda oluşturulan ve belgesel işlemlerin daha etkin ve ekonomik olarak sürdürülmesi konusunda ilke ve uygulamalar içeren plandır.

Her organizasyonda, kurumsal faaliyetlerin doğal sonucu olarak ortaya çıkan belgelerin, kontrol altına alınabilmeleri için yönetilmeleri gerekir. Kontrolsüz olarak çoğalan belgeler, kullanışsız bilgi yığınlarını oluşturur. Bir karar mekanizması için bu yığınların çok da önemi yoktur.

Çeşitli uygulama örnekleri bazı belediyeler ve özel işletmelerde görülen belge yönetimi, özellikle kurumsal bilgi kaynaklarının önemini bir kez daha gündeme getiren “Bilgi Edinme Kanunu” ve “Elektronik İmza Kanunu” gibi mevzuatla birlikte yeni bir döneme girmiştir. E-devlet programı uygulamalarının da belge yönetimi çalışmalarını hızlandırdığı görülmektedir.

Önceleri örgüt içi taleplerin karşılanması için bir zorunluluk olan belge yönetiminin, artık dış kaynaklı kullanıcıların bilgi talepleri için de gerekli bir uygulama olduğu düşünülmelidir. Çünkü bilgi ve belge taleplerinin karşılanabilmesi için kurumsal bilgi kaynaklarına erişim sağlayacak bir belge yönetimi programının kurulması kaçınılmaz olmuştur.

Belge yönetim programları amaç ve kapsamı

• Ne zaman ve nerede gereksinim duyulursa duyulsun bilgiye zamanında tam ve doğru biçimde ulaşmak
• Bilgiyi en düşük maliyetle sağlamak
• Depolanacağı yer ve kaydedileceği donanımı da içerecek şekilde belgelerin üretilmesi, saklanması, erişimi, arşivlere devri ve düzenlenmesi işlemlerine ilişkin en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak.
• Belgelerin denetim için etkili ilkeler tasarlamak ve bu ilkeleri uygulamaya koymak
• Belge yönetimini oluşturan her evrenin gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için etkili yöntemler belirlemek
• Çalışanları en etkili tekniklerle belge kullanımı ve denetim konusunda eğitmek
•  

Belge Yönetim Programının Özellikleri

• Ulusal arşiv tarafından belirlenen belge yönetimi programına uygun olarak merkezi bir kontrol ve yönlendirme ortamı sağlama,
• Her türlü kurumsal bilginin üretimi, elde edilmesi, kullanımı, erişimi, ayıklanması, imha edilmesi ve arşivlerde düzenlenmesi işlemlerini sistematik bir biçimde kontrol etmek için kuruluşlara ve talepte bulunan her türlü kuruma danışma ve destek hizmeti sunmak,
• Kuruluşların bilgi ve belge kaynaklarını ulusal belge yönetimi programına uygun olarak yönetip yönetmediğini denetleyecek bir denetim mekanizmasına sahip olmak, 
• Belge yönetimi ilke ve uygulamaları konusunda yeni düzenlemelere, stratejilere ve politikalara sistem içinde yer vermek,
• Bilgi yönetimi, resimleme ve mikrografi sistemleri, envanter tabloları, saklama planları gibi belgesel işlemler konusunda ele alınması gereken bütün unsurları içermek,
• Kurumsal değerlerin korunması ve sürekliliği tehlikeye girebilir.
• Kritik değerde bilgi taşıyan belgelerin kaybı, yürütülen çalışmaları sekteye uğratabilir.
• Müşteri, vatandaş ya da daha geniş toplumsal kesimlerin bilgi erişim vb. hakları kullanılamayabilir.

Belge Yönetim Programlarında Yaşam Döngüsü

Belge yönetimi ve kurumsal işlemler sırasında üretilen veya dışarıdan alınan belgeleri kontrol altına alarak dağıtımını gerçekleştirmek, dosyalamak, erişimini sağlamak ve imha etmek için organizasyonların gereksinim duyduğu bir yönetim sistemidir.

