Arşivlerde Danışma Hizmeti

Arşivlerde Danışma Hizmeti

Arşiv Nedir?

    Tabii veya hukuki bir şahsiyetin resmi muamelelerinden hasıl olan ve yanında bulundurması icap eden yazılmış, resmedilmiş veya tab edilmiş evrakın tekmidir.

Arşiv Yönetimi

    Arşiv yönetimi, ‘’arşiv belgesi’’ niteliklerini taşıyan belgelerin düzenlenmesi, korunması ve bunlardan yararlanılması amacıyla yürütülen hizmetlere ilişkin planlama, örgütleme, yönlendirme ve denetleme eylemlerini içeren bir süreci ifade etmek için kullanılmaktadır.

    Arşiv yönetimi, arşivlere aktarılmış ve arşiv belgesi nitelikleri taşıyan bu nedenle de danışma ve araştırma amacıyla kullanılan değeri taşıyan belgelere yönelik yürütülen işlemleri ifade etmektedir.

Arşiv Yönetimi Hizmeti

    Arşiv yönetimi; tarihsel, siyasal, edebi, bilimsel ya da sanatsal nedenlerle sürekli saklanması ve korunması gereken belgeleri ilişkin arşivlerde gerçekleştirilen çeşitli düzeylerde ki hizmetleri kapsar.

    Bu hizmetlerinin kapsamı zaman zaman farklılıklar göstermekle birlikte, genelde, şu hizmetleri içerirler:

• Arşiv belgelerinin düzenlenmesi ve tanımlanması,
• Arşiv belgelerinin korunması,
• Danışma hizmetleri.

Arşiv Kurumlarında Danışma Hizmeti

    Arşiv belgelerini kullananlara yönelik gerçekleştirilen bu hizmetler bazen ‘’araştırma hizmetleri’’ başlığı altında da tanımlanmaktadır.

    Arşivlerdeki danışma hizmetleri, belgelerin kullanımını özendirme, araştırmacıları yönlendirme ve bilgilendirme amaçlarına hizmet eder.

    Bu hizmet kapsamında yürütülen faaliyetler:

• Arşiv kurumu hakkında bilgilendirmek
• Arşiv belgeleri hakkında bilgilendirmek
• Arşiv belgelerinin içerikleri hakkında bilgilendirmek
• Arşiv belgeleri üreten kuruluşlar hakkında bilgilendirmek
• Kullanıcıları diğer arşiv kuruluşları hakkında bilgilendirmek
• Belgelere erişimde yasal sınırlandırmalar konusunda kullanıcıları bilgilendirmek
• Kullanıcı eğitimi programları düzenlemek
• Arşiv belgelerini kopyalamak ve ödünç vermek

 

Arşiv Kurumu Hakkında Bilgilendirmek

    Arşivler kendilerini tanıtmak amacıyla rehber, broşür, el kitabı gibi birçok yayın yaparlar. Amaç kendileri hakkında ve hizmetleri konusunda araştırmacıları aydınlatmaktır. Böylelikle araştırmacılar arşive gelmeden önce arşivin açık olduğu saatler, verilmekte olan hizmetler, özel koleksiyonlar v.b. konularda bilgi sahibi olurlar.

Arşiv Belgeleri Hakkında Bilgilendirmek

    Arşiv belgeleri hakkında kullanıcıları bilgilendirmek iki türlü olur.

    Bunlardan ilki arşivlerdeki envanterler, listeler, kataloglar, indeksler gibi yayınlanmamış iletişim araçları yol ile bilgilendirmektir.

    Diğeri ise arşivler tarafından belgeleri tanıtımı amacıyla hazırlanmış farklı içerik ve kapsamlardaki yayınlardır.

Kullanıcıları Diğer Arşiv Kuruluşları Hakkında Bilgilendirmek

    Arşivdeki belgelerin kullanıcıların taleplerini karşılamada yetersiz olduğu durumlarda, danışman arşivistlerin ilgili belgelere ya da bilgilere nasıl ulaşabilecekleri konusunda yönlendirmeleri gerekebilmektedir.

Belgelere Erişimde Yasal Sınırlandırmalar Konusunda Kullanıcıları Bilgilendirmek

    İlke olarak arşivlerdeki tüm belgelerin hiçbir ayırım gözetmeksizin tüm araştırmacıları açıktır. Arşivcinin mesleki yükümlülüğü, bu belgelerin kullanımlarını artırma yolunda hizmetlerde bulunmaktadır.     Ancak, telif hakları, gizliliği korumak, özel yaşantı hakkı gibi nedenlerle bazı durumlarda bir takım belgelere erişim sınırlandırılabilmekte ya da yasaklanabilmektedir.

    Arşiv belgelerine erişimi sağlamak ve aynı zamanda gizliliğe saygı göstermek arşivlerin özenle koruması gereken bir dengedir. Kullanıcıların bu konularda bilgilendirilmeleri danışma hizmeti veren arşivciler tarafından yapılır.

Kullanıcı Eğitimi Programları Düzenlemek

    Araştırmacıların arşivlerden daha etkin bir şekilde yararlanabilmeleri amacıyla, genellikle, bireysel düzeyde yürütülen ve kullanıcı oryantasyonu amaçlayan çalışmalardır.

Arşiv Belgelerini Kopyalamak ve Ödünç Vermek

    Arşivlerde araştırma yapanlar not tutmanın dışında, zaman zaman üzerinde çalıştıkları belgelerin kopyalarını çıkarma ve hatta ödünç alabilme konusunda talepte bulunabilmektedirler.

    Arşiv belgelerinin tek ve orijinal olmaları nedeniyle, sergilerde tanıtım amacı dışında ödünç verilmeleri söz konusu değildir. Arşiv belgelerine zarar verilmediği sürece bu belgelerin araştırma amaçlı, yasal kullanım, yayınlama ya da sergileme nedenleriyle kopyalanmalarına ancak danışma birimi denetiminde izin verilmektedir.