ARŞİVCİLER VE KÜTÜPHANECİLER KONGRESİ İLE BİBLİYOGRAFYA VE DOKÜMANTASYON KONGRESİ ORTAK RAPORU

ARŞİVCİLER VE KÜTÜPHANECİLER KONGRESİ İLE BİBLİYOGRAFYA VE DOKÜMANTASYON KONGRESİ ORTAK RAPORU

Annual Report of the Board of Regents of the SmIthsonIan InstItutIon ShowIng the OperatIons, ExpendItures, and CondItIon of the InstItutIon for the Year EndIng, June 30 1911.

Smithsonian Enstitüsü Kurum ve Üyelerinin Durumu, Yılsonu Faaliyetleri ve Harcamalarına Dair Yıllık Faaliyet Raporu, 30 Haziran 1911.

Efendim (Sayın İzleyiciler): 1910 Ağustos ayında Brüksel’de (Belçika) düzenlenen Smithsonian Kurumu Uluslararası Arşivciler ve Kütüphaneciler Kongresi ile Uluslararası Bibliyografya ve Dokümantasyon Kongresi ortak temsilcisi olarak aşağıdaki raporu sunma şerefine sahibim.

Brüksel’de gerçekleştirilen 2 kongreden ilki olan ‘Bibliyografya ve Belgeleme Kongresi’, 25 Ağustos Perşembe ve 27 Ağustos Cumartesi günleri arasında düzenlenmiştir. Çağrılı üyeler listesinde 24 dernek, büro ve diğer kuruluşlar vardır. 34 bireysel kütüphane ve diğer enstitülerden olmak üzere ve listeye daha sonradan eklenenler kurumlardan temsilciler dâhil olmak üzere toplamda 160 kişi kongreye iştirak etmiştir. Kongreye davet edilmek üzere, bu kongrenin yapıldığı ‘Institut International de Bibliographic’ ile birlikte 48 ülke planlanmıştır. Amerika Birleşik Devletleri, İngiltere ve Fransa’nın yanı sıra en az 16 ülkeden temsilciler toplantıya katılmışlardır. Toplantıya katılanlar arasında ‘Belçika, Hollanda, Almanya, Avusturya, Rusya, İsveç, İsviçre, İspanya, Bulgaristan, Danimarka, Norveç, Monako ve Türkiye vb.’ ülkelerden yüzlerce kişi de bulunmaktadır.

Kongreyi resmi olarak, kurum sekreterlerinden biri olan M. Paul Otlet açmıştır. Toplantıda Institut International de Bibliographie’nin o dönemde her bilinen bilimsel yayına ait olan katalog kartlarını toplama ve bunları Dewey Ondalık Sınıflandırma sistemine göre düzenlemelerini ele alındığı gibi; uygulama olarak ayrıca bir yazarın kataloğu da alfabetik olarak düzenlenmiştir. Dünyanın dört bir yanından toplantıya gelen kurumlarda kamu binalarının resmi posta kartlarının bir koleksiyonunun hazırlanması ve bu konuda belirli bir devamlılıkla çalışan kişiler için baskıların yapılabildiği tüm konuları kapsayan bir fotoğraf negatifleri koleksiyonu yapılması gerektiği vurgulanmıştır. Belgelerle, bir dizi gazete ve dergi küpürünün illüstrasyonlarıyla referans olarak toplanması ve korunması gerektiği açıklanmıştır. Uluslararası değişim hizmetine atıfta bulunularak; Amerika Birleşik Devletleri’nde bu hizmeti organize etme ve yürütme konusunda Smithsonian Kurumunun gerçekleştirdiği çeşitli çalışmalardan dikkatle bahsedilmiştir. Kongre daha sonra aşağıdaki konular üzerinde yoğunlaşmıştır:

1. Belgeler:
2. Kitaplar, incelemeler, dergiler;
3. Çizimler, yabancı fotoğraflar;
4. Arşivler, eski ve idari.

1. Eserler ve koleksiyonlar:
2. Düzenleme;
3. Kütüphane kataloglama;
4. Koleksiyonlar;
5. Ansiklopedik düzenleme.

III. Yöntemler:

1. Kartlar;
2. Kurallar ve sınıflandırma.
3. Hizmet, dolaşım kopyaları ve değişimler:
4. Kısmi, genel ve özel;
5. Milli;
6. Uluslararası özel;
7. Uluslararası bilimsel.