Arşivciler insanlar gibi belgelerin de değişik evreleri olan bir yaşam sürecine/döngüsüne sahip olduklarını düşünmektedirler. Bu yaşam döngüsü üretim, kullanım, değerlendirme-depolama ve düzenleme şeklinde 4 evreden oluşmaktadır.

Ayrıca arşivler istenilen belgeye yaşam döngüsünün her evresinde ulaşabileceğini de düşünürler. Belge yönetiminin en önemli unsurlarından olan yazışmaların, sözü edilen bu döngü içindeki her bir evrede kontrol altında tutulması ile üretim, dolaşım, dosyalama, ve erişim faaliyetlerinde oluşan gereksiz işlemler azaltılmakta veya yok edilmektedir.

Yaşam döngüsü görüşü, ilk olarak 1930’larda Amerika Birleşik Devletleri’nde geliştirilmiştir. Bu görüş şu fikre dayanmaktadır: ‘’kaydedilmiş bilgilerin de aynen bir biyolojik organizmada olduğu gibi bir hayatı vardır ve bu doğum (üretim), yaşam (saklama ve kullanım) ve ölümü (son düzenlenme) ifade etmektedir.’’(Penn) Bütün  bu belge gruplarında olduğu gibi yazışmalar da güncel oldukları ve güncelliklerini yitirdikleri dönemler şeklinde iki farklı kategori altına altında incelenmektedir.

Her belgeye kurumsal bir faaliyeti gerçekleştirmek amacıyla üretilir. Kurumda yapılan herhangi bir faaliyetin sona ermesi ile birlikte o faaliyeti ilgilendiren belgeler güncelliklerini yitirirler ve potansiyel arşiv belgesi ya da güncel olmayan belge olarak değerlendirilirler.

Belge yönetimi programları “yaşam döngüsü” yaklaşımına dayanmaktadır. Bu yaklaşım belgelerin canlı organizmalar gibi doğduğu, belirli bir süre yaşadığı ve bu sürenin sonunda kullanım değerlerinin ortadan kalkmasıyla imha edilmeleri gerektiğine dayanmaktadır. Yaşam döngüsü yaklaşımının uygulanmasına dönük iki farklı eğilim söz konusudur

Daha çok Kuzey Amerika’da benimsenen ikinci yaklaşımda ise belgeler üretim (creation), sağlama (capture), depolama (storage), kullanım (use), ayıklama (disposition)’dan oluşan beş aşamada ele alınmaktadırlar. Günümüzde ikinci yaklaşımın daha geniş kullanım alanı bulduğuna değinilmektedir.

Daha çok İngiltere kökenli olan ilk yaklaşımda belgeler yaşam döngüsünde üç aşamada tanımlanmaktadırlar. Bunlar sırasıyla güncel dönem (current stage), yarı güncel dönem (semi-currnet period) ve güncel olmayan dönemdir (non-current stage).

 

Yaşam Döngüsünü Belirleyen Koşullar

• Kurum bütününde belge yönetimi çalışmalarına yönelik politikalar ve standartların oluşturulması,
• Belge yönetimi sistemlerinin tasarımı ve uygulanması,
• Belge yönetimi ile ilgili personelin bilgilendirilmesi ve eğitimi ,
• Ayrıca kurumun boyutları çerçevesinde çoğunlukla ofis ortamlarında yürütülmesi gereken temel belge yönetim uygulamaları konusunda ilgili kişilerin aşağıdaki çalışmaları yürütmeleri beklenmektedir.
• Günlük olarak belgelerin depolanması, alınması, ayıklanması,
• Depolanan belgelere erişim ilkelerinin belirlenmesi,
• Birimlere yürüttükleri belge işlemlerine yönelik katkı sağlama,
• Kurumsal ya da merkezi belge yönetim sistemlerinin performansının
• Değerlendirilmesi.
•  

Belgenin yaşam döngüsü aşamaları:

• Üretim (Creation):Belgelerin oluşturulması ya da başka birimlerden belgelerin sağlanması
• Dağıtım(Distribution): Belgeler kim ya da kimlere gönderilecek. İç ve dış kullanıcılar
• Kullanıcı (Use): Karar verme, Danışma, incelemeler, Yasal Gereklilikler
• Süreklilik (Maintenance): Depolama, Erişim, Koruma
• Ayıklama (Disposition): Transfer, Alıkoyma, ya da imha

 

Belge Üretimi

Bir kurum veya kuruluşun işlemleri sonucu oluşacak belgelerin istenilen nitelikte ve nicelikte, istenilen zamanda ve mümkün olan en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.

