Üniversite Arşivi Nedir?

Üniversite Arşivi

Üniversitelerin birimlerinin çalışmalarını yaparken kendilerinin ürettikleri ya da kendilerine gelen ve üniversite mensubu bilim adamlarının araştırmaları sonucunda ürettikleri–tarihi, biçimi ve üzerinde kayıtlı olduğu materyal ne olursa olsun belgeler topluluğuna Üniversite Arşivi denir.

Üniversitelerde Belgeler

İdari ve bilimsel olmak üzere ikiye ayrılır:İdari : Kurum içi ve dışı yazışmalar, kurumun ihtiyacı olan (üniversitenin idaresi, politikası, birimlerin görev ve yetkilerine dair ve personel ile ilgili) belgeler, malî, hukukî, tarihî, araştırma değeri olan belgeler.Bilimsel :Yayınlanmamış bilimsel araştırmalar ve raporlar, ders içerikleri ve kullanılan araç-gereç, tezler, hasta dosyaları, üniversite üyelerinin kariyerleri, projelerle ilgili belgeler, açıklamalar, yani üniversitede görevli akademik personele ait belgeler olmak üzere ikiye ayrılır.

Belgeler

Belgeler; üretimi, kurum içi veya kurum dışında dolaşması, güncelliği (kullanılır) olması sebebiyle alıkonulması, ayıklanması (uzun süreli değeri olmayan belgelerin serilerden çıkarılması), arşivlik değeri olmayanların imhası, saklanılması yani arşivlenmesi ve kullanıcıya açılması gibi safhalardan geçer.

Üniversitelerde Belge Yönetimi

Üniversitelerde belgelerin üretimini,üretiminin denetlenmesini, dağıtımını, kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve kamu yararı taşımayanların ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine,burada hukuki saklama süresinitamamlayanların tarihi arşive naklinimümkün kılan güncel ve yarı güncelevraklar üzerinde uygulananbütünsel programdır.

Belge Yönetimi ile amaçlananlar:

Üniversitede yazılı (belge) iletişim politikasını netleştirmek,Yazışma işlemlerinin sınırlarını, personelin sorumluluklarını belirlemek,Yazışma işlemlerinde standartlaşmayı sağlamakBilgi ve belgeyi doğru yerde kullanmak,Yalnızca gerekli belgelerin üretimini sağlamak, kırtasiyeyi azaltmak,Teknolojiden yararlanarak iş ve insan gücünden tasarruf etmek,Bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak,Güncelliğini yitiren belgeleri depolamak,Üniversitenin tarihi kayıtlarını korumak,Yapılacak işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak, işi kurumsallaştırmak, kaliteyi, güvenilirliği ve sürekliliği sağlayarak, kurum arşivlerinin bilgi merkezi olarak çalışmasını sağlamak.

Belge Üreticisinin Sorumlulukları

elgenin konusu veya başlığını belirlemek,Belgenin alıkoyma değerine (sürelerine) karar vermek,Dağıtımı yapılacak belgenin nasıl çoğaltılacağına karar vermek,Bütünlük içinde kısa, az ve öz, temiz mektuplar yazmak, vb olarak belirtilebilir.

Belgeyi Alanın Sorumluluğu

Belgeyi alan diğer bir belge üreticisidir. Alıcı, gelen belgeyi okumak, incelemek ve değerlendirmek zorundadır. Belge yalnızca bilgi mi vermektedir, yoksa bir eylemin gerçekleştirilmesini mi istemektedir, cevap verilmesi gerekli midir? Kullanıcı/alıcı önce buna karar vermelidir Ondan sonra cevap yazılması gerekiyorsa, cevabını yazmak için bir üretici olarak hareket etmelidir Belgeyi alan, gelen belgenin çoğaltılıp çoğaltılmayacağından gerekli ise kaç kopya çoğaltılacağından da sorumlu olmalıdır.

Bilgi İşleyenin Sorumluluğu

Tüm belgeler üzerindeki gerekli başlık ve kodları girmek,Birden çok konudaki belgeler için dosya sayısına uygun kopya hazırlamak,Birden çok konudaki yazışmalardan ilgili bölümlere fazla kopya sağlamak,Oluşturulmuş metinlerin yazılmasında kelime işlemciyi tam kapasite kullanmak.

Belgeleri Saklayan-Alıkoyan Personelin Sorumluluğu

Belgeleri alıkoyan-saklayan personel,gerektiğinde kullanım ve referans için elde tutulan belgeleri koruyan kimselerdir.Bu personel belgeleri alır ve depolama için hazırlar, düzenleme işlemlerini yapar, kullanım için istenen belgeleri verir, işi bitince geri alır ve bunlara ilişkin kayıtları tutar.Kurumun belge merkezi gerçekten tüm belge sisteminin ölçüsüdür.Belgeleri alıkoymak ve saklamaktan sorumlu olan personel, belgelerin dosyalanmasından önce alıkoyma süreleri ve belgelerin üretildikleri yer ve zamanın kontrol edilmesinden sorumlu olmalıdır.

Üniversite Arşivine Devir ve Üniversite Arşivindeki İşlemler

1-Merkez Teşkilatı birim arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Üniversite arşivine devredilir.

2-Üniversite arşivinde ayıklama ve imha yapmak üzere komisyonlar oluşturulur. DAH Yönetmeliğinin ve 5. maddelerine göre ayıklama ve imha yapılır.

3-Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve YerleştirmesiArşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan metodla, (Provenance Sistemi) yani evrakın doğal durumunu, bütünlüğünü bozmadan asli düzeni ile tasnif edilir. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir ve Devlet Arşiv Yönetmeliği’nin 24. maddesindeki Tasnif sırasına uyularak işlemler yapılır.

4- Üniversite arşivlerinde evrakın saklanma süresi yıldır. (Ya da süresiz.)5-Devlet Arşivleri Gene lMüdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi:Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik madde 28’e göre yapılır.6-Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi: Madde 29

7- İmha İşlemine tabi tutulmayacak malzeme: Madde 30.

8- İmha Edilecek Malzeme: Madde 31.

9- Üniversite arşivinde yapılacakayıklama ve imha: Madde 32.

10-Ayıklama ve İmhaKomisyonlarının Teşkili: Madde 33.

Kaynak