‘Uluslararası Değişim’ konusu kısaca gözden geçirilmiş ve aşağıdaki konularla oturum devam etmiştir:

Uluslararası değişim hizmetinin sık sık tercih edilmesinde, uluslararası kongrelerde yer alan ülkelerin sayısını arttırmak ve değişime olan talebe göre tüm yazışmaların bu tercihe uygun olarak gönderilmesinin sağlanması ve uluslararası değişim hizmetindeki gelişmelerin teşvik edilmesi arzu edilmektedir. Bu tür alışverişlerde ücretsiz veya yararlı dernekler ile kurumları tercih etmek daha çok önerilmektedir. Uluslararası değişim hizmetinin başlatıcısı olan Smithsonian Kurumunun, bu iyileştirmeleri gerçekleştirmek amacıyla 1885 yılı uluslararası Sözleşmesi’nin revizyonunu teşvik etmesi gerektiği savunulmaktadır. Kongre ekibi resmi olarak Tervueren’deki Kongo Müzesi’ni ziyaret etmiş ve 27 Ağustos akşamı bir kutlama yemeğiyle kongre kapanmıştır.

1.Arşivleme ve Kütüphanecilik Kongresi 28 Ağustos Pazar gününden 31 Ağustos Çarşamba gününe kadar Belçika Arşivcileri ve Kütüphanecileri Derneği himayesinde Brüksel’de toplanmıştır. Belçika Kraliyet Kütüphanesinden Louis Stainier, yönetici-müfettiş olarak ön hazırlıkların sorumlusu olarak görev yapmıştır. Kongre basılı listesinde, ulusal komisyonlarla temsil edilen ülkelerin (arşivlere özel atıfta bulunarak), resmi delegelerinin temsil ettiği 12 ülke ve 9 Belçikalı öğrenilen toplumdan delegasyonlar olmak üzere; 49 kütüphane ve diğer kurumlardan 389 kişi bulunmaktadır. Kurumları, temsilci delegasyonların ve bireysel kuruluşların personelleri temsil etmiştir. Bu 389 kayıtlı katılımcı içerisinde; Amerika Birleşik Devletleri, İngiltere, Kanada, Almanya, Fransa, Belçika, Hollanda, Avusturya, Macaristan, İspanya, İsviçre, Portekiz, Rusya, İtalya, Brezilya, Küba, Danimarka, İsveç Norveç’in yanı sıra 21 farklı ülkeden kişiler bulunmaktadır, bu gruba Lüksemburg ve Monako da dâhildir. Bu kongre, 28 Ağustos günü öğleden sonra karşılama töreniyle toplanmış ve derhal iki ayrı bölüme ayrılmıştır; arşivciler ve kütüphaneciler ayrı toplantılar da düzenlemişlerdir. Bu toplantılar, büyük ölçüde kütüphane bölümüne ayrılmış ve özellikle kütüphane yöntemleriyle ilgili tartışmalar, kataloglama, sınıflandırma ve kitapların raflara yerleştirilmesi konularını içermektedir. Önceden basılmış ve dağıtılmış olan Uluslararası Değişim Servisi’ndeki kitapçık, makale başlığına uygun olarak okunmuştur. İfadeler aşağıdaki gibidir:

Kütüphanelerdeki bu hizmetin değeri fazla tahmin edilemediği için, ‘Congres International des Archivistes et des Bibliothecaires’de’ tartışılacak daha önemli bir konu yoktur. Fakat bilimsel ve öğretici kurumlar, halk, araştırma çalışanları ve edebiyat öğrencileri için dünyanın bilimsel ve edebi yayınlarının talep etme zamanının geldiği görülmüştür.

Amerikan bakış açısından “Uluslararası değişim hizmetlerini düzenlemek ve genişletmek için yeniden neler yapmak gerekiyor!” sorusu göz önünde bulundurulduğunda, bir sistem için yeniden yapılanmanın gerekli olduğu o anda görünmemiştir. Buna bağlı olarak bütün ulusların içten iş birliği ile çalışan uluslararası değişim faaliyeti, henüz mevcut sözleşmelerin çizgileri üzerinde geliştirilmemiş durumdadır.

Mevcut uluslararası değişim hizmeti, belirli kurumlar arasında yapılan iki sözleşmeyle çalışmaktadır ve çalışma bunlara dayanmaktadır. Bunlardan birincisi, 1886’da Brüksel’de imzalanmış ve resmi olarak 1889’da ilan edilmiş olan, resmî belgelerin ve bilimsel ve edebi yayınların değişimini öngören anlaşmadır. Diğeri de aynı dönemde sonuçlandırılan ve ilan edilen; sözleşme taraflarının resmi dergiler yanı sıra yıllık parlamento belgelerinin de değiştirilme programına dâhil edilmesini sağlayan anlaşmadır.