Belge Kullanımı

Belge kullanım amaçları üretim amaçları ile aynıdır. Bu aşama aynı zamanda belgelerin içerdikleri bilginin güncel olduğu dönemi de kapsar. Belgelerin kurumlar içerisinde aktif kullanıcıları ,kurumda bilgiye gereksinim duyan herkes olabilir. Belge kullanıcıları aşağıdaki profilleri yansıtırlar:

   Belgelerin Dosyalanması

Uygun bir dosya yapısı, değerli ve kalıcı belgelerin geçici olanlardan ayrılmasına olanak tanır ve bu durum belge değerlendirme ve diğer arşivsel faaliyetleri kolaylaştırır. Belgelerin kurumsal işlemlerini ve birbiriyle olan ilişkilerini tam olarak gösteren uygun bir dosyalama sistemi, gereksizlerden arındırılmış daha nitelikli belgeyi kaynağı oluşturma ve hizmeti sunma için gereklidir.

• Dosyalar üç tür dosya düzenleme yöntemine göre düzenlenir.
• Kişi, yer veya konu adı gibi çeşitli niteleme bilgileri ile alfabetik olarak,
• Sosyal güvenlik numarası, proje numarası veya tarih gibi sayısal bilgiler ışığında nümerik olarak,
• Harf ve numaraların kombinasyonu ile Alfa-nümerik olarak.
• Kendi denetim içerisindeki uygulamaları incelemek isteyen idari birimler
• Belge işlemlerini yürüten personel
• Kurumsal uygulama ve planları incelemek isteyen kurum içi personel
• Kurum dışında herhangi bir konuda araştırma inceleme ya da denetleme işlemini gerçekleştirmek için gelen kişiler

Belge Erişimi

Erişim aracı, ‘’herhangi bir belge merkezi veya arşivde, istenilen bilgi ve belgelerin kullanıcılar tarafından kolayca bulunması, belgeleri tanımlayan, yayınlanmış ve yayınlanmamış dokümanlardır’’

Erişim aracının türü bakımından bilgi ve belgelere erişme üç değişik yöntemini gerçekleştiğini belirtmektedir;

1.  El yordamıyla: Kayıtlı bilgiye yada depolanmış belgelere erişilmesidir.
2. Mekanik biçimde: bilgi veya belgelere çeşitli makineler aracılığıyla erişilmesi yöntemidir. Örneğin aranan belgenin hareketli dosyalar aracılığıyla doğru raflardan alınarak sağlanmasıdır.
3. Elektronik biçimde: Örneğin bilgisayar üzerinde kayıtlı bilgi/belgelere erişim bu yöntem aracılığıyla gerçekleştirilir. Bu yöntemde fiziksel olarak belgeler bulunduğu yerden çıkarılmaz. Erişim ve kullanım, bütünüyle elektronik kayıt ortamı aracılığıyla yapılır.

Belge Değerlendirme

Belgelerin değerlendirilmesi çeşitli yöntemler kullanılarak yapılabilir belge değerlendirme formlarının kullanımı yaygın olmakla birlikte anket de değerlendirme işlemlerinde kullanılabilir. Belge değerlendirme formlarının geliştirilmesi belge yönetimi içerisinde bir uygulama projesi olarak düşünülmelidir. Böyle projenin başlangıç aşamasında planlama oluşturur. Planlama aşaması aşağıda sıralayacağımız unsurlara bağlıdır:

