Arşiv Materyalleri

                                                                  ARŞİV TÜRLERİ

Arşiv türleri aşağıdaki gibidir;

•    1.1.Basılı/yazılı belgeler                                                                               
• 1.2.Efemera                                                                               
•    1.3.Fotoğraf                              
•    1.4.Resim ve negatifler
•    1.5.Mikroform
•    1.6.Kitap ve dergiler
•    1.7.Kupür(kesik)
•    1.8.Filatelik ve nümüzmatik
•    1.9.Kartografik
•    1.10.Objeler
•    1.11.İşitsel arşiv malzemeleri
•    1.12.Görsel ve işitsel arşiv malzemeleri  

         1. Basılı/yazılı belgeler

Belge kurum içi veya kurum dışında yapmış oldukları faaliyetler sonucunda meydana gelen bir takım elektronik veya basılı bilgilerdir.

         Basılı belgeler isminden de anlaşılacağı gibi basılmış olan belgeleri ifade etmektedir. Diplomalar, dilekçeler, mektuplar, günlükler, formlar, raporlar, şecereler vb. şeklinde ayırabiliriz. Yapısal özelliği gereği çok çabuk yıpranma, bozulma, aşınma ve küflenme tarzı olaylar görülmektedir bu yüzden arşivde özenle korunması umumiyetle mühimdir. Kâğıtta kullanılan toplu iğne, zımba gibi paslanan malzemeler arşivlerken olmamalıdır.

Arşive gönderilecek olan belge önce belirli bir süre birim arşivinde kaldıktan sonra kurum  arşivine gönderilir.

Dosyalama işlemi kurumsal dosya planına göre dosya planına uygun olarak belirlenir. Genellikle konu esası dikkate alınarak dosya kodu tercih edilir. Tarihsel bir sıralamaya getirilir. Provenans sistemine göre sınıflandırılır.

Belgeler arşivlemede asli düzeni bozulmayacak şekilde muhafaza edilir. Dosya/klasörlere konulan belgeler bir yerleştirme planı dahilinde konu ve tarihi dikkate alınarak yerleştirilir. Dosya yerleştirilmesi soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır. Dosya/klasörler küçükten büyüğe doğru sıralanır.

       Elektronik belgeler kurumun iş ve işlevleriyle ilgili olarak elektronikortamdaki kayıtlı bilgileri içerir. Bilginin resim, ses veya belge olarak farklı formatlarda elektronik bir ortam üzerinde kaydedilmesi ve depolanmasını amaçlamaktadır. Bütün kurumlar stratejik olarak bilgiyi saklamak ve muhafaza etmek durumundadırlar. Günümüz de bilgi toplumu olduğu için bu saklama elektronik olarak olmaktadır. Elektronik ortamlar kâğıt ortama göre daha kırılgan yapıdadırlar. Bu bağlamda bilgiyi bilgisayar ortamına aktarırken içerik, yapı ve bağlam kapsamında yapmak gerekmektedir. Elektronik belgeyi kâğıttan ayıran en önemli özellikleri ise istenildiği zaman üzerinde yazma, silme olabilmekte; yazılım ve donanıma bağlı olması ve kolay bir şekilde çoğaltılabilmesidir. Elektronik belgelerin arşivlenmesinde dikkat edilmesi gereken hususları şu şekilde sıralamak mümkündür:

-Elektronik belgelerin orijinal işlevselliği gereken düzeyde muhafaza edilmelidir.

-Güncel teknolojiyle işlenebilirliği ya da kullanılacağı formatta muhafaza edilmesi önemlidir.

-Tamlık, bütünlük ve gerçekçiliğin sağlanması zorunludur.

-Kamuya açık olmayan kişisel belgeler içeren gizlilik derecesi yüksek belgeler belirli zaman diliminde şifreli formda arşivlenmelidir.

-Yazılımın korunarak yeni gelen sürümlere hazırlıklı olması gereklidir.

-Arşivleme sisteminde hata sezme ve düzeltme sistemi kullanılmalıdır.

-Arşivleme ortamları sürekli olarak koruma altına alınarak okunabilirliği sağlayan önlemler alınmalıdır.

-Yeni teknolojiye transferinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Elektronik belgenin arşivleneceği fiziksel mekânın ağ yapısının büyük miktardaki bilginin; ses, görüntü şeklindeki iletim ve paylaşımını sağlayan internet, video, konferans, IP telefonu vb. uygulamaları destekleyen yapısal kablolamaya ihtiyaç vardır.