Sözleşmelerde geniş bir şekilde yapılması gerekenler ifade edilmiş ve o dönemde imzaya taraf olmayanlarında, imzalayanlardan daha fazla bağlı kalmasına destek verilmiştir. İlk imzacı ülkeler Amerika Birleşik Devletleri, Belçika, Brezilya, İtalya, Portekiz (Algarves bölgesi), Sırbistan, İspanya ve İsviçre Konfederasyonu yetkili temsilcileridir. Daha sonra Arjantin Cumhuriyeti, Paraguay ve Uruguay da sözleşmeyi imzalayarak bağlılıklarını ifade ederken; Bolivya, Şili, Kolombiya, Kosta Rika, Fransa, Liberya, Hollanda, Yeni Güney Galler, Peru, Avustralya ve Rusya da uluslararası değişim büroları kurmuşlar ve sözleşmelere resmi bağlılıklarını bildirmişlerdir. Buradan anlaşılacağı üzere, konvansiyonlara bağlı 11 ülke ve büroları kurmuş olan eşit sayıda devlet vardır. Büyük Britanya, Almanya ve diğer ülkeleri kuralları kabul etmekle birlikte; bu hareketin örgütlenmesine yönelik herhangi bir fon oluşturmamışlardır.

Bu nedenle, mevcut koşullar altında yeniden örgütlenmekten daha ziyade mevcut organizasyonun genişletilmesi gerekmektedir. Hali hazırda yürürlükte olan sözleşmeler sağlam bir temele dayanmaktadır ve uluslararası alanda kurumun imajını iyi olmasından dolayı bu organizasyonun altında kolayca faaliyetler yürütülebilir. Yirmi yıl önce yapılan sözleşmelerdeki hükümlerin güncel uluslararası gelişmelere uyum sağlaması için revizyona ihtiyacı vardır ve sözleşmeleri hâlihazırda kabul ederek desteklerini vermiş olan kurumların da bu konuda destek vermesi büyük olasılıktır. Kurumlar, yeni kurallarında organizasyona katılması konusunda isteklidirler. Şu ana kadar sürdürülen uluslararası değişim faaliyetleri, ‘bilimsel ve edebi yayınlar ve resmi hükümet yayınlarıdır’. Bunların ilk olarak kimliklenmesi yapılır, böylece hem hizmetin skolastik ve teknik altyapısının nedeni belirlenir hem de bireyler ile kurumların kısıtlama olmaksızın teknik eğitimi pratiğe dökerek, kendilerine maliyet olmadan ilerlemesi sağlanır.

Bilimsel kurumlar kendilerine yapılan çok sayıda değişim çağrısını sağlamak için kendi yayınlarını basmanın dışında diğer konularda yetersiz olabilirler; bu yetersizliklerini yabancı kurumların ürünlerini satın alarak ve nakliye masraflarını ödeyerek aşabilirler. Bu açıdan giderek daha fazla takdir görmektedirler. Ama bu durum, bilimsel kurumların işlerinin bir kısmını yapamaması anlamına da gelir.

Bu nedenle bir uluslararası değişim sistemi, bu konuda rahat bir ortam aramak zorundadır. Hükümetlerin, diğer ülkelerdeki benzer kurumların aracılığıyla nelerin başarılabileceğini belirleyebilmesi açısından bu durum gereklidir ve bu tür yayınlar hükümetlerce ortak düzenlendiğinden, masrafları da ortak dağıtılmalıdır.