• Üst yönetimden alınacak izin ve desteğin sağlanması.
• Belge işlemlerini yürüten tüm düzeydeki personelin kooperatif çalışması
• Yönetim ile gerçekleştirilecek sağlıklı bir iletişimi
• Değerlendirme formlarının tasarımı, kullanılanların yenilenmesi ya da geliştirilmesi
• Bu araştırmaları kimlerin yapacağını saptanması
• Gereksinim duyulan kaynakların sağlanması

Aktif Ya Da Güncel Belgeler

Belgeler kurumun günlük işleri için gereklidir. Genellikle bir aydan üç ya da daha fazla kullanılan belge serileri bu kapsamda değerlendirilir. Bu belgeler ofis birimlerinde, genellikle üretildiği ya da sağlandığı ofislerde kolayca erişilebilir noktalarda bulundurulmalıdır.

Yarı Aktif Belgeler

Günlük işlerde kullanılmayan ancak birim ya da kurumun için yasal, idari, mali, tarihi değerlerinden ötürü bulundurulması gereken belgeler de bu kapsamdadır. Genellikle 15 yıldan daha önce üretilen ve saklanması gerekli belgeler bu kapsamda değerlendirilir. Bu belgeler ofislerde değil ama ofislere yakın daha az masraflı geniş depolama imkanı sağlanarak depolarda saklanmalıdır.

Arşiv Belgeleri

Sürekli ya da diğer bir ifade ile tarihi bir değere sahip olan bu belge türü, uzun süreli veya sürekli olarak saklanır.

Arşivler çok çeşitli kullanım amacı için hizmet verirler: halkla ilişkileri sağlarlar; tarihsel olaylara ışık tutarlar; finansal, yasal, kişisel, ürün temelli veya araştırma bilgileri sağlarlar; politik direktifler sağlarlar. Arşiv belgeleri de genel olarak site dışında bulunan daha ucuz depolarda muhafaza edilmelidir.

Belge Devri

Yaşam döngüsünün dördüncü evresini belge devri oluşturmaktadır. Belli periyodik dönemler içerisinde birim ve/veya kurum arşivinde saklanan bütün belgeler, saklama planları iile ortaya konan ilkeler doğrultusunda gözden geçirilirler. Gözden geçirme işlemi güncelleştirme olarak da bilinmektedir.

Saklama planlarında belgelerin kaç ay/gün muhafaza edileceği ve bu süre sonrasında ne tür bir işleme tabi tutulacağı belirtilmektedir. Saklama süreleri sonunda yeniden değerlendirilmesi gereken belgeler kurumun ayıklama-imha komisyonu tarafından yeniden değerlendirilir.

İşlem süreci sona ermiş, fakat hukuki, mali ya da tarihi nedenlerden dolayı saklanması gereken belgeler, süresi dolan diğer belgelerle birlikte birim/kurum arşivinden belge merkezlerine; genel arşivlere ya da  ulusal arşive nakledilir.

Ancak yönetsel kültürel, yasal, araştırma ya da herhangi bir değeri kalmayan belgeler imha işlemlerinin öngördüğü ilkeler doğrultusunda ve kurum bünyesinde imha edilir.

Belge devri, daha önceden hazırlanan belge saklama planına uygun olarak gerçekleştirilir. Belgelerin saklama sürelerini uzatmak ya da bunları arşivlere devretmek, aynı zamanda bunların aktif olup olmadığına karar vermektir.

Belgelerin ne zaman ve nasıl devredileceğine neden olan etkenler şu şekilde sıralanabilir:

1. Aktif belgeler için kullanılacak yerin kalmaması.
2. Daha fazla depolama yerinin ve daha fazla ofis alanının neden olduğu maddi yükün artması ve dolayısıyla site dışında uygun bir yerin ya da daha ucuz bir depolama alanının tercih edilmesi.
3. Muhafaza edilen belgelere duyulan ihtiyacın sürekli olmaması.
4. Devir sonrasında iş yükünün  hafiflemesi ve daha fazla çalışma süresine sahip olması.
5. Belgelerin saklama sürelerinin dolması.( örneğin kontratların sürelerinin dolması ya da yasal düzenlemelerin yenilerinin oluşturulması.)