         2.Efemera   

                                                                                                                                                                              Gündelik hayatın ayrıntılarını belgeleyen, geçerlilik tarihi/süreci sonunda tekrar kullanılmayan ve genellikle imha edilen, kimi zaman örnek veya model olarak tutulan kısa ömürlü belgelerdir. Arşivler efemerayı ilgi alanı ve hedef kitlesine uygunluk koşuluna göre derlemektedir. Kent arşivleri, bölge arşivleri ve ulusal arşivler bu hizmetin yürütülmesine öncü türlerdir. Kartpostal, kartvizit, broşür, fatura/makbuz, bilet vb. türleri vardır.

Biletlerde kataloglama yapılırken türü, boyutu, geçerlilik tarihi, seriadı/ad, değeri/fiyatı, aitlik/kişi, yön/adres, görsel objeler, barkod özellikleri ve notlar kısmından oluşmaktadır.

 Kartpostal arşivde tarihlerine göre düzenlenir. Tarihi olmayanlar ise tarihi olanların ardına sıralanır. Kartvizit alfabetik olarak sınıflandırılır. Fatura/makbuz kronolojik olarak sınıflandırılır. Broşür kronolojik/tematik olarak sınıflandırılabilir eğer bunlar yoksa alfabetik olarak sınıflandırılır.

Arşivciler, belge düzenleme aşamasında provenans (aitlik) ilkesine uygun olarak hareket etmeye özen gösterirler fakat efemeralar konusunda arşivcilerin böyle bir zorunluluğu yoktur. Bunun nedeni efemeranın kurumsal bir devir süreciyle teslim alınmasıdır. Genellikle saha taramasıyla alınmaktadır.

               3.Fotoğraf ve negatifler

Doğada gözle görülebilen şeylerin ışık ve bazı kimyasallar yoluyla duyarlı hale getirilmiş madde üzerine geçirilmesidir. Arşivde dosyalanma ve sınıflama yaparken yardımcı olması mahiyetinde, arkasında neyle alakalı olduğuna dair yazı bulunması lazımdır. Fotoğrafların en büyük düşmanı ışıktır. Bu açıdan arşivde yer alan fotoğrafların zarar görmeyecek şekilde saklanması gerekmektedir. Bunu sağlamak için fotoğraflar numaralandırılarak fişlenmeli ve madeni kutularda saklanmalıdır.  Kronolojik olarak sınıflandırılır ve benzer konular bir araya getirilir. Hepsine bir sıra numarası verilir. Arşiv türü olarak ikonografik arşivlere girmektedir.

Negatif bir orijinalin ters kutupluluğunu taşıyan renkliyse bütünleyici renk tonlarındaki fotoğraf görüntüsüdür. Arşiv türü olarak ikonografik arşivlere girmektedir. Asli düzeninde sınıflandırılmaktadır.

Işığa ve rutubete karşı sarılmış olarak kâğıt poşetler içerisinde, kutularda veya çekmeceli metal fişliklerde muhafaza edilmelidir. Fotoğraf negatifleri için sınıflandırma, metodik veya kronolojik olabilir. Kataloglamasında kişi adı, konu başlığı ve yer adı kullanılmaktadır.

               4.Resim

Resimde hacim, mekân, hareket ve ışık etkileri resimsel ögeler aracılığıyla ifade edilir. Resimler gerçek veya gerçek dışı olayları anlamlandırmaya olanak verir. Özellikle sanat değeri olan resimler açıkta ya da fiziksel etkenlerden zarar görmeyecek şekilde kutu veya dolaplara yerleştirilmelidir.

.

             5.Mikroform

Saydam veya optik optik materyal üzerine kaydedilmiş küçük resimlerdir. Orijinali kağıt üzerinde bulunan ve çıplak gözle okunabilen bilgiler foto grafik tekniklerle küçültülerek saydam görüntü haline gelir. Mikroformların 4 türü vardır:

 *Mikrofilmler: Herhangi bir basılı bilginin küçültülerek üzerine aktarıldığı çeşitli boyutlardaki şerit filmleridir. Siyah beyaz veya renkli olabilirler.

 *Mikrofişler: Herhangi bir basılı kopyanın küçültülerek üzerine aktarıldığı çeşitli boylardaki düz filmlerdir. Negatif filme benzerler. Bu fişlere 3000 belge sığdırmak olasıdır. Değerli bilgi içeren ve az kullanılan materyal türleri bu fişlerle çekilir.

