Belge Yönetimin Fonksiyonları

Bilgi Uzmanı

Belge Yönetimin Fonksiyonları

Belge Yönetimi Fonksiyonları

Belge Yönetimi Fonksiyonları;

Koruma

Bir kurumun faaliyetlerini yürütmek için üretilmiş olan belgelerin korunması ve kontrol edilmesi gereklidir.

Belgelerin korunabilmesi için üretimlerinde kaliteli malzeme kullanılması ve uygun yerlerde saklanması kaçınılmazdır.

Ayrıca özel koruma gerektiren belgelerin muhafazası için önlemler alınmalıdır. Bunun için özel koruma gerektiren belge, üretimi aşamasında belirlenmeli ve ona göre uygun ortamda üretilmelidir.

Belgelerin korunmaları için uygun dosyalama malzemesinin seçimi; bilginin mikrofilm ve manyetik bant gibi ortamlar üzerinde saklanması, vb. gibi özelliklerine, oluşturulan belgenin niteliğine göre üretimleri aşamasında karar verilmelidir.

Belgelerin korunmasında üç önemli program söz konusudur:

Bunlardan birisi önemli belge programı,
felakete karşı hazırlıklı olma planı,
Saklama planlarıdır.

Düzenleme

Güncel oldukları evrede belgelerin düzenlenmesi, dosyalama ile ilgilidir.

İkincisi ise, güncel olmadıkları evrede belgelerin arşivlerde düzenlenmesiyle ilgilidir. Belgelerin arşivlerde düzenlenmesine son düzenleme de denilmektedir.

Bir işle ilgili belge üretildiği zaman, diğer işlerle ilgili üretilen belgelerden ayrı olarak muhafaza edilir. Aynı işle ilgili üretilmiş belgelerin bir sistem içerisinde muhafaza edildikleri bu yere dosya, bu işleme de dosyalama denir.

Kurumların kendi ürettikleri ya da üretimine neden oldukları belgelerin sınıflandırılmasında uygulayacakları herhangi bir yerel, bölgesel veya evrensel sınıflandırma sistemi yoktur. Belge yönetiminde, belgeler üretildikleri kurumun veya kuruluşun hiyerarşik idari yapısı içerisinde, üretimine neden olan iş ile belgeyi üreten arasında ilgi kurarak sınıflandırılır. Ancak böyle bir yaklaşımla oluşturulan bir sınıflandırma sistemi gereksinimleri karşılayabilir.

Bütün kurum ve kuruluşların belgelerinin sınıflandırılmasında esas alınabilecek tek bir sistem geliştirilememiştir. Böyle bir sınıflandırma sistemini kurumların kendisi hazırlamak zorundadır.

Erişim

Belge erişimi, bir kurum veya kuruluş tarafından üretilen veya üretimine neden olunan, gerek güncel gerekse güncel olmayan kayıtlı bilgileri içeren belgelerin, üretimlerinden itibaren belgenin yaşam evresinin her aşamasında gereksinim duyulduğunda mümkün olan en kısa zamanda, en ekonomik ve en doğru şekilde elde edilmesinin sağlanmasıdır.

Kurum ve kuruluşlarda belgeler, işlerin başarılabilmesi için üretilir ve kullanılır. Belge, üreten kurum tarafından yine kendi işleriyle ilgili olarak ya da benzer işlerin başarılabilmesi için tekrar tekrar kullanılır. Kullanımın gerçekleşebilmesi için belgeye erişim söz konusudur.

Bir önceki kısımda ele alınan düzenleme sonuçta belge erişimini etkileyecektir. Belgeler üretildikleri aşamada, dosyalama sistemleri esas alınmazsa ve üretilen belgeler bu dosyalama sistemlerine göre düzenlenmezse, üretilen belgelere gereksinim duyulduğunda erişmek mümkün olamayacaktır.

Üretilen belgelerin bir anlam ifade edebilmesi, onun gereksinim duyulduğunda tekrar kullanımını zorunlu kılmaktadır. Aksi takdirde üretim işleminin hiç bir anlamı kalmayacaktır.

Erişim belgenin yaşamını sağlayan bir fonksiyon olarak karşımıza çıkmaktadır.

Güncel kullanımda erişim, dosyalama sistemiyle ilgilidir. Belgeler, kurum ve kuruluşların faaliyetlerinin birer ürünü olup, yine bu kuruluşların faaliyetlerinin yürütülmesine esas olan bilgi kaynaklarıdır. Bu nedenle, gereksinim duyulan her türlü belgeye erişim sağlanması zorunludur. Her kurum ya da birim istediği zaman kendi ürettiği belgelere erişmek ve üzerinde araştırma- inceleme yapmak hakkına sahiptir.

Tasfiye

Tasfiye; belgelerin yasalar, yönetmelikler, idari kararlar ile belirlenen alıkoyma sürelerinin sona ermesi ve güncelliklerini yitirmelerini müteakip yapılan işlemlerdir. Tasfiyenin amacı, ofislerde ve arşiv birimlerinde gereksiz belgelerin saklanmasını önlemek, ofis ve depolardaki yer darlığına, karışıklığa son vermek, yer ve iş kaybına engel olmaktır.

Tasfiye işlemleri;