Devir evresinde yapılması gereken faaliyetler, birim ya da kurum arşivlerinde artan belge miktarını düşürmek ve verilmekte olan hizmeti etkinleştirmek açısından önemlidir; ancak bu evrede yapılan işlemlerin geri dönüşü olmayacak kayıplara neden olabileceği de göz ardı edilmemelidir.

Arşivlerde Belge Düzenleme

Belgelerin yaşam döngüsü içinde yer alan son evre düzenleme evresidir. Yarı güncel belgeler, kuruluş içindeki ya da dışındaki daha düşük maliyete sahip olan farklı bir depolama yerine devredilir. Saklama süresi dolan belgeler, ayıklama-imha işleminden sonra imha edilir ya da uzun süre depolanmak üzere arşivlere devredilir.

Düzenleme evresinde temel olarak iki tür düzenleme yöntemi kullanılmaktadır. Bunlardan ilki ‘’organik düzen’’ (provenance), ikincisi ise ‘’özgün düzen’’ (original metod) ‘dir.

Ham, arşivci ve yöneticilerinin ortak girişimi ile oluşturulması gereken bir belge yönetimi programının, düzenleme evresinde sağlayacağı yararları şu şekilde sıralanmaktadır:

• Kuruma toplam dokümantasyon ilgili detaylı bilgi sağladığı için arşivcilerin belgeleri erken tanıması ve değerlendirilmesini kolaylaştırır.
• Özel koruma ve zamanlama gerektiren belgeler için bir kontrol sistemi sağlar.
• Değerli evrakın değersizlerden ayrılmasını kolaylaştırır ve arşivlerin gereksiz belgelerden arındırır.
• Belgenin arşivleri düzenli bir şekilde artmasını ve burada etkili bir biçimde kullanılmasını sağlar.
• Belgelerin erişimini kolaylaştırır ve bakım maliyetini düşürür.
• İleride devralınacak belge miktarı, türü ve tarihi konusunda istatiksel veri sağlayarak, personel, depolama yerleri ve diğer gereksinimler konusunda planlama yapılmasına imkan sağlar.
• Düzenleme, tanımlama referans olma ve depolama gibi bazı temel arşivsel işlemleri kolaylaştırır.

 

Belge Envanter Çalışması ve Saklama Planları

Yaşam döngüsü kavramı belgelerin yaşam süreçlerini ifade etmektedir; ancak belgelerin yaşam sürelerini kontrol eden envanter ve saklama planlarıdır. Envanterler belgelerin hangi süreçler içerisinde ne tür işlemlerden geçeceğini planlayan araçlardır.

Envanterler kurum ve kuruluşların bünyelerinde bulunan bütün belgelerin listeleridir. Belgeler üzerinde bir işlem yapılmadan önce bir envanter çalışması yapılmalı ve bu çalışma doğrultusunda saklanacak olan belgeler ve saklama sürelerinin tespiti yapılmalıdır. Belge envanterlerinden sağlanan veri analizinin, belge yönetimi sisteminin önemli bir unsuru olan ve ayıklama-imha planları olarak bilinen belge saklama planlarının hazırlanması için kullanıldığını ifade etmektedir.

   Envanterler kurum ve kuruluşların bünyelerinde bulunan bütün belge türlerini ayrıntılı bir şekilde ele almalıdır.

   Belge serileri, belirli konu içeriklerine sahip belge gruplarıdır. Envanter çalışmaları da seriler düzeyinde hazırlanıp, gruplara ayrılır. Seri düzeyinde hazırlanan bir envanter kurum ve kuruluşlarda üretilen tüm belgelerin kim tarafından, ne zaman ve hangi sebeplerle üretildiğini ortaya koymalı, içerikleri, amaçları, kullanım sıklıkları ve konuları hakkında bilgiler verebilmelidir

Saklama Planları

Saklama planı, belgelerin ne kadar süre saklanacağını gösteren ve kurumdaki bütün belgesel kaynağın listesini veren temel bir belge kontrol aracıdır.

