Arşiv ve Arşivist Nedir

Arşivin Tanımı

 Arşiv: Yunanca’daki “arkheion” ve Latince’deki “archivum”dan gelen arşiv terimi, resmi daire, belediye sarayı anlamlarına gelmektedir. Dolayısıyla bu terim, belli bir yönetim dairesine ait işlemi bitmiş resmi evrakın, düzenli bir şekilde bir araya toplanması ve yazılı belgelerin saklanıp korunduğu yer anlamlarında kullanılmıştır.

Osmanlı Devleti döneminde, arşive “Hazine-i Evrak” ve “Mahzen-i Evrak” denilmiştir.

Başka bir tanıma göre arşiv:

Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesi meydana gelen ve bir maksatla saklanan Dokümantasyon.

Arşivin Görev ve Fonksiyonları

Arşivin görev ve fonksiyonlarını sıralayacak olursak:

-Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak,

-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak,

-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak,

-Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak,

-Arşiv malzemesini yeniden teşekkülü safhasından bunu kontrol altına almak.

Arşivistin Tanıımı

Dilimize arşivist olarak geçen terim, İngilizce’de archivist anlamındadır.

Osmanlı Devletinde ise arşivistlere “Evrağı Hıfz” koruyan anlamına “Müstahfaz-ı Evrak” tabiri kullanılmıştır.

Arşivist, değişik arşiv çalışmalarını yürüten veya yöneten ve arşivcilik konusunda eğitim görmüş kimsedir.

Arşivistin görevleri ve dolayısıyla tarifi, ülkelere göre bazı farklılıklar göstermekte ise de yukarıdaki tanım bugün benimsenen ve kabul edilen tanımdır.

Arşivistin görevleri, yukarıdaki arşiv tanımı yapılırken, VII Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı’nda şu şekilde tespit edilmiştir.

-Arşiv dokümanı toplamak,

-Arşiv dokümanı toplamak,

-Arşiv dokümanını tasnif etmek,

-Arşiv dokümanını değerlendirmek.

Arşivcilik Nedir

Arşiv teorisini ve uygulamasını konu edilen bir ilim dalıdır.

Arşiv Teorisi: Arşiv uygulamasının dayandığı temel ilmi düşünce ve kaidelerin tamamıdır.

Arşiv Uygulaması: Arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, hizmetlerin planlanması, belgelerin arşive girişi, tasnifi, katalog ve envanterlerinin hazırlanması, belgelerin istifadeye sunulması gibi işlemlerin bütünüdür.

Arşiv Tekniği: Arşiv binaları ve röprodüksiyonu metot ve tekniklerinin bütünüdür.

Arşiv Malzemesi Nedir

Kurum ve kuruluşların gördükleri hizmetler neticesi meydana gelen ve saklanması tarihi, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, bir takım hakları belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, film, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri belge ve materyalin bütünüdür.

  Arşivcilik Malzeme Nedir

Arşiv malzemesinin tarifinde sayılan belge ve materyalden, bir başka ifade ile malzemeden, zaman sınırı ve hususiyetleri itibariyle arşiv malzemesi hüviyetini kazanmış olması sebebiyle teşekkül ettiği kurum ve kuruluşlar elinde bulunan arşiv dokümantasyonuna “Arşivcilik Malzeme” denir.

Arşiv ve Arşivcilik Konusunda Yazılarımızın Devamı Olacaktır.

Kaynak:

(T.C Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kurumlararası Arşivcilik Ve Dokümantasyon Semineri , 1989)(Ankara, 2-27 Ekim 1989)