Arşivsel Tanımlama ve Araştırma Araçları

Arşivsel Tanımlama Nedir

Araştırma araçlarının hazırlanması yoluyla arşiv mevcudu üzerinde fiziki,
idari, entelektüel kontrolü sağlamak amaçlı yapılan tanımlama işlemelerine arşivsel tanımlama denir.

Tanımlama arşiv işlemleri içersinde ana fonksiyondur ve bu fonksiyonun
gerçekleştirilebilmesi için farklı ihtiyaçları karşılayabilecek niteliklere sahip araştırma araçlarının üretilmesi gereklidir. Araştırma araçları sayesinde üretilen belgelerin yönetilebilmesi ve kullanıma sunulabilmesi mümkün hale getirilmelidir..

Arşivsel tanımlamanın amacı; arşivsel malzemeye ulaşabilmeyi geliştirmek
için arşivsel materyalin bağlam ve içeriğini tanımlamak ve açıklamaktır. Bu doğru ve uygun temsilin oluşturulmasıyla ve önceden hazırlanmış modellere göre organizasyonuyla başarılır. İşlemler ile ilgili tanımlama, belgelerin üretilmesimsırasında veya öncesinde başlayabilir ve belgenin yaşam süresince devam eder. Bu işlemler; yaşam süresi boyunca bir belge üzerindeki inandırıcılık, güvenilirlik, anlamlılık ve belgeye ulaşım ile ilgili entelektüel kontrolü kurmayı mümkün hale getirir.

Arşivsel Tanımlama Araştırma Araçları

Malzemeyi gerektiğinde herhangi bir sebepten dolayı tekrar kullanabilme
adına entelektüel kontrolü kurabilmek ve fiziksel olarak da durumunu takip edebilmek ve gerekli ihtiyaçların etkin bir şekilde yönetebilmesini sağlayabilmek için araştırma araçları üretilmektedir. Bu araçlar farklı niteliklere ve kullanma amaçlarına sahip olmak ile beraber tek ve ortak amacı vardır ki bu amaç, malzemenin yönetimini kontrol altına alabilmektir. Kontrolün en önemli sebebi ise malzemenin entelektüel
yönetimini yapabilmektir.

Malzemelerin tanımlanması esnasında tanımlanma seviyesinin (level)
belirtilmesinin vazgeçilmezliği yanında farklı araştırma ihtiyaçlarının hepsini karşılayabilecek kadar malzeme ile ilgili detayın verilmesi de önem arz eder.

Düzey ve Detayın Önemi Yanında Farklı Özellikler

• Arşivsel malzemenin çok çeşitli olması yanında her bir malzeme eşsizdir,
orijinaldir.
• Arşivsel malzemenin karmaşıklığı ve malzemenin çokluğu, belgelerin üretildiği faaliyetlerin organizasyonuna göre değişkenlik arz eder.
• Farklı içeriksel niteliğe sahip malzemenin oluşması ile yeni sınıflar ortaya
çıkabilir.
• Araştırma araçlarının hazırlanmasında nasıl bir dizayn oluşturulacağı ve
amacının ne olduğu tam olarak belirlenebilmelidir.
• Araştırma araçları sistemine erişim noktalarının belirlenmiş olması gerekir.
• Kullanıcıların erişim için beklentileri ve ihtiyaçları çok iyi bilinmelidir.
• Kullanılacak olan terminolojinin çeşitliliğine ve uyuşmasına önem verilmelidir.
• İndekslemeye dikkat edilmelidir.
• Sınıflandırma sistemine dikkat edilmelidir.
• Referans kodları oluşturulmalıdır.
• Bibliyografik tanımlama; ulusal, uluslar arası kataloglama kuralları ve sistemi ile ilişkili olmalıdır.

Arşiv Bünyesinde Kullanılan Araştırma Araçları

Üreten Tarafından Hazırlanan Araştırma Araçları: Malzemeyi üreten
sorumlu malzemesinin kontrolünü kurabilme adına bazı listeler, kayıt defterleri, indeksler oluşturabilir. Kendi içerisinde bir tutarlığı olmak ile beraber genel bir standarda sahip değildirler.