 *Mikro-optik kartlar: Bilgi kalın, beyaz, opak kart üzerinde küçültülmüş olarak bulunur. Çok kullanılmayan bir türdür.

 *Apartür kartlar: Yaklaşık 8 x19 cm boyutlarındaki delikli kartlardır. Üzerinde bir veya daha fazla film parçası bulunur. Kütüphanede pek fazla yer almayan bir türdür.

Arşivleme faaliyetlerinde mikroformun çok yararları vardır. Bu yararları şöyle sıralayabiliriz:

 -Belgeleri arayıp bulmada zamandan kazanç sağlar.

 -Basılı kaynaklara göre daha güvende saklanırlar.

 -Yerden % 98 kazanç sağlar.

 -Yapımı kolay ve ucuzdur.

 -Ciltleme masrafı yoktur.

 -Nadir eserlerin kopyalanmasını  sağlayarak asıl eserlerin yıpranmasını önler.

        6.Kitap ve dergiler

Kitap ve kitapçıklar yazar adı yoksa eser adına göre alfabetik olarak, dergiler cilt/yıl ve sayılarına göre kronolojik olarak sınıflandırılır. AAKK’ye göre katologlanır. Arşivde saklanırken nem, rutubet, toz ve küften uzak tutulmalıdır.

        7.Gazete ve dergi kupür/kesikleri

Gazeteden kesilmiş yazıdır. Arşiv türü olarak ikonografik arşivlere girmektedir. Kesik/kupürlerin arşivlenmesi diğer arşiv materyalleri ile karşılaştırıldığında daha özen gösterilmesi ve dikkat edilmesi gereken bir süreçtir. Arşiv malzemesi bağlamında ele alındığında kupürler iki temel arşiv türü olan kamu ve özel arşivler için arşivsel değere sahip olabilecek belgelerdir. Kesikler özel arşiv malzemesi olarak özellikle kişi/aile arşivleri ve önemli ulusal kütüphanelerde en çok rastlanan belge/malzeme türünden biridir. Bunların arşivlenmesi bir takım zorluklar getirmektedir. Dergi veya gazeteden kesilip alındığı için bir takım bilgiler de bu şekilde eksik kalabilmektedir. Kesiklerde erişim ve arşivleme için gerekli dört temel bibliyografya niteleme alanı gereklidir.

-Yazının(kesiğin) adı /eser adı/başlık

-Sorumlu (yazar, ropörtajcı, karikarist)

-Tarih

-Yayın adı

İkinci olarak erişimi kolaylaştıracak ikinci bibliyografik niteleme alanı ise;

-Kesiğin türü

-Kesiğin baskı türü

-Sayfa numarası

-Konu ve anahtar kelimeler

-Yerel gazeteler için yayınlandığı yer

Kesiklerin sınıflandırılabilmesinde kullanılabilecek yöntemler alfabetik, kronolojik veya konu olarak üç şekilde olabilir. Dikkat edilmesi gereken husus ise kesikte daha önceden bir düzenleme yapıldıysa arşivciliğin temel kuralı olan provenans yöntemi dikkate alınarak aynen korunmasıdır.

Kesikleri fiziksel olarak saklamak önemlidir. Gazetede kullanılan kimyevi maddeler fazla olduğu için korunması ve diğer materyallere zarar vermemesi sağlanmalıdır. Güneş ışığından muhafaza edilmelidir. Güneş ışığının engellenmesi veya yavaşlatılması için havası alınmış kapsüllerde veya föylerde birbirine temas etmeden üzerine asit özelliğini düşüren sprey sıkılarak saklanılmalıdır. Oda sıcaklığı iyi ayarlanmalıdır. Bant ve yapıştırıcılar kimyevi özelliğini bozacağı için onlardan arındırılmalıdır. Eğer yapıştırıcı kullanılması gerekiyorsa polyester maddesi kullanılmalıdır.

Kesiklerin orijinallerinin korunduğu dosya veya klasörler nem oranı % 35-40ve sıcaklığı 18° C veya 65° F olduğu mekanlarda saklanmalıdır.

