KPI Key Performance Indicators Nedir?

Üretmek, pazarlamak ve satmak iş hayatının en temel fonksiyonları arasında yer alıyor. İster kar amacı güden ticari bir işletme olsun isterse STK olsun tüm işletme ve kurumlar önceden belirlenmiş plan ve hedefler doğrultusunda çalışıyor. Nihai olarak varılmak istenen hedef ise ismi her ne olur ise olsun KPI ile ölçülüyor.

KPI Açılımı Nedir?

İngilizce “Key Perfomance Indicators” kelimelerinin kısaltması olan KPI’ın, Türkçe tercümesi ise temel performans göstergeleri olarak yapılıyor. Bir ölçü birimi olarak kullanılan temel performans göstergeleri, kişileri tek başlarına ölçebildiği gibi ekipleri de takım olarak ölçebiliyor. Kurumlarda geniş bir kullanım sahasına sahip olan ölçüm aracı, kurum içi istenildiği kadar ölçeklendirilebiliyor.

Herkesin nihai bir hedefi olduğu işletmelerde, her bir çalışan dönen çarkların dişlisi olarak görülüyor ve yakından takip ediliyor. Kişilerin performansları ise doğrudan bağlı oldukları takımları, takımların performansları ise birbirini etkileyerek sonuçta şirketin hedeflerine ulaşmasını veya ulaşamamasını sağlıyor. Performans ise önceden belirlenen parametrelerle ölçülüyor.

KPI Nedir?

KPI nedir sorusunun en kestirme cevabı hedef olarak tanımlanıyor. Tüm ticari işletmelerin nihai hedefi, belirlenen kârın faaliyetler aracılığı ile tutturulması oluyor. KPI ise hedefe giderken işletmenin bütününü oluşturan her bir parçasının performansını ölçüyor. Bu açıdan bakıldığında herhangi bir ticari işletmede var olan departman sayısı kadar KPI olması mümkün gözüküyor.

Hedefe kitlenen bir kurumun, istediği her an performansı veya diğer bir deyiş ile gidişatı her an takip edebilmesi gerekiyor. Bunun içinse somut parametreler belirleyerek, bu parametreleri anbean değerlendirebilmesi işletmelerin en büyük sınavı oluyor. Dijitalleşen dünyada, otomasyon teknolojilerinin de yardımı ile her türde veri artık anlık olarak elde edilebiliyor.

Temel performans göstergeleri, parametrelere dayalı işleyen bir sistem. Parametreler rakamlara dayanabileceği gibi, davranışları ya da alışkanlıkları ölçen biçimlerde de olabiliyor. Örneğin; bir bankada müşteri temsilcisinin çalan telefonu kaçıncı zil sesinden sonra açtığı ya da telefonu açtığında standart karşılama cümlesini söyleyip söylemediği birer parametre olarak kabul görebiliyor.

Neden KPI Kullanılır?

KPI’ı bu kadar önemli yapan, işletmelerin performans ölçümlerini zamanında yapabilme ve dolayısı ile aksayan, problemli konulara önceden müdahale edebilme isteklerine dayanıyor. İşler yolunda gitmediğinde, sorunun tespiti ve gerekli aksiyonların alınması önem kazanıyor. Bir kişinin yaşadığı sıkıntı tüm departmanı etkileyebileceği gibi sorun bir başka departmanı da sıkıntıya sokabiliyor.

KPI anlamı ile asıl değerini bu noktada kazanıyor. Ölçülebilir ve objektif kriterler kişilerin olduğu kadar şirketin de başarısını ölçüyor. Başarısızlık ise şirket stratejisinde bir hataya işaret edebileceği gibi kişisel veya takım bazlı hatalara ve gecikmelere de işaret edebiliyor. Sağlıklı ölçümler temelde aynı şeyi amaçlıyor: Neredeyiz ve neyi doğru, neyi yanlış yapıyoruz?

Ölçmek, sıkıntılı bir süreç olmasına rağmen KPI ve benzeri modeller işletmelerin karar mekanizmalarını daha rahat çalıştırmasını sağlıyor. Dikkatli ve tecrübeli idarecilerin bile gözünden kaçabilecek detaylar temel performans göstergelerine dayalı sistemlerde anında yakalanıyor. Problemleri tam vaktinde tespit etmek ise gecikmeleri ve kar kaybını önleyerek kurumların üzerindeki önemli bir yükü hafifletiyor.

KPI Nasıl Konulur?

KPI nasıl konulur, kimi kapsar ve kim belirler gibi sorular işletmelerin çözmesi gereken belirgin problemler arasında yer alıyor. Problemin çözümü şirket stratejilerini doğrudan ilgilendirdiği için devamında büyük fırsatların kapısını aralıyor. Bu yüzden her işletme ve kurumun, kendisi için en ideal KPI değerlerini tespit ederek, doğru birimlere ataması gerekiyor.