Belge saklama planları belgelerin içerdiği bilginin değerine bağlı olarak hazırlanır; belgelerin kayıtlı bulunduğu ortam bu değerlendirmede önemli değildir. Fakat belge kayıt gereçleri de kendi içinde bir belge saklama planına göre kontrol altında tutulmalıdır. Çünkü belge kayıt ortamları da bir kullanım süresine sahiptir.

Belge kullanıcılarının tümü işlemlerini belge saklama planına uygun olarak yürütmek zorundadır. Yüksek depolama kapasitesi ve düşük depolama maliyeti, bir belge saklama politikasında sürekli olarak göz önünde bulundurulması gereken iki önemli değerlendirme unsurudur. Saklama planının tam ve düzenli işletilmesi ile, depolanmış dosyalar daha verimli bir biçimde kullanıma sunulur; düzensizlik ve yığın oluşumu engellenir ve belge erişimi hızlanır.

Belge saklama planları, yalnızca kurumsal arşivlerdeki güncel dönemlerde değil, belge merkezleri, genel arşivler ya da ulusal arşivlerdeki yarı güncel ve güncel olmayan dönemlerde de işlerliğini sürdürür.

Belgelerin Muhafaza Edilmesi

Belgelerin isteyerek ya da istemeyerek zarar görmesi veya imha edilmesi olasılıklarına karşı alınması gereken önlemler ‘belge koruma’ faaliyeti olarak bilinir.

Muhafaza süresi belge yaşam döngüsünün bütün evrelerinde sürdürülen bir faaliyettir. Yaşam döngüsü evrelerinde evrenin türü ve özelliğine göre farklı muhafaza yöntemleri kullanılır.

Belge muhafazası konusunun önemli unsurlarından biri afete karşı koruma ve iyileştirme çalışmalarıdır. Bu çalışma sonunda afete karşı koruma ve iyileştirme planı oluşturulur. Söz konusu plan, afetten önce, afet sırasında ve afet sonrasında belgelerin ne tür bir uygulama içinde yönetileceğini yazılı ve ayrıntılı olarak gösteren plandır.

Bu plan ayrıca afet sonrasında yaşanabilecek olası durumlar için de ilkeler ve uygulamalar içermelidir. Söz konusu plan kuruluşun ağır bir afet karşısında hayatta kalmasına veya afetten sonra eski durumuna dönmesine yönelik önlemlerden oluşmalıdır.

Kuruluşlar, herhangi bir afette faaliyetlerini sürdürebilmek için gerekli olan bütün adımları atmada sürdürülebilir bir yaklaşıma sahip olmalıdırlar.

Afet çalışmalarında göz önünde bulundurulması gerekenler şu şekilde genelleştirilebilir:

1. Herhangi bir afet karşısında her bir personelin belli bir sorumluluğu yerine getirebileceği bir kriz ekibinin oluşturulması,
2. Afet karşısında yararlanılabilecek kurtarma tekniklerinin ve iyileştirmeye yönelik ilke ve uygulamaların belirlenmesi,
3. Olası bir afetin neden olabileceği engelleme süresinin ve afet türüne göre ortaya çıkabilecek maliyetin belirlenmesi,
4. Önemli belgelerin ve bilgisayar veri kayıtlarına ait yedeklerin kuruluş dışında daha uygun bir yerde depolanması,
5. Kritik durumlarda bilgisayar ve bilgisayarla ilgili diğer donanımların kullanılabileceği ve faaliyetlerin sürdürülebileceği alternatif yerleşim yerlerinin belirlenmesi,
6. Oluşturulan planın kurum içinde duyurulması ve yapılan hazırlıkların doğrudan kullanabilecek şekilde hazır hale getirilmesi,
7. Periyodik olarak afete hazırlık planının canlandırılması, test edilmesi ve daha uygun hale dönüştürülmesi.