Amerika Birleşik Devletleri’nin Uluslararası Değişim Servisi, Smithsonian Enstitüsü’nün yönetimi altındadır ve Amerika Birleşik Devletleri’ndeki değişim programı başlangıçta bu kurum aracılığıyla yürütülmüş olup; kurumlar ve bireyler tarafından sunulan yayınların, alıcılardan benzer katkılar karşılığında yurt dışındaki isteklilere iletilmesi amacıyla bu organizasyon başlatılmıştır. ‘Vatandaşlar arasında bilginin yayılması’ için en etkili yollardan biri olan ve hükümetin 1850’den 1881’e kadar yayınladığı belgelerin değişimi için tüm masraflar bu kurumun özel fonlarından ödenmiştir. Kongre’nin teşviki ve Devlet Bakanlığı’nın tavsiyesi üzerine, Smithsonian Enstitüsü Amerika Birleşik Devletleri Hükümeti tarafından uluslararası bilimsel ve edebi yayınların değişimini sağlayan Amerikan Ajansı olarak kabul edilmektedir. 1867 ve 1901 yıllarında kabul edilen Kongre kararları ile belirli ülkelerdeki devlet tahvillerinin, belirli ülkelerden gelenlerle düzenli olarak diğer ülkelere gönderilmesi konusunda bu kurum görevli kılınmış ve bu kurumun bütçesinin bir kısmı bu ülkelerin döviz kurları için tahsis edilmesine karar verilmiştir. Bu kararlara uygun olarak, şu anda tam ‘55 Amerika Birleşik Devletleri resmi yayını’ ve ‘33 kısmi set’ yurt dışına gönderilmiştir. Kongre Yargılamaları Kongresi Bildirileri ve Kongre Sicili, her gün karşılıklı olarak kendindeki kaynağı gönderen diğer ülke Parlamentolarına posta yoluyla iletilir.

30 Haziran 1909’da sona eren mali yıl boyunca, ABD’nin uluslararası değişimleri yoluyla iletilen paketlerin sayısı 228.875 olarak gerçekleşmiştir. Bu paketler doğrudan bu ülkeden belirli birine gönderilmiştir ve uzun süre bu şekilde devam etmiştir.  En hızlı ve en tatmin edici yöntemin bu olduğu görülmüştür. Geçen yıl boyunca, yaklaşık 2,000 kutu, tek bir sevkiyatta kayıp olmadan bu şekilde sevk edilmiştir. Gönderiler düzenli olarak ayda en az bir kez gönderilir, gönderim tek paket ve her hafta bir büyük ülkeye olacak şekilde gönderilir. Tüm istekliler için bir kart indeksi tutulur ve bu kartlar üzerine her kurum ve kişi tarafından gönderilen ve alınan paketler kaydedilir. Birleşik Devletlerde şu anda 3.900 kurum ve 5.000 kişi bu endekste kayıtlıdır, kayıtlı yabancı kurum sayısı ise 16.500 kişi ve 34,232 kişidir. Yabancı dernek ve kurumların bir listesi zaman zaman ‘Uluslararası değişim listesi’ başlığı altında yayınlanmaktadır.

1904 tarihli olmak üzere, yurt dışından alınan kamu belgeleri Kongre Kütüphanesindedir. Dünyanın bilimsel ve öğrenim gören toplumları ve kurumlarından alınan yayınlar, Smithsonian Enstitüsü Kütüphanesinin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır ve bunlar kurumun mülkü olarak kalmaktadır. Aynı zamanda Kongre Kütüphanesi’nde de büyük ölçüde bu eserler yer almaktadır. Uluslararası değişimlerin bugünkü şartlar altında ihtiyaçları şu şekilde özetlenebilir: Dünyanın bütün uygar uluslarının bugünkü sözleşmelere bağlı olması gerekmektedir. Arşivciler ve Kütüphaneciler Kongresi üyeleri, resmi faaliyetlerin gerçekleştirilebileceği sınıra kadar kendi ülkelerindeki bilimsel ve edebi kurumların, toplumların ve hükümet yetkililerinin ilgisini uyandırmak için uğraşarak hareketi ilerletmek için çok şey yapabilirler. Her ülkenin bilimsel kurum ve dernekleri, uluslararası değişim sisteminin işleyişini incelemeli ve hizmetlerini bir iletişim aracı olarak kullanarak, yurtdışındaki benzer toplumlardan yayın değişimi talep etmelidir. Hükümetler, istedikleri takdirde her bir ülkenin tam bir karşılıklı faydasına sahip olabilmeleri için, değişim amacıyla resmi yayınlarını yeterli sayıda karşı tarafa yollamalı ve ayrıca Parlamentoların resmî gazetelerinin veya benzer organların kopyalarının da kendinde bulundurması gerekmektedir. Parlamentolar arası değişimler konusunda hâlihazırda kurulu olan ve/veya kurulacak olan büroların da sözleşmelere uyabilmeleri için; kendi hükümetleri tarafından kendilerine bir ödenek verilmelidir. İyi donanımlı bir ofise sahip iyi ücretli bir denetleyici, hızlı çalışma ve hızlı teslimat garantisi verir. Birleşik Devletler’de izin verildiği gibi ‘franket(?)’ imtiyazına sahip olan her uluslararası değişim bürosuna, posta yetkilileri tarafından özel imtiyazların verilmesi mümkün olabilmelidir ve Uluslararası Posta Birliği aracılığıyla hızlı ulaşım için mevcut tesisler büyük ölçüde bu şekilde artış gösterebilecektir. Birliğe girmiş olan her millet şimdiki sözleşmelere taraf olmalıdır. Uluslararası değişimler dünyanın her yerine kadar uzatılmalı ve kendi amaçları için ‘vatandaşlar arasındaki bilginin artması ve yayılmasına’ sahip olan bir kurumun mükemmelleştirilmesinin gerekliliğini de kabul edilmelidir.  