        8.Filatelik

Bu alanda pullar, zarflar ve kartpostallar yer almaktadır. Filatelik materyaller ilgili ülkenin sanatsal, tarihi, sportif, siyasi ekonomik ve edebi vb. yönlerden geçirdiği aşamaları yansıtması anlamında önemi materyaller arasındadır.   Son 25 yıldır bir eğitim aracı olarak yaygınlaştığı görülmektedir. Arşiv türleri olarak odyo-vizüel arşivine girmektedir. Filatelik materyal MARC21 veri formatına göre nitelenmektedir. AAKK-II ve MARC’da filatelik materyaller için ayrı bir bölüm yer almakla birlikte bu materyal türü grafik veya görsel-işitsel materyal ana başlıkları altında değerlendirilmektedir.

Pulların nitelenmesinde ön plana çıkan unsur pulu meydana getiren metin ve görsel/grafik elemanlarının birleştirilmesiyle belirlenen ve pulun vermek istediği mesaj olan konu/temadır. Pulun konusu aynı zamanda onun eser adı bilgisini de temsil etmektedir. MARC formatında olacak pul nitelenirken;

-Dolaşım bilgisi

-Adeti

-Eser adı

-Yayıncı

-Yayın tarihi

-Boyutları

-Notlar

Harita, afiş, plan buna örnek olarak verilebilir. Fazla yer kapladıkları için yatay çekmeceli dolaplara yerleştirilmektedir. Alfabetik olarak sınıflandırılmaktadır.

-Değer

kısmı yazılmaktadır. Ayrıca bunların MARC formatında kodları da mevcuttur.

Arşivlenirken dikkat edilmesi gerekenler ise yıpranmasına, fiziksel bütünlüğünün bozulmamasına, yer sorununun olmamasına, çalınma gibi etkenlere dikkat edilmelidir. Güneş ışığından muhafaza edilmelidir.

       9.Kartografik

Haritalar ebatları ve işlevleri itibariyle kendilerine özgü özellikler taşırlar. Orijinal haritalar ölçeklerine göre çeşitli büyüklüklerde olabilirler. Haritaların dikkat edilmesi gereken en önemli konu haritaların katlanmamasıdır. Haritaların bu şekilde saklanabilmesi için bu amaçla hazırlanan yatay çekmeceli dolaplara yerleştirilmelidir. Bu gözlerde haritalar üst üste yerleştirilebilir. Toz, rutubet ve nemden uzak tutulmalıdır.

Plan ve projeler haritalar gibi fazla yer kaplayabilir. Plan ve projelerin saklanmasında rulo işlemi kullanılır. Rulo yapılarak üst üste konulabilmektedir.

        10. Objeler

Minyatür, seramik, terazi, telefon vb. örnek verilebilir. Arşivcilik için önemli bir materyaldir. Fuat Sezgin’in 2008 yılında kurmuş olduğu İstanbul İslam ve Teknoloji Tarihi Müzesinde oldukça fazla örneği vardır. Üzerinde olan toplu iğne, ataç, zımba teli, raptiye malzemeye zarar vermesin diye çıkarılır. Malzemeye kod verilir ve bu koda göre bir yere konur. Arşiv türlerinden odyo-vizüel arşivine girmektedir.

      11.İşitsel arşiv malzemeleri

Ses kasetleri, taş plak vb. türleri bulunmaktadır.

Ses kaseti(bandı) sesin kaydedilmesini ve tekrarlanmasını sağlayan manyetik bant içeren plastik veya metalden yapılmış dikdörtgen bir araçtır. Bantlar tek tek veya özel teneke kutular arasında ve manyetik tesirlerden uzak bir şekilde muhafaza edilmelidir. Ayrıca, iki yıl hiç kullanılmamış olan bantlar dinleme cihazlarından hızla geçirilerek havalandırılmalı ve şeritlerin birbirine yapışması önlenmelidir. Kataloglamasında eser adı, yapıldığı yer, yapımcı gibi niteleme alanları kullanılmaktadır.

Taş plaklar sertleşmiş balmumuna reçine katılarak yapılan plâklardır. Plaklar toz ve rutubete karşı koruyucu, yumuşak kenarlı kutularda kılıf içerisinde ve dik olarak, yan yana dizilmiş bir şekilde ve tercih edilen tahta raflarda muhafaza edilir. Plaklar için % 50 nem ve 20° C uygundur. Plak iğneleri temizlenirken devetüyü fırçalar kullanılmalıdır. Bu şekilde hem plak iğneleri temizlenmiş olur hem de kırılmamış olur. Plaklar kullanılırken, göbek etiketi ile kenarından tutulmalı, yivlerin el kiri ve lekelerden zarar görmesi engellenmelidir. Eskimiş plaklar ise manyetik plaklara kaydedilerek yeni kopyaları elde edilebilir. Kataloğunda eser adı, yapıldığı yer, yapımcı gibi niteleme alanları kullanılır.