Belge Ve Elektronik Belgenin Farklılıkları

E-Doküman sisteminin klasik belge yönetimi sisteminden ayırt edici en önemli özellikleri;

• kurulan sisteme kişilerin kolay ulaşabilmesi,
• yönetebilmesi,
• belge yükleyip çıkarabilmesi,
• süreçleri izleyebilmesi,
• anında müdahalelerle sürekli iyileştirmelerin sağlayabilmesi,
• imza vb. bekleme sürelerinin kısa olmasıdır.
• Belgeler sisteme yüklendiği anda ilgili kişiler tarafından izlenebilmekte bu sayede süreç ve işleyişler hakkında ilgililerin anında haberinin olması sağlanabilmektedir. Bu durum; olası zaman kayıplarının, kişisel bahanelerin ve yetki karmaşalarının önüne geçmede yönetimsel anlamda kazançlar sağlamaktadır.
• Bir çalışanın bu sistemi kullanabilmesi için öncelikle sistemde tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu aşamadan itibaren ilgili çalışan artık sistemin bir kullanıcısı ve aktif bir üyesi konumuna gelmektedir.
• Bu sayede yönetim felsefelerinde önemli yer verilen kişilerin aktif kullanımı, kararlara katılımı, iletişim eksikliklerinin giderilmesi, geri dönüşlerin alınması açılarından faydalar sağlanmaktadır.
• Tüm bunlarla birlikte, kararların daha hızlı alınıp uygulanabilmesi, izlemelerin daha etkin ve kolay yapılabilmesi, zaman kayıplarının az olması, yazılı yerine elektronik ortamda belgelerin elde edilip ilgililere ulaştırılabilmesi sebebiyle işletme belge maliyetlerinin de aşağı seviyelere çekilmesinde yardımcı bir sistem olduğu düşünülmektedir

KAYNAKÇA:

• Özdemirci, Fahrettin. “e-Arşivlere Giden Yolda Belge Yönetim Birimleri” e-Türkiye Sürecinde Kütüphaneler: 38. Kütüphane Haftası bildiriler, 25-31 Mart 2002 : Ankara. Hazl. Ali Can[ ve başkaları]. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2002. İçinde, 126-141.
• Atatürk üniversitesinde dosyalama işlemleri ve personelin farkındalığı. Ayşe BAYRAKTAR Yüksek Lisans Tezi Bilgi Ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı Doç. Dr. Dündar ALİKILIÇ
• Üniversitelerde Belge Yönetimi. Lisansüstü Eğitim-öğretim Ve Sınav Yönetmeliğinin Kütüphanecilik Anabilim Dalı İçin Öngördüğü Yüksek Lisans Tezi(aralık 1998)
• C. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli Doç. Dr. Hamza KANDUR Marmara Üniversitesi (İstanbul 2005)
• Belge Yönetiminin Bir Unsuru Olarak Yazışma Yönetimi Hüseyin Odabaş Fatih Rukancı
• Bilgi Dünyası(2009, 10,2) Belge Yönetiminde Program Geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi Özgür KÜLCÜ ve Hande UZUN KÜLCÜ
• Yerel Yönetim Birliklerinde Belge Yönetimi
• Programı: Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Örneği Niyazi Çiçek Recep Bozlağan Akademik İncelemeler Cilt:3 Sayı:2 Yıl:2008
• Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi Yrd. Doç. Dr. Fahrettin Özdemirci
• Türk Kütüphaneciliği 18, 4(2004), 385-406 Belge Yönetiminin Bir Unsuru Olarak Yazışma Yöntemi Hüseyin Odabaş Fatih Rukancı
• Çukurova Üniversitesi Mühendislik Mimarlık Fakültesi Dergisi, 30(1), 65-72 ss., Haziran 2015 Belge Yönetimi ve Kurumsal Bir İşletmede Uygulama Örneği Gökhan GÜRSOY, A. Emre KELEŞ
• Kurumsal İletişim ve Belge Yönetimi, Yazışma ve Dosyalama Uygulamaları Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ
• Türk Kütüphaneciliği 20,1 (2006), 89-100 E-Dönüşüme Giden Yolda Belge Yönetim ve İş Akış Sistemleri A. Eser Baransel. İ. İlker Tabak
• Arşiv Belgelerinin Türünün Belirlenmesinde Form Özelliklerinin Kullanılması Niyazi ÇİÇEK
• C. Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi Ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı / Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi Ve Erişim Cengiz Aydın (Ankara 2010)