Yukarıdaki makalenin bir özgeçmişini gazetede verdim ve ‘bu özgeçmişte yer alan bir öneriyi de içeren istekleri Kongreden geçirebiliriz’ diyerek; ‘Arşivciler ve Kütüphaneciler Kongresi üyeleri’ hareketi daha ileriye taşımak için çok şey yapabilirlerdi’.  Bilimsel ve edebi kurumlara sahip olan toplumların ve devlet yetkililerinin kendi ülkelerindeki ilgilerini uyandırmak için çabalarını ödüllendirmek gerekmektedir. ‘Karar İngilizce olarak sunuldu, Fransızcaya çevrildi ve tekrar İngilizceye çevrildi ve Kütüphane Dergisinde şu şekilde ortaya çıktı: Bilim ve edebiyat kurumlarının yanı sıra, tüm ülkelerin hükümet yetkilileri, uluslararası değişimler için resmi hükümler ortaya koydular (VI. S. 7. Uluslararası Değişimler Paul Brockett, Washington).

Özel kurumların değişim hizmetinin kullanımı ile ilgili olarak, Paris’ten ‘Bibliothecaire en-chef de l’lnstitut Catholique’ da görev yapan ve Fransa’dan paket göndermede bazı zorluklar yaşamış olan M. Langlois, aşağıdaki çözümü sunmuştur:

Uluslararası değişimlerin, genel düzenlemelere uygun ve karşılıklılık sağlayan özel inisiyatif kurumlarının kurallarına, (serbest kurumların ve öğrenilen toplumların kütüphaneleri), tüm işçilerin çıkarlarına, özgürce ve tüm çıkarları verecek şekilde gözetilmesi gerekmektedir. (M. Langlois, Paris, M. Grosjean, s.7. Bruxelles tarafından değiştirilmiştir.)

İngilizce ve Fransızca olarak hazırlanan 1886 tarihli VII. Sanat sözleşmesinde; Menkul kıymetler değişim bürosu resmi bir kapasitede yayın organlarının yayınlarının alınması ve iletilmesi için görevli olarak kabul edilmişlerdir. Bu tür organizasyonlar devletlerin öğrenilmiş organları ile edebi ve bilimsel toplumları arasında aracı olarak hizmet edecektir. Ancak böyle bir durumda, değişim bürolarının görevinin değiş tokuş edilen materyallerin serbest iletimi ile sınırlı kalacağı ve bu bürokrasinin herhangi bir şekilde bu şekilde işleyeceği belirlenmiştir. Verilen bir karar daha şudur: Uluslararası değişim hizmetinin katılımcı ülkelerde en eksiksiz şekilde geliştirilmesi gerekir ve diğer devletlerde de örgütlenmenin oluşturulması gerekmektedir. (M. Sury, Bruxelles, VIII. s. 7.)

Bu kongreye hazırlamakla ilgili olarak Londra, Paris ve Berlin’in ana kütüphanelerini ziyaret etmeme izin verilmiştir ve Smithsonian Kütüphanesi’ne de atıfta bulunulan bu zaman diliminde, bir dizi notta gözlemler yapılmıştır. Kütüphaneler kapandığında, müzeleri gezme, yöntemleri not alma imkânı da buldum. Teşekkürler. Saygılarımla.

Paul Brockett,

Kütüphaneci Stajyeri

Charles D. Walcott,

Smithsonian Enstitüsü Sekreteri.

LİNK:  https://library.si.edu/digital-library/book/annualreportofbo1911smits

Annual Report of the Board of Regents of the Smithsonian Institution Showing the Operations, Expenditures, and Condition of the Institution for the Year Ending June 30 1911, 87-91.

ÇEVİREN: YASİN ŞEŞEN

Ankara Üniversitesi Kütüphaneci

Ankara Üniversitesi BBY Doktora Öğrencisi