Sağlama Dokümanları ve Ön Listeler: Belgelerin arşivlere transferleri
sırasında arşivciler güvenlik ve denetim amacıyla genellikle materyallerin bir ön listesini hazırlarlar. Bu tanımlar geçici araştırma araçları olarak nitelendirilebilir. Resmi araştırma araçları hazırlanana kadar rehber niteliği görebilirler.

Envanterler: Envanterler genellikle seri düzeyinde ve onları üreten şahıs,
kurum yada birim konusunda bilgi ile birlikte, bir koleksiyondaki ya da belge grubundaki tüm belgelerin tanımlarıdır.

Fiş Kataloglar: Özellikle kütüphanecilik tanımlama uygulamalarında
kullanılmak ile beraber arşivcilik alanında da doğrudan doğruya belgelere ulaşmayı sağlamak amacıyla standart fiş katalogları kullanılır. Fiş katalogları kütüphanecilik alanında olduğu kadar arşivcilikte pratik bir kullanım sağlamamaktadır. Bilgi işleme yüzeyi olarak oldukça küçük bir alana sahip olmalarından dolayı sınırlı bilgi içermektedirler.

Bilgisayar Destekli Dahili Veritabanları: Bilgisayar ortamında
hazırlanmış olan veri tabanları her seviyede ve ayrıntıda bilgi sağlayabilmektedir. Bir arşiv bütün belgelerini bir veri tabanı sayesinde geri elde edilebilir ve erişilebilir kılabilir. Şüphesiz dahili veritabanları arşivin ulusal ve eyalet düzeyinde ki veritabanlarına da giriş noktası sağlayabilir.

Arşiv Dışında Kullanılmak Üzere Oluşturulan Araştırma
Araçları

Giriş ve Tanıtıma Yönelik Bilgiler: Kimi programlar, o programla ilgili
kısa açıklamalar, arşiv malzemelerinin en seçkinleri üzerine özel tanıtım broşürleri veya kitapçıkları yayınlayabilirler, bu kısa yayınlardan çok sayıda basılabilir ve malzeme ile ilgili araştırmacılara dağıtılabilir. Hatta bunlar konuları ile ilgili sergiler veya sempozyumlarda ilgililere verilebilir. Bunlar araştırma aracı olmaktan ziyade bir tanıtım aracıdır.

Özet Rehberler: Arşiv mevcudunun tümü hakkında hazırlanan özet
niteliğinde, sınırlı bilgi ihtiva eden rehberlerdir. Harici olarak dağıtılırlar.
Hazırlanmalarında envanterler kullanılabilmektedir. Bunun yanında malzemelerin toparlanması esnasında edinilebilen üstünkörü bilginin de bir sonucu olarak hazırlanabilirler. Ayrıca koleksiyonlar ve seriler ile ilgili bu tür rehberlerin hazırlanması oldukça faydalıdır. Bu çalışmalar üstünkörü bile hazırlansa daha iyisi hazırlanana kadar oldukça faydalı olacağı kesindir.

Belli Konular yada Belgelere Yönelik Araştırma Araçları: Belli konu
yada belge gruplarına odaklanarak hazırlanmış özel amaçlı araçlarda bulunmaktadır. Bu tür araçlar genellikle özel araştırmalara yönelik malzemenin kullanılabilmesini sağlayabilmek amacıyla hazırlanmaktadır. Bunun ile ilgili Sultanahmet Başbakanlık Osmanlı Arşivinde tarihçilere sunulan örnekleri mevcuttur.

Bilgisayar Destekli Bölgesel yada Ulusal Veritabanları: Daha önce ismi
geçen bilgisayar destekli dahili veri tabanları uygun alt yapı hazırlıkları yapıldıktan sonra dış kullanıcıya da açılabilmektedir. Bu tür veritabanı çalışmaları da bir nevi araştırma aracı vazifesi görmektedir.

Kaynak