Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi

Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi

Belge en bilindik tanımıyla kurum içinde veya kurum dışında meydana gelen işlemler neticesinde oluşan belgelerdir. Belgeler basılı ve elektronik olarak iki kısma ayrılmaktadır. Elektronik belge ise bilgisayar veya herhangi bir dijital ortamda iş süreci içerisinde üretilen, arşivlenen, depolanan, erişilen ve imha edilen belgeleri kapsamaktadır. Elektronik belgelerin yoğun bir biçimde kullanılıyor olması kurumlar için stratejik olarak önem arz etmektedir. Bundan dolayı elektronik belgenin üretilmesi ve daha sonraki süreçlerden de önemli olan elektronik belgenin arşivlenmesi karşımıza çıkmaktadır.

Elektronik belgenin arşivlenmesinde başlangıç kullanılan bir takım belgelerin daha sonraki zamanlarda gerektiği şekilde ve düzende elimizin altında olması gereklidir. Belirli bir organizasyondan geçirilmesi gereklidir. Depolanan materyalin boyutu ve formatı dikkate alınmalıdır. Elektronik belgenin temelini oluşturan yazılım ve donanımda ise gelecekte meydana gelen değişimlerle belgenin asli düzenini bozmayacak şekilde güncellenmesinin ve yenilenmesinin mümkün olması gerekmektedir. Üst verinin sağlanması dikkate alınmalıdır. Ne kadar süreyle saklanması gerektiği belirlenmelidir.  Hayati belgelerin öncelikli olarak korunması gerekmektedir.  Belgeye uygun arşivleme ortamı belirlenmelidir. Kullanıcının, arşivlenecek belgeye ne şekilde ulaşabileceğinin tespiti yapılmalıdır(erişim, çevrimiçi vb.).

Kamuya açık olmayan elektronik belgelerin şifrelenmesi gerekmektedir. Herhangi bir saldırıya karşı hazırlıklı olarak yapılmalıdır.

Şifrenin unutulması gibi durumlara da kurumların hazırlıklı olması ve uygun güvenlikte ayarlanmalıdır. Belgelerin tamlığı, bütünlüğü ve gerçekliğin sağlanması sağlanmalıdır. Eksik veya yanlış bir belgenin arşivlenmesi, belgenin sonradan gönderileceği alanlarda sorunlar teşkil edeceği için bunlara uyulması öngörülmektedir.

Elektronik belgelerin saklanması ve korunmasında da fiziksel özelliklerin göz önünde bulundurulması gerekmektedir.  Saklanacak olan ortamın bazı özellikleri destekleyen kablolamaya ihtiyacı vardır. Ayrıca donanımın fiziksel ortamının belirlenmesi gerekmektedir.

Gerekli yedeklemelerin yapılıp bunların ara ara kontrol edilmesi sağlanarak veri kayıplarına engel olunmalıdır. Elektronik belgelerin saklandığı alanlar olan mikrofilm, bant ve disklerin de belirli durumlardan uzak bir şekilde muhafazası gerçekleştirilmelidir. Belirli ortamlarda belgenin saklanması  ve erişimi için maliyet belirlenmelidir.

Kaynakça

Akdoğan , Z., ve  Özdemirci, F. (2015). Dijitalleştirme ve e-Arşivlemede İzlenecek Yol ve Yöntemler. e-BEYAS 2015 Sempozyumu Bildiriler Kitabı (s. 195-198).

Cengiz, A., & Özdemirci, F. (2011). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12(1), 105-127.