Temel parametreleri kimlerin belirlemesi gerektiği karşılaşılan ilk soru oluyor. Doğrudan birim yöneticilerinin yanı sıra paydaşların da rol alması gereken bu etkinlik için şirket içi organizasyonun detaylı bir şekilde incelenmesi önem kazanıyor. Matrix yapılarda hiyerarşinin çoğunlukla devreye girdiği görülüyor. Hiyerarşi işletmeler için hayati olabilir, ancak bazen göz ardı edilmesi kazanım olabiliyor.

Göstergeleri belirleyecek olan isimler belli olduğunda, objektif ve ölçülebilir parametrelerin neler olması gerektiği üzerinde detaylı bir çalışma yapılması gerekiyor. Her işletmenin ürettiği değer farklı olduğu gibi üretim süreçleri de farklılaşıyor. Bu nedenle bir işletme için doğru olan diğeri için yanlış olabiliyor. Aynı mantık şirket birimleri ve çalışanları arasında da geçerli.

Farklı sektörler ve farklı departmanlar arasındaki KPI örnekleri dikkate alındığında her birinin kendine has ölçütleri olduğu görülüyor. Örneğin; bir yazılım şirketindeki A projesi ile B projesinin KPI’larının farklı olması, yönetilen projenin özelliklerine göre belirleniyor. Yine aynı şirkette A projesinin KPI’ları finans departmanına atananlar ile farklı olması kimseyi şaşırtmıyor.

Son olarak, performansı ölçülecek kişilerin silolar halinde aynı KPI’ya tabi olması ne kadar doğru bir yaklaşım hala tartışılıyor. Bu sorunun cevabı işletmelerin kendi operasyonlarında gizli. Parametrelerin ölçeklendirilerek, en tepeden en aşağıya kadar inmesi gerekiyor. Herkesin performans ölçümüne katılması ve yaptığı işin doğasına uygun olarak ölçülmesi beklenen etkiye pozitif katkı sağlıyor.

KPI Nasıl Ölçülür?

Farklı KPI modelleri, farklı sektörleri temsil ediyor. Ancak tüm şirketlerin kullandığı ortak ölçütlerden bir tanesi ROA diğeri ise EBITDA olarak biliniyor. İngilizce “Return of Assets” olan ROA deyiminin Türkçe tercümesi ise “aktif karlılığı” olarak biliniyor. EBITDA’nın Türkçe karşılığı ise “faiz, amortisman ve vergi öncesi kar” (FAVÖK) olarak açıklanıyor.

KPI örneklerine bakıldığında her sektör için farklı karakteristik özelliklere sahip değerlerin öne çıktığı görülüyor. Örneğin; bir internet sitesinin ölçümleri için “dönüşüm oranı”, “edinme başına maliyet” ve “site trafiği” temel parametreler olabiliyor. Pazarlama ile uğraşanlar için ise “pazar payı” ve “marka değeri” en önemli ölçütler arasında yer alıyor.

KPI örnekleri excel üzerinde çoğaltılarak sayıları daha da artırabiliyor. Önemli olan ölçütlerin karşısına hedefleri koyabilmek ve takip ediyor olmak. Her birim kendi performansını takip edip raporlayabileceği gibi, bu işi yapacak ayrı birimler de kurulabiliyor. Örneğin; insan kaynakları, mali kontrol-raporlama, kalite kontrol ve bütçe planlama departmanları bunlar arasında yer alıyor.

Düzenli aralıklarla yapılan performans toplantıları ve değerlendirmeleri, konan hedeflerin gerçekleşenler ile karşılaştırmasını kapsıyor. Genelde her çeyrek yapılan bu tip toplantılar bazı sektörlerde, özellikle proje bazlı çalışan teknoloji şirketlerinde, işin doğası gereği belli kilometre taşlarında yapılabiliyor.

KPI’ı Tutturmak için 5 Öneri

Şirketler hedeflerini net bir şekilde belirledikten sonra sıra bu hedefleri tutturmaya geliyor. Disiplinli bir şekilde çalışmak ve stratejileri harfiyen uygulamak her zaman işe yarıyor. Bu esnada gözden kaçırılmaması gereken ayrıntıları yakalamak ve hedefleri tutturmak için uzmanların 5 önemli tavsiyesi var.

• • Hedefler düzgün bir şekilde belirlendikten ve doğru kişilere doğru hedefler dağıtıldıktan sonra yapılması gereken, KPI’ın düzenli olarak izlenmesi oluyor.

• • KPI dashboard hazırlamak şirketlerin en çok tercih ettiği uygulamalar arasında yer alıyor. Bütün performans ölçütlerinin bir arada takip edilebildiği tablolar, yönetcilerin tüm resme kolaylıkla hakim olmasını sağlıyor.

• • Düzenli ve sistematik performans toplantılarının, başarıya giden yolda büyük önemi bulunuyor.

• • Bu toplantıların verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi en az düzenli olarak yapılması kadar kritik bir öneme sahip.

• • Eğer sorun var ise tüm paydaşların katılımı ile çözüm bulunması, başarı hikayesi var ise bunun diğer birimlere de esin kaynağı olması şirketlerin performansını olumlu etkiliyor.