        12.Görsel ve işitsel arşiv malzemeleri

Videobantlar, lazer diskler, CD, DVD vb. türleri mevcuttur.

Videobantlar görüntü ve sesin kaydedilmesini sağlayan araçtır.

Manyetik tabaka içerisindeki oksit birleşenleri bandın yapısını ve kalitesiyle de orantılı olarak belirli sıcaklık arasında kendilerini demonyalize ederek silinebilirler. Düşük nem manyetik tabaka arasındaki yapıştırıcı katmanı yok ederek bandın önce pullaşmasına ve dökülmesine neden olur. Yüksek nem derecesinde bantlar üzerinde her türlü zararlı etkiyi yapabilecek bakterilerin üreme riski artar. Toz veya kirden çok fazla etkilenirler. İnsan saç telinden bile daha ince olan taşıyıcı tabaka parmak izi, toz zerrecikleri, duman partikülü dış etkenlerden fazlasıyla etkilenmekte ve bandın ömrü kısalmaktadır. B

Lazer disk plastik disk üzerine koyulabilen ve lazerle okunabilen bir araçtır. Toz, kir ve nemdan uzak olacak bir şekilde metal kutularda muhafaza edilmelidir.

CD elektronik ortamda veri depolayabilen, ses kaydeden, fotoğraf saklayan optik bir medyadır. Yaygın şekilleri CD-ROM, CD-İ,CD-RW, CD ROM XA vb. Kayıt tek yüzlüdür kaset ve plak gibi kısa ömürlü değildir. Toz, kir ve nemden uzak tutulmalıdır. Bunlar çizilmesine neden olacaktır.

DVD,CD’den 7 kat daha fazla saklama alanına sahiptir. Toz,kir ve rutubetten uzak tutulmalıdır. Özel metal kutularda saklanmalıdır.

Blu-Ray, CD ve DVD’ler kırmızı lazer kullanarak disk üzerinden veriyi okuyan ve yazan teknolojidir. (Anameriç, Gazeteve Dergi Küpürlerinin Arşivlenmesi, 2014) (Şeşen, 2014) (Anameriç, Filatelik Materyalin Nitelenmesi, 2018) (Aydın & Özdemirci, 2011)

Kaynakça

• Anameriç, H. (2014). Gazeteve Dergi Küpürlerinin Arşivlenmesi. Bilgi Dünyası, 15(1), s. 76-90.
• Anameriç, H. (2018). Filatelik Materyalin Nitelenmesi. DTCF Dergis, 595-622.
• Anameriç, H., & Rukancı, F. (2019). Bir Özel Arşiv Nasıl Tasnif Edildi?Arşivcilik Metot ve Terminolojisi İle Bir Süreç Analizi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Endüstrisi Dergisi, 4(23), s. 1811-1844.
• Aydın, C., ve Özdemirci, F. (2011). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12(1), s. 105-127.
• Binark, İ. (tarih yok). Fotoğraf ,film,plâk ve bant arşivleri.
• Erdoğan, E. (2005). Görsel – İşitsel Arşivler ve Türkiye’deki Durum. Yüksek Lisans, Marmara Üniversitesi, Bİlgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, İstanbul.
• Ergin, M. G. (tarih yok). Arşivleme Teknikleri(sunum).
• Kılıçarslan, A. (2007). Pazarlama İlkelerine Göre Görsel-İşitsel Arşiv Malzemelerinin PazarlanmasıI, Yapı Kredi Tarihi Arşiv Müzesi Örneği. İstanbul: Marmara Üniversitesi.
• Odabaş, H. (tarih yok). Arşivlerde ve Kütüphanelerde Yerel Kültürel Değerlerin korunması Bağlamında Efemera Koleksiyonuna Karşı Sorumluluklar. (1-10).
• Şeşen, Y. (2014). Türkiye’de Özel Arşiv Türü Olarak Bilet Efemeralar. İstanbul : Hiperlink Yayınlar.
• Timuroğlu, M. K. (tarih yok). Dosyalama ve Arşivleme. Arşivleme Yöntemleri ve Altyapısı.
• Uçbağlar, E. (2011). Arşiv Anlamı ve Arşiv Sistemleri. İstanbul: Marmara Üniversitesi.